ミスなくスムーズに仕事の業務ができるようになったExcelでマニュアル化する方法

マニュアル化するようになったきっかけ

私は、初めて就職した会社で勤め始めた当初、先輩や上司から教わったことをルーズリーフでメモしておりました。
ですが、どこに何の業務のメモが書いてあるかを探し出すのに時間がかかり、仕事がはかどらず悩んでおりました。
また、当時、コールセンターのSV職で働いており、アルバイトさんからマニュアルに無いことを質問された時にスムーズに受け答えできず焦っておりました。
ある日、Excelで自分なりに教わったことをまとめようと思いつき、その後は教わったことをすべてExcelでまとめるようになりました。

その後、様々な会社へ転職しますが、その都度、自分なりにExcelでマニュアルを作成し、業務をスムーズに遂行することができました。

この記事をおすすめできる方

パソコン仕事をしている方なら参考になるかと思います。
それ以外の現場系の仕事の方だと体で覚えろスタイルだと思うので、見ても参考にならないと思います（笑）

マニュアル化するメリット

①仕事の復習ができる

メモした内容をExcelで改めて整理することで、仕事の復習にもなりますし、頭が整理され、仕事が早く覚えられます。

②どこに何の業務のメモが書いてあるかすぐに見つけられる

「Ctrl＋F」の検索機能で、どこに何の業務のメモが書いてあるかをすぐに探し出せます。
稀にするような業務内容ですと、頭に記憶しきれていないことがあるかと思いますので、こういう時にメモをしておくと役立ってよかったと実感します。

③ミスを防げる

複雑な内容の場合、手順を詳細にメモすることで漏れなく対応することができ、ミスを防げます。
また、一度ミスしてしまったことはPCの付箋機能にメモして、次はミスしないように防いでます。

④テンプレート化することで仕事が早くなる

メールでの例になりますが、ビジネス上でお客様とメールのやり取りをする際によく聞かれる質問に対しての回答の文章をテンプレート化することで早く返信でき、結果的に仕事が早くなります。

⑤上司、先輩の負担軽減になり評価されやすい

私が勤めていた会社はまともなマニュアルが無かったため、業務マニュアルを先輩、同僚、後輩などに共有したり、上司にマニュアル化して仕事を取り組んでいることを伝えたりした結果、チームリーダーに抜擢いただくことができました。
勤勉さと真面目に仕事に向き合って業務に取り組んでいることが評価されます。

⑥新人に仕事を教えやすい、早期離職防止に繋がる

マニュアル無しで、口頭だけで仕事のやり方を教えるとなると、メモを取り切れなかったり、伝え方によっては齟齬が生じたり、不安を与えがちです。
新人はマニュアルがあれば、安心感を持って仕事ができ、早期離職防止に繋がると思います。
また、一度でもマニュアルを作成しておけば、それを共有して軽く補足説明するだけで仕事を教えられるので、自分自身の負担軽減になります。

マニュアル化のコツ

①目次は必ず作る

私の記事自体がそうなってますが、本と同じように業務内容ごとの目次を作ることで、視認性が上がるのと、どこに何の業務内容があるかが分かりやすくなります。

②ナンバリングおよび箇条書きをする

こちらも私の記事自体がそうなってますが、下記のようにナンバリングして箇条書きすることで、文章がダラダラせず、整理されて分かりやすいです。
1.～
2.～
3.～

※①②の画像例および補足
下記のような感じで作成しています。
ここでポイントなのが、Excelのハイパーリンク機能を使うことです。
ハイパーリンク機能で目次の「業務A」（A２のセル）をクリックすると、
タイトルの「業務A」（G１のセル）に飛ぶような設定をしています。
「戻る」（O１）のセルをクリックすると、「目次」（A１のセル）に飛ぶような設定をしています。そうすることで、すぐ目次のページに戻れます。

③適宜画像を使用する

すべて字だけですと、分かりづらいケースもあるため、業務上の重要な個所はスクリーンショットを取り、補足説明を加えると分かりやすいかと思います。

④カテゴリごとにシートを作成する

シートを分けることで、一目でどこに何系のことが書いてあるか分かります。
下記が画像例となります。

⑤「Ctrl＋F」の検索機能を使うこと前提で入力する文章を考える

文字が一致しないと「Ctrl＋F」の検索が使えないので、マニュアル化する時に、自分が普段使っている言葉をを入力しましょう。
なお、他の方にマニュアルを共有する場合は、他の方もイメージしやすい言葉を使用するか他の方に意見を尋ねてみましょう。

⑥ブラインドタッチを習得しよう

マニュアル化するにもまずはタイピングスピードを速くしなければ、マニュアルを作る時間がかかって大変です。
ホームポジションで寿司打、e-typingなどのサイトでタイピング練習をしましょう。私はアルバイト時代コールセンターで勤務していたので、電話が鳴っていない時、休みの日にタイピング練習をして習得できました。