新メンバー歓迎コンテンツ「大歓迎おやつタイム」を始めました
こんにちは。ファンタラクティブPRの石原です。
新メンバーがジョインした際のオンボーディング施策の一つとして、「大歓迎おやつタイム」をはじめました。
企画してくれたのは、社内の組織活性化に取り組むカルチャー推進室の石田さん。2021年12月からスタートしたばかりですが、実際にどんな企画なのか、実施してみてどうだったかをご紹介したいと思います。
企画が生まれた背景
ファンタでは、プロジェクトごとにメンバーがアサインされ、基本的にチームで業務を遂行しています。そのため、同じプロジェクト以外のメンバーとはコミュニケーションが減ってしまいがちです。
新メンバーが入ってきても、プロジェクトが異なると最初から全然話せないメンバーが出てきてしまいます。
はじめから既存メンバーとの距離が生まれてしまうと、どんどん話しにくくなる…ということになりかねないので、そうならないために序盤から全てのメンバーと接してもらう機会を作ろうと、大歓迎おやつタイムが生まれました。
さらにリモートワークでは雑談が生まれにくいという課題があります。
ファンタでは以前から雑談を生むさまざまな施策に取り組んでいます。その一例を次の記事でご紹介しています。
「大歓迎おやつタイム」も雑談施策の一つにもなります。
ファンタはコロナ禍以前からリモートワークを実施しており、「オンラインランチタイム」を行っていたこともありました。
実際に雑談ができる良い時間にはなったのですが、ランチタイムは業務時間ではないことや（大歓迎おやつタイムは業務時間内で実施することにしました）、お昼を取る時間がメンバーごとで異なる、雑談に1時間は少し長いという意見があるなどの課題もあり、今回はランチよりも気軽に参加できるおやつタイムとしました。
「大歓迎おやつタイム」を企画・推進してくれた石田さんに、企画にあたっての思いを聞いてみました。
「リモートワークで、新メンバーが既存のメンバーとコミュニケーションをとる機会が少ないことを問題視していました。
会話が少ないことによって疎外感だったり会社への帰属意識が薄れると思っていて、それらを防ぎたいという思いでこの企画を実施しました。」
「大歓迎おやつタイム」の企画詳細
カルチャー推進室で「どうやったら新メンバー・既存メンバーが抵抗なく参加してくれるか」、「どうやったらスムーズな進行ができるか」など議論を重ね、企画を練っていきました。
そして決まったのが次の内容です。
【概要】
新メンバーに入社祝いとして高級なおやつを自宅に届け、歓迎おやつタイム時に既存メンバーとオンラインで雑談しながら一緒に届いたおやつを食べる。
【目的】
・新メンバーに早い段階で既存メンバーと打ち解け、会社に馴染んでもらうため。
・既存メンバーにも新メンバーのことを知ってもらうため。
【設定】
・開催数：1回を新メンバー含め3〜4人の参加とし、計6回（全員回る）
・開催頻度：週1回、毎週
・開催時間：業務時間内（夕方頃）、1回30分程度
・おやつ：
新メンバーにはカルチャー推進室で選んだものをお届け。
既存メンバーは各自で用意。経費精算は500円までなら可。
事前に準備したこと
事前準備もカルチャー推進室で進めました。
実際の準備内容は次の通りです。
グループ分け
スケジュール調整
オンボーディングで新メンバーに告知
社内全体へ告知
おやつ選び
グループ分けは、プロジェクトであまり関わることがなさそうなメンバーたちを組み合わせることを意識しました。
おやつは歓迎のお祝い品なので本来ならサプライズでお届けしたいところですが、後に「大歓迎おやつタイム」があることを知らないと届いた時点で食べてしまう可能性もあるので、事前に趣旨をお伝えすることにしました。
おやつ選びでは、次の通り要件を決めて探しました。
・プレゼントとしてもらったら嬉しくなるもの（スイーツ市場で人気なもの、予算3〜4,000円程度）
・長期保存が可能なこと（「大歓迎おやつタイム」は毎週1回、計6回あるので）
・個包装されていること（上記と同理由）
・新メンバーのアレルギー・苦手な対象にならないもの
いよいよおやつが届きました
届く日を知っているカルチャー推進室メンバーは、到着予定日の当日からそわそわ…
そしてSlackに新メンバー小西さんから報告が！
小西さんは、歓迎おやつタイム初回当日までちゃんと食べずに冷凍庫で保管しておいてくれました。
オンラインで一緒におやつを食べながら
大歓迎おやつタイムは、今回既存メンバーも初めての参加だったので、どんなおやつを用意しよう…何話そう…と期待とちょっとばかりの不安があったと思いますが、新メンバー小西さん含め皆さん楽しんでもらえてた様子！
既存メンバーは自身でおやつを準備するので、ここで皆のおやつの好みやセンスがわかるのも◎。
新メンバーの小西さんに歓迎会で聞けなかったことや、時期的に年末年始のお休みは何をする？など、業務とは関係ない話で盛り上がり、あっという間に30分が経ってしまいました。
どうでした？感想聞かせて
まず歓迎された側である小西さんに、感想を聞いてみました。
「リモートなのもあって人が見えづらいなと思っていたのですが、少人数で色んなメンバーと話せるので普段話す機会のないメンバーのことも知っていける良い機会だなと思いました。
また、お菓子があったことで作業合間の休憩でもあり、よりラフな感じで話せたような気がします。」
よかった…！
最初はなかなか既存メンバーがどんな人たちだかわからないと声かけづらいと思うので、皆のことを少しでも知ってもらえる機会になったならよかったです。
既存メンバーにも感想を聞いてみました。
「けっこう楽しかったですね。３〜４人でたわいない会話ができることは一緒にワークする上で大事だなと再認識しました。
それから、お菓子やお茶を見せることは重要ですね。カメラの角度を下に向けてテーブルトップを映したり、手で持って見せると良さそうです。」
コツまで伝授していただいてありがとうございます！
「新しく入った方はもちろん、既存メンバーとも久しぶりにゆっくり雑談する時間が取れてよかったです。個人的には大人数だと聞く側に徹してしまいがちなので、このくらいの人数だとお互いの話がしやすくていいなと思いました。」
趣旨は新メンバーの歓迎ですが、確かに既存メンバー同士の雑談機会にもなりよかったですね。
今後も新メンバーが入る度に「大歓迎おやつタイム」は続けていくので、色々なメンバーの感想や意見を聞いてブラッシュアップしていけたらと思います！
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