期末だからAs is To beで業務整理しよう!
こんにちは
普段はプロダクトマネージャとして業務しています。izuruです。
突然ですがw
プロダクトマネージャー（PdM）の方々、日々の業務に追われていませんか？
他の会社のPdMがどんどん新しいことにチャレンジしているのを見ると、「うちも何か変えた方がいいのかな？」と思ったりしていませんか？
現状の業務量に押しつぶされそうで、新しい挑戦に手が出せない。そんな悩みを抱えているPdMもいるかもしれません。
そこで期末ということもあり、弊社PdMが所属する部署で、「As is To be」フレームワークやってみることにしました。
ざっくりこのフレームワークについて説明をすると、
「今の状態（As is）」と「理想の状態（To be）」をしっかり描き出して、その間のギャップをどう埋めるか考えよう、というアプローチです。
これを使って業務を見直すことで、もっと効率的に、そして楽しく仕事ができるようになるはずです。
まずは「As is」、つまり現状の洗い出しからスタート。
私たち一人ひとりが日々の業務を細かくリストアップしました。もともと認識していたことも多いので、割とすぐにおわりました。
すると、まあやっぱりですが、重複している業務が多く、無駄な時間を割いていることに驚きました。
見せられないことも多いのですがわかった課題の部分をざっくりまとめると、以下のようになりました。
As is で出た課題概要
コミュニケーション: コミュニケーションが不十分で、お互いの業務内容や目標に対する理解が不足している。
効率性: 業務プロセスにおいて重複や非効率が見られ、リソースの最適な活用に課題がある。
戦略: 明確な方向性が欠け、プロダクトの一貫性と目的の明確化できていない
知識とスキル: 部内での専門知識やスキルの不足が認められ、継続的な学習と成長の機会が必要そう。
意思決定: 組織内での意思決定が特定の指標に依存しがちで、より広範な視点からの判断が必要。
タスク管理: プロジェクトの優先順位付けとリクエストの管理に課題がある
外部コミュニケーション: ステークホルダーとのコミュニケーションに課題がある
次に理想の状態を描く「To be」を実施。ここでは、理想の業務スタイルを思い描きました。これがまた楽しい！新しいアイデアが飛び交い、盛り上がりましたが俯瞰でみるとこれって当たり前じゃない？あるべきだよねというような早期に改善が必要なものも見えてきました。
かなりの量出たので、以下のようにAIでまとめてもらいました
To beで出た理想概要
優先度に基づくコミュニケーション: コミュニケーションは期日ではなく、優先度に基づいて行われ、全員が納得できる優先度基準が設定されます。
情報の透明性: 案件情報の共有が強化され、情報がシステムに適切に登録されることで、情報のアクセスと共有が容易になります。
迅速な意思決定: 新しいアイデアやプロジェクトは迅速に試行され、効果がないと判断された場合は早期に撤退します。これには明確な撤退基準の設定も含まれます。
反省と改善: 定期的な振り返りを通じて、プロジェクトやプロセスの改善点を特定し、継続的な改善を促進します。
タスク管理の改善: 各種タスクに優先度を設定し、緊急性の高いものから順に対応する体制を整えます。これにより、効率的な業務進行が可能になります。
コミュニケーション手法の革新: 文書ベースのコミュニケーションに移行し、明確で簡潔な情報交換を実現します。これは、社内にAIを導入することも視野に入れた取り組みです。
チーム構成と業務の最適化: 開発チームの数を適正化し、各チームが特定の目的に集中できるようにします。各チームが自らの責任範囲内で業務を遂行できる体制を確立します。
役割の明確化: プロダクトマネージャーとプロダクトオーナーの役割を明確に分け、それぞれが最適に機能するようにします。これにより、現在の業務に追われることなく、将来的な視点からのプロダクト管理が可能になります。
「As is」の現状分析と「To be」の理想描写を経た弊社のPdMは、最終的に「To be」を現実のものとするための行動計画(Next Action)を立てています(絶賛取組中です)。理想を描くことは刺激的でしたが、その理想を地に足のついた行動に落とし込む作業は、また別の挑戦になりそうです。
どこかでまた記事にします。
まとめ
まだまだこれからが大変ですが、このフレームワークを通じて、PdMたちが本当に集中すべきことにフォーカスできるようになれば、それは素晴らしいことですよね。
業務の見直しをきっかけに、もしかしたら「こんなことやってみたい！」という新しいアイデアが生まれるかもしれません。
これからも「As is To be」の考え方を大切にしながら、PdM一人ひとりの可能性を最大限に引き出し、常に進化し続けるプロダクトマネジメントを目指していきます。変化を楽しみ、新しい挑戦に積極的に取り組むことで、私たちはさらなる成長を遂げ、プロダクトとしても、チームとしても、次のレベルへと進んでいきたいです。
みなさんも期末なんで業務整理してみませんか？
他PdMのよんでくださった方々ぜひ感想ください。
最後まで読んでいただいてありがとうございました!
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