｢Web社内報｣をこんな風に導入した＆活用しているよ、というお話。
こんにちは！広報室石丸です。
フューチャースピリッツでは、Web社内報を活用した社内広報に取り組んでいます。社内報と聞くと"昭和"を感じる言葉だと個人的に思ったりもしているのですが、Web社内報はそんなことはないんです！
ということで、今回はWeb社内報についての取り組みをご紹介します！
｢Web社内報｣とは？
日本では、戦前より社内広報の手段として｢社内報｣という冊子や新聞のような形式で発行されてきました。そこでは、主に社内向けの情報発信による一方通行になりますが、経営層と社員間のコミュニケーションを図るツールとしての役割を与えられてきました。それをインターネット上でCMSシステムを用いて簡易な更新機能を可能にしてWebコンテンツ化できるものがWeb社内報です。
正式な定義はありませんが、社内ネットワーク上のイントラネットなどを利用した事務的な情報発信の軸となる情報ポータルと比較すると、その情報ポータルよりコミュニケーション機能や社員向けメッセージ発信に特化したものがWeb社内報だと考えます。
検討の結果導入したサービスは、フューチャースピリッツのグループ企業である株式会社スカイアークにて運営されているサービス｢SOLANOWA｣を利用しています。今回はサービスの宣伝ではないので、機能説明ではなく、フューチャースピリッツとしての取り組みをご紹介します。
Web社内報を導入したきっかけ
フューチャースピリッツでは、2017年から冊子社内報「FutureSpirits」を、年３回のペースを目安に発行してきました。
社内報の発刊目的は、会社の方針や理念をみなさんに伝えることに加えて、社内のコミュニケーションの機会をつくるきっかけとして、休憩時間などに気軽に手にとって見てもらえればという想いで続けてきました。
新型コロナウイルスの影響から、紙の社内報をみなさんにお届けするのが困難な状況になってきた中、2020年7月1日から全社的に在宅・出社を自由に選択できる「新しい働き方」の取り組みをうけて、情報の共有力・速報性・双方向コミュニケーション力の強化を目指し、Web社内報の検討を進めるようになりました。
導入前後の取り組み
Web社内報導入の前に、まずは現状社内で導入している社内ツールの目的や役割などの把握とそれらの課題抽出を行いました。それらを通じて、Web社内報を新規導入することが本当に必要なのかという検討から始まりました。その後は、Web社内報で実現したいことや利用目的を明確にしてから、導入ツールの選定や仕様、利用する環境、機能、コンテンツの方向性、運営体制イメージなどを考えていきました。
選定の決定後は、運用チームを社内で有志を募ってアサイン、Web社内報システム(CMS)の仕様を理解しながら、コンテンツや画面構成、レイアウト、デザインなど企画･制作しました。
環境設定後は、操作マニュアル作成や運用ガイドライン制定を行った上で、全社員対象の説明会なども実施しました。
Web社内報コンテンツの活用方法
①社員図鑑コンテンツ
フューチャースピリッツは、グループ全体でフルリモート体制を導入しています。そのため、特に他部署への新しく入社された方について"お名前は入社案内で聞いたことあるけどどんな人か分からない"となることがあるのが実情です。
その時に、役立つのが社員図鑑というコンテンツです。
基本的に新卒･中途問わず入社直後に取り組む作業の１つが社員図鑑記事の作成になります。
個人情報発信の選択として、顔写真の登録を必須の要件としておらず、趣味やライフスタイル、好きなこと・ものなどの画像を添えて、個性を伝えてもらいます。
日常的にも会話の切り口にしたり、社内サークルへのお誘いのきっかけとなったり、初めてプロジェクトで同じになる方がいると｢まず社員図鑑に目を通しておこう｣という使い方もされています！
②社内広報コンテンツ
以前にnoteで記事化しましたが、フューチャースピリッツでは｢全社会議｣という取り組みを実施しています。
録画は事後に全社共有しているのですが、その全社会議の内容を非常に簡易なダイジェスト版として全社会議ごとに記事化しています。
そして、全社会議は毎回感想や要望などを受け付けるアンケートを行っており、そのアンケート結果も記事にして公開しています。
また、多様な福利厚生や社内制度を詳しく知ってもらうために、それらを社内広報する施策として記事化することも多いです。
福利厚生や社内制度は身近に利用する人がいれば、それ自体が知る&利用するきっかけとなりますが、身近にいなければ、知らないままなんてことも多いのではないでしょうか。
でも、誰かに質問するにしても、手間だったり、誰に質問したらよいのか、ということも。
そんな時に、役立つのがWeb社内報によるコンテンツ化です。
全社員向けに1人1人知ってもらう機会を提供できることがベストですが、現実的にはかなり難易度が高いので、これらのコンテンツはふと気になった際に”自分のペース"で読めるのでとても役立っています！
③ナレッジシェアコンテンツ
これはWeb社内報導入後の3年目ぐらいからの取り組みです。
企画推進室からの提案で、日常業務では見えにくい部署ごとの業務内容･実績や業務を通じて得た知見などの部署横断での共有を目的にインタビューを行い記事化する取り組みです。
業務内容だけでなく、社内制度の利用事例を紹介するなども行っています。
所属部署以外のことを知る機会になることはもちろん、人の顔が見えるので｢会社や組織を知る｣ことにとても貢献度が高いコンテンツです！
現在の企画･運営体制として、10名程度の部署横断で編集チームを集める方式で行っています。企画に慣れていないメンバーも多いのですが、だからこそ斬新な企画や新しい目線が生まれているので、いつも刺激的な編集会議になっています。
④コンテンツの社外発信活用
Web社内報コンテンツとして社内向けに作成したのち、社外発表向けに調整して公開した記事が、実は7記事存在しています！
基本的に、③として作成した記事を活用しているのですが、初めから社外向けに用意するコンテンツよりも、フューチャースピリッツという企業の空気感を伝えることができると考えています。
ただ、元々社内向けに用意されているということもあり、個人情報や機密情報の観点からそのままお見せできないことも書かれているので、こまごまと調整はしつつ、可能な限り元記事から相違が無いように気を付けています。
<Web社内報コンテンツからの社外発信事例>2023.12現在
まとめ
フューチャースピリッツのWeb社内報への取り組みいかがでしたでしょうか？ここまで書かせていただきましたが、"時間の積み重ね"や"社員の皆様の反応"から少しずつ道を作ってきたもので、私たちもまだまだ改善できると考えて取り組んでいるので、もしかしたら半年後には今では思いつかないくらい大きな方向転換を行っているかもしれません！そんな伸びしろしかない取り組み、それが"フューチャースピリッツのWeb社内報"だと考えています。
長くなりましたが、最後まで読んでいただきありがとうございました♪
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