#6 社内ヘルプサイト「Warehouse（倉庫)」を構築した話。

こんにちは。株式会社エグゼクティブのWebデザイナー、どいきみです。
今回は、社内ヘルプサイト「Warehouse」：社内のFAQが全部詰まっている倉庫
を構築した話をしていきたいと思います。

社内ヘルプサイト構築の目的

エグゼクティブは全社で永続的な100％テレワークを実施しています。
そのため、社内コミュニケーションツールの1つとして以前からslackを導入しています。

社内のヘルプについては、slack内にアーカイブしているような状態でした。

社内slackには、たくさんのFAQ情報があるのですが、見落としや再検索に課題があるという声もあり、情報をストックできる容量にも限りがあります。

人事からは、新入社員が入社した時に「まずはここを見てもらえれば大体のことが分かる」というものがあると良い、という意見もありました。

そこで、slackの社内ヘルプを管理していたたけちゃんから、社内ヘルプや社内報動画を置ける場所を作れないか、という相談を受けました。

社内報動画についてはこちらの記事をご覧ください↓

社内ヘルプサイトのコンセプト

弊社には、営業部／総務・人事部／テック部／広報部がありますが、営業部が一番人数も多く、弊社業務の要でもあります。

営業部では、自社開発の営業管理システムを利用しており、そのシステムの使い方や、架電や商談のルールなどもあります。

そこで、主に営業部のみなさん、特に新入社員の方に向けて、検索しやすく、ここを見れば社内のFAQが全部分かる！というサイト作りを目指しました。
社員の課題解決のスピードアップ化につながれば良いと思います。

【5W1H】で表してみると、このようになります。
----------------------------------------------
◎What(何を)・・・社内のFAQやノウハウを
◎Why(なぜ)・・・情報の見落としや検索に時間がかかる問題を解決するため
◎Who(誰が)・・・営業部のメンバー、特に新入社員
◎When(いつ)・・・入社してすぐや、業務に当たるとき
◎Where(どこで)・・・テレワーク中に
◎How(どうやって)・・・社内限定のサイトで
----------------------------------------------

サイト名とロゴの決定

社内の全ての大切な情報が詰まっているサイトということで、「Warehouse」（意味：倉庫）という名前に決定しました。
ロゴも倉庫と認識できるデザインにしています。

社内ヘルプサイト構築前の情報整理

これまでslackに情報を掲載していたので、サイト構築にあたって、まずは情報ボリュームの確認、カテゴリ分けの見直し、情報の正確さの見直し等を行いました。

社内ヘルプサイトの構築

情報整理した内容をもとにサイト設計、デザイン制作、コーディングを行い、社内システムエンジニアのあきさんに、WordPressのカスタマイズと実装をしてもらいました。

社内ヘルプサイトに掲載されているコンテンツ

社内ヘルプサイト「warehouse」は、社内のFAQが全部詰まっている倉庫という位置付けです。

新入社員からプロジェクトリーダーまで、全ての業務に関わるFAQ やマニュアル等を掲載しています。

・営業についてのノウハウ動画
・社員一人ひとりをクローズアップした社内報動画
・営業管理システムの使い方
・架電/商談について
・プロジェクトリーダー/サブリーダーについて
・社内労務関係について、など

コンテンツ「営業ノウハウ動画」の活用

社内ヘルプサイトに掲載しているコンテンツの1つに、営業についてのノウハウ動画があります。

営業のノウハウを映像化して記録し、社内ヘルプサイトに掲載しておくことで、
完全テレワークで働く社員がいつでも自分のタイミングで視聴することができる、というメリットがありました。

また、新入社員にも最初の教育として、視聴してもらうことができます。

今は、私たち管理側で情報を更新していますが、ゆくゆくは営業メンバーを中心に、営業ノウハウを構築し、自ら情報をアップデートしていく社内ヘルプサイトに発展すると嬉しいなと思っています。

成果報酬の営業代行／営業支援【株式会社エグゼクティブ】