事前にできることを前に持ってくる！ 作業の順番を変えて、業務時間削減
こんにちは、公認会計士の福原俊です。
今回は、アウトプット資料の作業の流れを見直して、事前に対応できることをさきにやりましょうという内容です。
みなさん、資料を作成し終わると、やっと終わったといって、
資料を見直さないでそれで終わりにしていること、ありませんか？
一度見直してみると、効率できるところが見つかったりしますよ。
私はたくさんありました（笑）
忙しくやってると、焦っているのか気づかないんです。
一度ゆっくり考える時間を持つと視界が開けてきます。
まずはアウトプット資料の作成の仕方を見返してみる
時間をおいてみて、客観的に資料の作成の仕方を見返してみてください。
「これって、事前にやることできるよな！」
と思う作業が見えてきたりします。
いくつか出てきたので、そもそもの時間短縮の考え方を変えてみました。
トータル時間は変わらないけど、時間をずらしてみる。
その視点から、事前にできることとそれ以外に分けてみました。
１、資料の作業の流れを見直す
「事前にできる作業」と「それ以外」に焦点を当てました。
いろいろやろうと思うと、頭が混乱するので、やることを絞ることをお勧めします。
ひとつひとつ進めていくと、業務の整理も頭の整理もスムーズです。
２、事前にできることを、スケジュールを組んで考える
事前にできると思って、なんでも前にもっていくと、結果的に効率にならない場合があります。
前にもっていたほうがいいと思ったものの中でも、優先順位をつけてみてください。
そのなかで、前に持っていくものを選んでください。
事前に業務をもっていくメリット
メリットは３つ
①業務の平準化に繋がる
②時間の余裕があるので、間違える可能性が減る
③前提に変更がないかを先に確認ができる
こんなイメージです。
たとえば、こんなことが前にもっていけたりします
他部署や自部署への事前の確認です。
他部署の確認事項
例えば、業務内容に変更がないかの確認
資料を入手先の変更の有無の確認
資料入手タイミングの確認（土日祝日の場合あり）
自部署の確認事項
フォーマットの数式の確認
資料の日付の更新
資料の前年数値の準備（比較に使う場合）
まとめ
今回は、アウトプット資料の作成の流れを見直して、作業効率ネタを探しましょうということでまとめました。
そのなかでも、事前にできることは先にやれないかを確認することをまとめました。
今回のポイントは時間短縮の考え方を今までとちょっとだけ変えました。
早くやることが時間短縮につながると思っていたことから、少し視界が開けました。
業務効率をするようによく言われますが、特効薬はないです。
いきなりは難しいですが、効率ネタを探して、徐々にやることが、回り道なようで近道です。
効率ネタは汎用的だったりするので、ほかでも利用できます。
みなさん一緒にやれるところからやってみましょう。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。今後も頑張っていきますので、スキ・フォローなど頂けますと、大変うれしいです。
私のHPになります。
よろしくお願いいたします。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。 今後も頑張っていきますので、スキ・フォローなど頂けますと、大変うれしいです。