フリーランス必見！行政書士からみたリモートワークの成功のための5ツール

1.はじめに

この記事は、これからフリーランスを始める方に向けて書きました。
私自身もフリーランス・個人事業主として２０年の経験がありますが、その過程では失敗もたくさんありました。
何年も自分を励まし事業をやっていくうえで、最も優先することは「メンタル」だと思います。
ストレスを受けずにすむ仕事の仕方があるのなら、その方法を選びたい。
しなやかに生きる方法があるのに、わざわざ歯を食いしばって生きる道を選ぶことはありせんよね。
この記事では、メンタルを大切にしつつ効率を上げていく視点で、５つのツールを紹介したいと思います。

2. お勧めのツール5つはこちら

フリーランスになる動機は人それぞれですが、多くの人が「自由」を重視しています。
そのうえで、ぜひ活用していただきたいツールは次の５つです。

• Google Calender/TimeRex（スケジュール管理）

• Zoom（ビデオ会議）

• ChatWork（コミュニケーション）

• freee（会計・経理）

• CoffeeSign（電子署名）

3. 各ツールの特徴と利点

Google Calender/TimeRex

TimeRexはミーティングなどの時間調整に使うツールです。
日程調整のストレスを減らせるのが、TimeRexの利点です。

たとえば、こんなやりとり、してませんか？
「打ち合わせの候補日を２、３お知らせください」「社内で調整してお知らせします」「社内で都合がつく日は●日の■時と▲日です」「では●日でお願いします」
TimeRexを使うと、このやり取りから解放されます。

Zoom

Zoomは高品質な音声でWeb会議を可能にします。
無料だと４０分の制限があります。

対比すると、Google Meetはインストール不要ですが、音質が劣るため、長時間の会議で疲れる可能性があります。

話を聞き取りにくい打ち合わせが１～２時間続くと消耗します。
Web会議ツールでストレスとなるのは、「すみません今のがよく聞き取れませんでした」という聞き返しです。
そのため、打ち合わせを繰り返し行う人は、音質が良いZoomの利用をお勧めします。

ChatWork

ChatWorkは効率的なコミュニケーションを支援するツールです。簡潔なメッセージで必要な情報を共有でき、返信も自分のペースでできます。

チャットサービスは競合が多く、LINEやSkype、Slackなどがあります。

ChatWorkは「既読」のサインがつかないため、自分のペースで返答をすることができます。

freee

freeeは、フリーランスが必要とする会計・確定申告作業を容易にします。

通帳やクレジットカード、電子マネー等のお金の動きを自動的に取り込めるので、圧倒的に楽になります。

特に毎月の固定費など、完全自動で仕訳をしてくれる機能があります。

CoffeeSign

CoffeeSignは押印や郵送の手間を省き、契約プロセスを高速化します。さらに、印紙代も不要になるため、コスト削減にも貢献します。

CoffeeSignは２０２３年９月現在、無料で月５通まで無料で送れます。

4. なぜこの５つのツールが成功に必要なのか？

クラウドツールは数多あります。
その中で、この５つを紹介したのには理由があります。

成功の基盤はメンタル

冒頭に戻りますが、フリーランスの成功の秘訣は「メンタル」にあると考えています。フリーランスにとっては、メンタルの安定が成功に直結します。

私が考えるフリーランスの成功とは、自分らしく働くことだと考えます。

また、フリーランスが自分らしく働くとは、自分発信で商品・サービスを作って、それを歯を食いしばらないで提供をできる環境を作ることだと考えるのです。

自分らしく働くことができていなければ、そのように働けるように効率化するべきで、そのためのツールを選択するべきであると思いますが、どうでしょうか？

フリーランスのメンタルが乱れるとき

私は、人のストレス耐性には許容量があると考えています。そしてその許容量は、年を追うごとに、体力の衰えとともに減っていくものと考えています。

フリーランスが大きくモチベーションを下げるとしたら、次のことが引き金になっていないでしょうか？

(1)コミュニケーション上のイライラ
(2)お金のトラブル
(3)契約上のトラブル

専門家の視点から見たストレスの予防について

５つのツールは、予防法務と事業計画を専門とする立場から、「フリーランスがイライラや不安を回避するツールはどれか？」という視点で選んでいます。

コミュニケーションツール（TimeRex、Zoom、ChatWork）についてとりあげましたが、一度にたくさんの電話連絡、メールのやり取りを行う事は消耗します。
これは行政書士というよりは、あらゆる業務に共通していることかもしれません。
特に、エンジニアやライターなど深い集中を必要とする仕事についている人は、頻繁な連絡をすることは避けたいです。
そのために、集中時間が邪魔されない環境が必要だと考えています。また、打ち合わせ時においても疲れないWeb会議ツールを使用するのが良いでしょう。

freeeについては確定申告のツールと思っている人もいます。
freeeは、確定申告のためではなく、お金の管理をするために便利な機能がたくさんあります。お金の管理ツールとしてのfreeeが上手に使われていないことを私は残念に思っています。お金の管理が上手になって初めて、自分の望む将来が開けるというものです。このことはまた改めてお話しすることにします。

CoffeeSignについては、「電子契約だとお金が浮いて得するんだな」という話で終わりにせずに、むしろ、電子契約サービスの利用を持ち掛けるのと一緒に、契約内容を自分で取り決めるきっかけに使っていただけたらな、と思っています。
受託業務でトラブルになる人の多くが、契約書を交わしてないか、相手の言いなりで契約をしています。

5.ストレス軽減の先に見据えるもの

自分らしく働くとは、自分発信で商品を作って、歯を食いしばらないで売り続ける環境を構築することだと書きました。

このことも少し補足しておきます。

長年、たくさんのフリーランスと出会ってきた経験からいえば、単に請負仕事だけを繰り返し、やる気を１０年以上維持し続けられるのは少数派です。

貴方が長くフリーランスをやっていこうと思ったら、事業に飽きないように、やらされ仕事にならないように、そして主導権を持ち続けるために、創意工夫が必要です。

「これを売ってみたら楽しいかな？」というアイデアの実現です。

請負仕事でいっぱい、いっぱい、いつも時間がない状態では、それは実現しません。

自分らしく仕事をするためには、余裕時間が必要です。

だからこそ、ツールを使ってストレスを軽減する仕組みや効率化を図る必要があるのだと思っています。

6. まとめ：あなたが大事にするのは何だろう？

私にとっては、「たくさんの電話を受けるのはストレス」「お金の心配をしながら仕事をするのはストレス」「不利な契約条件のまま仕事をするのはストレス」です。
それを回避するために必要な５つのツールを紹介しました。

私は自分自身のことを、ごく普通の人だと思っていますが、人によって何に喜んで、何にストレスを感じるのかが異なるのも事実です。

たくさん電話がかかってくることがストレスでない人や、人と口論をすることをストレスと感じない人もいます。
そこまで違うわけでないとしても、自分らしく働く意味や、成功の定義も違うと思うので、この記事をきっかけに何を求めて、そのためにどんなツールのかかわり方があるかを考えていただければ嬉しいです。