効率を大きく変える！経理の仕組み設計 ３つのルール
公認会計士の福原俊です（https://fukuhara-cpa.jp）。
今回は、会計システムfreeeを使いはじめて、最初の業務設計をしたときの考え方をまとめました。
会計システムを使う場合に共通する内容です。
いかに会計システムに入れるまで業務設計がポイントになります。
新しくやってみたことから、従来のことを見直すきっかけになりました。
excelなどの仕組みを整理整頓することと根っこのところでは同じですので、今回はfreeeを使って、業務効率化についてまとめてみました。
業務設計をするときに考えたこと
この業務設計をするときに、「業務設計って、面倒くさいな！とりあえずやっておけばいいかな？！どうしようかな。」と悩んでいました。
しかし、freeeの使い方を読んでいくと、freeeのなかは数値が連動していて、使いやすくなっているなと感じました。
freeeにデータを投入する前をシンプルな考えにしないと、freeeの良さを消してしまうなと思い、業務設計に時間を使いました。そのときに決まったルールが３つです。
ちなみにfreeeには口座と呼ばれるものが4つあります。「現金」「銀行口座」「クレジットカード」「その他連携サービス」です。
これをどう使うかの業務設計が今回のまとめです。
口座の詳細はfreeeのページのこちらです。
https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/360019713372--%E5%8F%A3%E5%BA%A7-%E3%81%AB%E3%81%A4%E3%81%84%E3%81%A6
私は、経理業務はなるべく時間を使わず、ただ数値はタイムリーに把握したいのです。
なるべく時間を使わないように、経理業務がスムーズにできる設定しようと考えたのです。
では、「スムーズってなに？どんなことをすればスムーズになるの？」と考えました。
スムーズに行っているときは、シンプルな状況を作ったときだったので、シンプルを心掛けました。
ルールはシンプルに３つ
決めたルールは
１、口座は用途に応じて分ける（銀行口座、クレジットカード）
２、口座を多く持ちすぎない
３、よく使う口座はデータ連携をする
１、口座は用途に応じて分ける（銀行口座、クレジットカード）
いろいろなものが混じっていると、区分けするのに、「これはなんの取引だった？」と思い出すのに時間がかかります。
また、正しく区分けしても、間違えて処理することがあります。これらをなくすには、最初から用途を区分けすれば、手間が省ける分だけスムーズになります。
さらにここで大事なことがあります。
用途を全員に使ってもらうことです。
経費精算など銀行口座以外のやりとりがあるので、なるべく用途どおりに使ってもらえると、データ連携でそのあとの仕訳がスムーズに行きます。
今回私は、①家計用と事業用、②出金用と入金用に分けました。
２、口座を多く持ちすぎない
持っているものが多いと、管理が大変という経験から考えました。
自分の実体験で、ものにあふれて管理が大変で、結果的に見ていないものがあります。
みなさんも「なんでこんなに大事に？！持っていたの！」ということありませんか？
３、よく使う口座はデータ連携をする
excelのnoteでも書きましたが、手入力がなくなると、全体作業時間が少なくなります。
手入力は結構時間がかかるので、データを会計システムにそのまま取り入れると便利です。
私は今回、一部の銀行口座、クレジットカード、amazonについて、データ連携をするように設定しました。
ちなみに、一部の銀行口座はすべてデータ連携をしていません。
なぜなら、銀行口座が法人口座の場合、銀行のネットバンキング登録をすると手数料がかかります。
この銀行口座はあまり取引がなかったので、費用対効果の観点からデータ連携をせずに仕訳を手動で取引を登録するようにしました。
データ登録の機能を生かすためには、１で書きましたが、いかに経費精算等の情報をデータにのせるかです。
まとめ
今回は大きく変わる！業務設計３つのルールとしてまとめました。
ポイントは、経理業務を”シンプル＋仕組み”にしていく。
freeeという”仕組み”があるので、ユーザー側が”シンプル”にしていくと、”より”スムーズになります。
シンプルな仕組みを設計するときに時間を使って、実際の作業時にはそれを粛々とやっていく。時間の使い方を変えると、業務がよりスムーズになってきます。
これからも、自分の業務の組み立てをシンプルにどうやったらできるかなと少しずつですが、考えていきたいと思います。
少しでも楽に、少しでも早く会社の状況を知れるようになるように、みなさん一緒にやれるところからやってみましょう。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。今後も頑張っていきますので、スキ・フォローなど頂けますと、大変うれしいです。
私のHPになります。
よろしくお願いいたします。
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