「前回のお客様訪問での宿題事項がモレてしまい回答期限がオーバーする」新卒３年目の20代男性担当者との内省面談

「実録！リフレクション面談」
複数の会計事務所の所員の方が業務上で抱えている「どうやって上手くやったらいいかわからない」お困りごと、悩み事に対して、出口を一緒に見つけている個別面談をしています。
面談の内容をほぼそのまま掲載しますので貴所の参考になれば。

【面談のテーマ：どんなお困りごとだったのか】

定期訪問した際には議事録として最後に複写でお客様にも渡すのだけれど、その中に記載している宿題事項をモラす事があり、指摘されて回答が遅れる、というミスが度々起きる。

【面談後の、本人の実際の振り返りのメッセージから】
今回の気付きとしては、今回何回も出たことを「ミス」という言葉で片付けてはいけない、ということでした。
自分が「ミス」と考えていたことは、実際は起こるべくして起こった事象であり、その「発生源」を見つめない限りは解決しない、また起こりうるということに大きな気づきを得ました。
今回の問題は、打合せ記録に記載しているにも関わらず抜けてしまう、期限をオーバーしてしまうという問題でした。
解決策としては、「打合せ記録そのもの」をコピーし、自分のファイルを作成、宿題事項をマーカーで色付け分類管理することで改善するという行動に変えます。
これまでは、スケジュールTO DOに転機したり、しなかったりがあった事が原因です。アナログですが、元々の宿題がそのまま書いてある実物を使うことが最も正確である事にも気がつきました。
早速実践します。

【面談の要点、考え方のポイント】
（社会人3年生にしてこんな仕事のやり方も教えられていないのか？と思ってしまいますが）改善行動としては、ものすごく単純でアナログ的な方法ですが、「一人で考えているとこんな単純な事でも自分の思考の枠から抜け出せない」という事を学んでもらったと思います。
「何が」起きていて、それを「何に」変えたいのか？
この「何に変えたい」をきちんと「言語」で設定する事が、この先どんな問題になっても自律的に解決していける考え方が身についていくと学んだはずです。
「言葉」はそのまま脳に入り、イメージを発生させます。
不具合の症状を「ミス」と言語化していては、解決策は浮かび上がりにくい事になります。
「問題を言語化する、分解する」という行為は、解決の出発点としてとても大事になることを理解してもらいました。

「リフレクション面談」についてのお問い合わせはこちらから