【コロナ対策長期化に備える】最低限しておくべき地方中小企業のためのIT整備

こんにちは。宮村です。山口県を拠点に地方の中小企業を中心にクラウド・SaaSの導入支援の会社を営んでおります。

新型コロナウィルス対策のための日常生活や企業活動の制限が長期化する見込みが高くなってきました。ワクチン開発には少なくとも1年かかり、治療薬開発は今の所目処が立っていない状況で、現段階では「感染拡大を防ぐ」ことが最も有効な打ち手であり、他国では都市の封鎖や外出禁止の対策が取られています。

地方の中小企業にとっては観光業や飲食を中心とした売上減少が大きな課題ですが、今後外で出自粛や在宅勤務の奨励等の措置が取られる可能性もあるでしょう。すでに東京では在宅勤務を自主的に実施する流れにあります。通勤環境や人口密度の違いはあれど、地方でもオフィスで集まって仕事することへの配慮が必要になるかもしれません。何よりも従業員の安全に配慮した場合、自主的に在宅勤務を選択できる環境にしておくことは重要かと考えます。

本記事では、主に地方における中小企業において「経営者が新型コロナウィルス感染対策のために、従業員の在宅勤務を取り入れる必要性が生じた場合に【最低限これやっといたらなんとかなる】IT整備」について私の考えを述べたいと思います。

１：Gsuite　もしくは　Office365　（オフィススイート）を導入する

目的：メールと社内での各種ファイルの編集と共有を社外からもできるようにする。

解説：GsuiteはGoogleが提供、Office365はマイクロソフトが提供する複合的サービスで、これにはスマホやブラウザで送受信できるメール、ブラウザで使えるオフィスソフト（エクセルやワードがブラウザで使えるイメージ）、様々なファイルをクラウド上で共有できる共有ストレージ（社内ファイルサーバーがスマホやブラウザからアクセスできるようになる）が主な機能です。社内にサーバーを置いていたり、社内のPCにメールソフトをインストールしてメールを管理している場合、在宅勤務となってしまうと社内外のコミュニケーションが取れなくなってしまいます。これらのサービスを導入しておくことで、スマホはもちろん、社外のPCからもブラウザでログインすればオフィスと同じようにメールとファイルのやり取りや文書の作成ができるようになります。価格も1ユーザーGusiteは月額680円～、Office365Businessも月額900円～と安価です。

おそらくMicrosoftのOfficeを社内のPCにインストールし、Outlookも一緒に使っているケースが多いと思いますが、社外や在宅でも「ブラウザやスマホアプリで」メールチェックやドキュメント作成、共有ができる環境を用意できるのがこのツールの良いところです。

リンク：

Gsuite　https://gsuite.google.com/

Office365　https://products.office.com/ja-jp/business/office

２：チャットツールを導入する

目的：社内のコミュニケーションを遠隔で円滑に（スマホやPCで極力リアルタイムに近い形で）行う。

解説：在宅勤務となると社内で口頭で会話していた内容や場所がなくなります。これをメールに置き換えようとすると、対話のリアルタイム感が無くあまり円滑に会話が運びません。そこで便利なのがチャットツールです。LINEやFacebook Messengerの社内コミュニケーション版というのがわかりやすいでしょうか。ツールとしてはチャットワークやSlack、MicrosoftのTeamsというのが主要なツールです。どれも無料である程度の機能は使えます。１でオフィススイートをOffice365を選択した方はMicrosoftTeamsというツールがその中に入っていますし、オフィスソフトを連携して使えますので便利かと思います。地方にはチャットワークを利用している人が多いように感じます。すでに社外の方でチャットワークを使っている人がいれば、社外の方とのコミュニケーションもチャットワークに置き換えることが出来ます。

いずれにせよ、社内で内線電話で話していたようなことや、直接口頭で話していたようなことはメールに置き換えたり、全部電話にしてしまうとお互いストレスが大きくなってしまいますので、このようなチャットツールをこれを機会に利用し始めることをおすすめします。

リンク：

チャットワーク　https://go.chatwork.com/ja/

Slack：https://go.chatwork.com/ja/

Microsoft Teams：https://www.microsoft.com/ja-jp/biz/smb/teams.aspx

３：オンラインMTGができる環境を用意する

目的：テキストやファイルだけでは出来ないFace to Faceのコミュニケーションをオンラインでできるようにしておく

解説：今までご紹介してきたツールは基本的にはオンラインでテキストやファイルで他の従業員とコミュニケーションをとれる手段でした。テキストでも十分コミュニケーションがとれる、という話もあるかもしれませんが、相手の顔を見て対話したいこともあります。チャットツールではどうしても双方向の”議論”には限界があります。文字には入力する時間が必要なので、どうしても直接口頭で会話するよりも双方向での議論にはずれが生じます。ということでどうしても遠隔で顔をみて対話したいというニーズが出てきます。ときにはお客様と遠隔で対話しないといけないというケースも出てくるでしょう。こういうときに有効なのがオンラインMeeting。今ではFacebookやLINEにもビデオ通話機能が付いていますが、それのビジネス版です。いくつか候補がありますが、ここではGoogleハングアウトとZoomを紹介させていただきます。どちらもパソコンのブラウザやスマホアプリを通じて、双方の姿やパソコンに写っている画面を共有したりしながらビデオ会議形式で対話できるサービスです。Googleハングアウトは１でのべたGsuiteに統合サれているサービスですので、Gsuiteユーザーには非常に気軽に使えるサービスです。Zoomは全く別のサービスですが、「音声の途切れが少ない」「通話品質が良い」というので評判のサービスです。私の実感としてもGoogleハングアウトよりもZoomのほうが通話品質は高いと思いました。両方とも無料でサービスをつかい始めることが出来ます。

社内でのMTGや面談、お客様との商談をオンラインで行うことに備えて、オンラインMTGができる仕組みも社内に取り入れておくことをおすすめします。

リンク：

Googleハングアウト　https://gsuite.google.com/intl/ja/products/meet/

Zoom　https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

まとめ

さて、ここまでお伝えしたとおり、上記の

オフィススイート　＋　チャット　＋　オンラインMTG

ができる仕組みがあればある程度社内コミュニケーションは図れるので、在宅勤務となった場合でも右往左往しなくても住むのではないかなと思います。東京のIT系ベンチャー企業が今回のコロナショックに直面して柔軟に在宅勤務を選択できているのには、このようなツールを以前から導入し活用している背景があります。

一方地方の中小企業に置いては社内で仕事をする前提となっているケースがまだまだ多く見受けられます。ファイルサーバーが社内からしかアクセスできなかったり、使っている基幹システムが社内LAN内でしかアクセスできなかったり、メール受信やファイル作成が社内のPCに依存しているケースです。今から全てをクラウドに移行するのは大変困難かと思いますので、まずは上記の【最低限の在宅勤務に耐えるIT実装】を行うのが、今後長期化する恐れのあるコロナ感染対策への備えではないかと思います。

少しでも参考になれば幸いです。

※１～３のツール選択肢については他にも様々な選択肢があるとは理解しておりますが、サポート情報が充実しているであろうツールを主観で選定して掲載しました。