【ゼロから広報】取材前にしておきたい10のこと

今週、新人広報さんから「初めての取材なんですが、何か準備することはあるんですか？」と質問を受けました。「まずは自分でも考えてみな」とは言いつつも、私の経験からも少しアドバイスをしたので、改めて大切かもと思い返したことも含め、ここにも記録しておこうと思います。

1 取材予定の過去記事や関連記事を読み込む

例えば、取材してもらう案件が連載であったり、取材してくださる記者さんがわかっている場合は、過去記事をしっかり読み込みます。すると、構成が掴めてどんな質問をされやすいのか予測が立てられます。それに応じてどんな回答をしたら良い記事になりそうか準備ができます。露出できることは何より素晴らしいですが、大事なのは、伝えたいこと、魅せたい角度でしっかり記事化してもらい、それが会社が求める成果に繋がるかどうかです。

2 資料やサンプルの準備

1の準備をしていると、場合によっては追加で下調べをしたり各部署への根回しが必要だったり、手持ちの資料を新たにお渡しした方がいい場合などもあります。あるいは、商品やサービスのサンプルといった実物が提供、提示できる場合にはその準備も必要です。その場で見せるだけか、お土産として持って帰ってもらうべきか、試食など体験をしてもらえるものなのか、それらを想定して準備を行います。また、事前に質問表がいただけることもあるので、その場合には完璧に回答を用意しておきます。社内準備も含めて抜かりなく準備しましょう。

3 取材時間配分の検討

1、2の準備をすると、あれもこれもと盛りだくさんになってしまい、いつまでも記者さんを拘束することになりかねません。また、社長や社員のインタビューの場合、その人達のスケジュールもありますし、何より、記者さんの前後のご予定もあります。結果的に盛り上がって長くなるのはいいと思いますが、想定した適切な取材時間の中で収まるには、何をその場で伝え、何であれば「お土産（情報や体験、物も含め）」にしてもよいのかをしっかりマネジメントしておくことも大事です。

4 社内周知

基本的には、該当部署内、関連部署など、社内のスタッフにもご協力を仰ぐ場面が出てくるといけないので事前に周知しておきます。万一、自分が何らかの理由で対応できない、遅刻しそう、となった場合にもスムーズに記者さんへの対応を行うには極めて重要なことです。

５事前ブリーフィング

４と似ていますが、社長や社員などへのインタビューがある場合には、事前にブリーフィングを行ってすり合わせをしておきます。媒体の概要、取材の目的、質問の内容などを伝えて理解してもらうとともに、こういう質問にはこういう回答で臨みましょう、などとしっかり打ち合わせします。そのほか、当日の取材スペースの確認、撮影の有無、服装や前後のスケジュールなどもしっかり確認しておくといいでしょう。特に社長の場合などは、前の予定が押して記者さんをお待しかねません。そんな時、段取りの変更などが聞くか、自分なりに色々と想定しておくことが大切です

６ リマインド

取材前日や取材２営業日前などに、取材日当日のリマインドを記者さんにお送りするようにしています。簡単なご挨拶だけの場合もあれば、撮影などカメラマンさんなどを連れ立ってお越しになる際は、早めにいらっしゃるかや、人数、到着時間、交通手段なども聞いておきます。そしてこちらで準備すべきことがないか、スムーズに来られるかなどを確認します。撮影を伴う場合は、どこで撮流のかや電源があるか、鏡を用意するかとか細かな備品のチェックもするようにしています。

７ 取材の必需品を揃える

取材当日に向けて、私は当日に使うものも事前にしっかり準備できているか確認をします。①資料関連、②商品サンプル、③ペン・万年筆、④付箋、⑤スマホの録音機能、⑥鏡、⑦名刺、⑧くし、ヘアスプレー、などは割と携帯しておくようにしています。撮影なしの場合にはいいのですが、撮影があった場合に意外と重宝しますよ。

８ 天候チェック

取材当日のお天気も気にするようにしています。例えば、ロケや屋外での撮影は、天候によって予定が変わったり、撮影場所を想定外のところで急遽拵える必要が出てきたり。交通機関に遅れが出たりなど、色々な不具合が出る可能性があります。スマホでささっと調べるだけでも、心構えとして大切なことだと思っています。

９ 取材以外の話題の準備

取材って、あまりガチガチになりすぎるとお互いに良くないな〜というか、やはり自然体で臨む方が本来伝えたいことを伝えられると思っています。そのために、前後の何気ない雑談や、今回の取材に関係ないけど、記者さんに喜んでもらえそうな話題、間繋ぎとして話したいことなど、なんとなく頭の中で想定をしておくようにします。そうすると、緊張感が和らいだり、より話が盛り上がったり、雰囲気を柔らかくしたりできます。ちょっとした気遣いとして雑談の準備をしておくことも結構大事だと思っています。

１０ 体調管理

何よりもまず大切なのは、自分が万全の体調で臨ことです。自分の体調が悪ければ当然周りへの気遣いが薄れてしまいます。広報云々ではなく、社会人として当然のことかもしれませんが、体調不良を起こさないだけでなく、テンション高めでいられるように、体調にも気を配ります！

さてさて、いかがですか？おそらく、何気なく皆さんがやられていることばかりだと思いますが、着任まもない広報さんにとっては、案外細かく書き出さないとわからないこともたくさんあります。そしてこれが全てではないので、自分なりの準備ルーティーンを作り出してほしいです。皆さんの取材や記事が、より良いものになりますように！