"リモートなのに近い！ユーフォリアバーチャルオフィスの紹介"

みなさんリモートワークやってますか？

hi,guys I'm みーくー。ユーフォリアの窪田久美です。
今回はコーポレートチームの生産性を激的に上げることに成功した、リモートワークの工夫とユーフォリアのカルチャーであるバーチャルオフィスを紹介します。

zoomを繋ぎっぱなしにしている会社はけっこう増えていると思いますが、ユーフォリアでも”バーチャルオフィス”という名前で繋いでいるzoomがあります。

コロナ禍で働き方が180度変わった会社は多いと思います。ユーフォリアでも、2020年は年明け早々新型コロナウイルス感染症の感染拡大を受けて、早急にポリシーを定めて、リモートワークにシフトしました。

元々フルフレックスでリモートワークも推奨していた会社なので、大きい混乱もなく働き方はシフトできましたが、それでも長期化すると様々な問題が起こりました。
その中でも特に大きい弊害だと感じたのは、コミュニケーションが取りづらい問題と、チームメンバーが何をしているのかわからなくなる問題。きっとどこの会社もこの課題にぶつかるんだろなぁ。

過疎っちゃったよバーチャルオフィス

チームを超えたコミュニケーションを絶やさないために、zoomを使った”バーチャルオフィス”がすぐに開設されました。

オフィスにいた時のように顔を合わせてコミュニケーションを取ろう！ということで、最初は割と賑わっていたのですが、リモートのミーティングが増えると、zoomを繋なおすのが面倒になり、わざわざバーチャルオフィスに入る人も減っていき、最後は人がいなくなってしまいました。

そこで、毎日13時にバーチャルオフィスで顔を合わせよう！という企画もやったのですが、こちらもすぐに参加者が減っていきまたまた過疎化。。。

いつでもWelcomeコーポレートzoomの開設

左上”うっちー”　右上”みーくー”　左下”きだくに”　右下”やまかな”
コーポレートのメンバー

コーポレートチームは4名のうちの2名が、リモートワークへとシフトした後の2020年9月にジョインしてくれたメンバーです。
昨年の9月頃はオフィスへの出社規制も緩和していたので、なるべくオフィスで顔を合わせて、コミュニケーションを多めにとりながら仕事をするようにしていました。

しかし、せっかくリモートワークを推奨してきたので、メンバーが仕事に慣れたぐらいから、出社頻度を週2〜3日にするようにしていきました。

ところが、リモートになると他のメンバーが何をしているのかわからなくなり、何より仕事の相談をSlackの文字コミュニケーションでするのが大変。契約法務や労務など法律が関係するものも多く、文字にすると本当に難解で、伝わるように書こうとすると時間がかかる。
文字で伝えるのが大変なので直接話そうとすると、その度にzoomミーティングをセットするのも面倒。

ということで、オフィスで仕事をする時と同じ感覚ですぐに相談出来るように、コーポレートチームでzoomを繋ぎっぱなしにすることにしました。
監視のためのzoomではないので、通常は画面オフ・ミュートにしておけばOK。


こうして運用をはじめると、わざわざミーティングをセットしなくても、相談したい時にコーポレートzoomを訪問する人たも増え、オンライン・オフライン関係なくチーム外のメンバーにも、必要な時に相談しやすい環境を提供できるようになりました。

猫ちゃん同士も会話することがあります。
左はうちの”もふもふ”とインターン生カイトの同居人の猫”しゃむまる”

私のリモート環境にはまぁまぁ猫が登場します。

ブレイクアウトセッションの活用

ある時zoomのバージョンが上がって、ブレイクアウトセッション内のルームの移動が誰でも可能になり、今度こそ！という思いで、過疎っていた”バーチャルオフィス”を復活させることにしました。

チームの部屋とミーティングしたい時には個別に話せるよう、ミーティングルームを設置。

ネーミング考えるのは面白い

room名はプリセット出来るので、チームの部屋はプリセットにして、個別ルーム名は毎日つけています。人気のある部屋もあれば、全く利用されない部屋もあるので、割とネーミングは重要。

Slackでミーティング招集を伝える時に、「空中庭園で待ってますー」とか「給湯室にいます」という会話がなされるもの面白いです。

それ以外にもオフィスの様子を定点カメラとipadを使って、バーチャルオフィスに投影するなどしています。写真下２つが定点ですね。

全社のミーティングがある時はメイン会場に集まってもらいます。ブレイクアウトルームで仕事している人は、退出してもらうだけなので、繋直しもなくてラク。

最近は朝礼をやっているチームも出てきて、なんかいい感じ。

やっぱり楽しいユーフォリア

夜中にバーチャルオフィスにいると、他のルームに誰かいないか見て、入って来ちゃうんですよねー。この時夜中の12時過ぎ。

開発チームの部屋にいた我らが開発チームの長であるオサピが、日が変わったちょうど午前0時に、自分の誕生日を祝えと”バースデーハラスメント”をしににやってきました。

この時真夜中のハッピーバースデーを合唱中。
オサピおめでとう！
代表にハッピーバースデー唱ってもらえるなんて、幸せもの！

長時間労働は良くないのですが、ブレイクアウトルームに人がいると何故か安心してしまう今日このごろ。
夜って楽しいですよね。帰宅する時間を考えなくていいから、つい話し込んじゃうことも。

というわけで、リモートになってコミュニケーションが密になりました。というお話でした。