【テレワークする】ファンヴォイス的テレワーク導入ガイドライン【ファンヴォイス須田】

お疲れ様です。ファンヴォイスの須田です。

2010年創業から多くの方々のお陰様で、ファンヴォイスは今年で12年目に入りました。

思い返すと、会社の大きな転機になったのが、2018年に発生したブラックアウトを伴う、北海道胆振東部地震でした。電力が停止した中で一極集中型の企業体制に大きな危機感を持ったことで、ファンヴォイスは完全テレワークの企業に生まれ変わりました。

この経験値がいつもベースにあり、昨年より開発、展開を進めている、「テレワーク導入支援と顧客コミュニケーション領域のA Iサービス」もようやく土台が整い、2022年から営業活動も本格化しつつあります。

特に「テレワーク環境の普及推進」は、コロナ禍で世の中的に広まりを見せつつありますが、まだまだ一般化はしていない様に感じます。特に中小企業では、コストやセキュリティ面含め、実際にテレワークを導入しようと思っても、既存の社内環境が残っている中で、雇用、労働環境を変えることはハードルが高く、導入に二の足を踏む企業が多いのを肌で感じる機会も多いです。

いきなり全ての環境をテレワークに移行するのは、現実的ではなく、段階的に移行する必要があり、まず「最初の一歩を踏みだす」ことがなにより重要だと考えます。

例えば、従事している「仕事」単位で考えてしまうと問題が多く、二の足を踏んでしまいmすが、「業務」や「作業」単位にかみ砕いてみると、意外にテレワークへすぐ変えられそうな部分は結構あると思います。

僕らは最初、事務作業に関わる部分を完全クラウド環境へ移行しました。大半の業種に共通する業務項目が「パソコンを使った作業」なので、ここの部分は大きな変化をさせなくても、比較的簡単に移行しやすい部分じゃないかと思いますし、僕らは比較的簡単に移行が出来て、次のステップを踏む「足場」を固められたかなと感じています。

具体的にファンヴォイスでは、「パソコンを使った作業」をクラウド環境化にする際には以下4点のツールorシステムを組み合わせることで、案外すんなり実現出来るものだったりします。

・社内連絡用テキストメッセージのコミュニケーションツール
基本無料のチャットツールは調べると山ほど出てきますので、社内文化にあったものを選ぶだけで良いです。メール文化は文頭、文末の定型文に結構時間を割いていたりしますので、チャットツールを基本とするだけでも作業時間短縮に繋がります。

・ミーティング用「顔が見える」ビデオ会議ツール
代表的なものだとSkypeですね。他にもZOOMの様に資料などをリアルタイムで共有出来るサービスなど、調べると色々と出てきます。
ポイントとして、複数人でのミーティングなどのツールは1つ共通で決めておくと便利です。

ファンヴォイスでは、コロナ前の2018年から面接も直接面談を廃止して、WEBツールのみで行っています。特に会議的なものは対面だとついつい話が横道に逸れてしまい、長くなる傾向にありますが、WEBミーティングのみにすると、本題のみ話すというシンプルな会議になるので、結構時間が短縮されました。

・共有作業スペース
ファイル等のデータ共有を目的にしています。ここが一番基幹システムになりますが、現在でもGoogleドライブなど、リアルタイム共有サービスはありますので、ここのデフォルトが決まると大半のデスクワークは共有、クラウド化が可能になります。セキュリティ面のジャッジやセキュリティレベルをどこまでにするか？を明確にしておくと、管理面もとても楽になります。

そして、ファンヴォイスのテレワーク導入支援の中でも、特にご相談が多いのが、電話のクラウド化に関してです。LINE、携帯電話が一般的になりましたが、会社では、依然として、固定電話の利用率が高く、テレワーク移行時に「会社の電話」が大きなハードルとなっており移行が進まない会社さんも少なくありません。

ファンヴォイスでは、ブラウザ上で簡単に受発信が出来る通話システムと仮想デスクトップを組み合わせたシステムをメインに、電話移行のハードルを下げたテレワーク導入をお手伝いしています。

ファンヴォイス的「これからの時代」は個人も会社も「費用対効果」よりも「時間効率」を高めることが、「価値」の主流になると考えていて、テレワーク環境の導入、進化をさせることが会社も人も生きている時間密度をより高める手段になり得ると考えています。

今回も最後までお読み頂きありがとうございました。
何かのご参考になれば幸いです。

スダノブヒコ

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