採用オペレーションに初めて関わる方に心がけてほしいこと

採用支援をさせていただく中で、候補者様から「応募してからの連絡が非常に丁寧だった」「スムーズに連絡いただき安心できました」といった嬉しい声をいただくことがあります。
日程調整や候補者様とのやりとりは外部に委託したり、採用業務未経験の方が対応されるパターンも多いかと思いますが、候補者様との接点となる大事な業務であり、対応一つで差別化できるポイントの一つにもなります。

そこで今回は採用業務未経験の方向けに特に意識いただきたいことをお伝えしたいと思い、noteを書かせていただきました。
当たり前な内容ではありますが、あえて超当たり前な内容に触れているnoteも少ないと思うので、これから採用オペレーションに関わる方に見ていただく内容として参考にしていただけますと幸いです。

採用オペレーションに関わる上で大事なポイント３つ

私が考える採用オペレーションで特に大事なポイントは、正確性・スピード・ホスピタリティの3つが特に重要であると考えています。

正確性-信頼につながるため注意深くチェック

候補者様の情報を扱うため、基本中の基本であり何よりも大事なポイントです！
本来採用する方にお見送りの連絡をしてしまったり、お見送りの方に選考の連絡をしてしまうなど、間違えてしまうと会社自体の信用にも繋がってしまいます。
採用業務では、複数案件を同時に進めているパターンも多いかと思いますので、何度も注意深く確認しましょう。

見落としがちなポイントの例として、特に下記については注意深くチェックいただければと思います。

• 選考結果

• 面接日時（曜日も間違いがないか）

• 候補者様のお名前（漢字の間違いがないようコピー推奨）

• web面接の場合、URLに間違いがないか

• テンプレの場合、カスタマイズ必要な内容がしっかり記載されているか（●●様のような表記になっていないか、自分で文章を読み直して変なところはないかチェック）

• 何かあった際の緊急連絡先は記載があるか

私が自身で転職活動をしていた際に経験があったことも含めているので（名前を間違えられていたり、曜日が違ってどっちだろう？と思ったり）見逃しがちなポイントであると推察しています。

基本的なことではありますが、改めて注意深く見ていただけますと幸いです。

スピード-優先順位を意識し辞退を防ぐ

候補者の方は複数社選考を進めている方も多いため、スピードを意識することが重要です。自社としては絶対に来てほしい方であっても、他社の方が選考スピードが早く辞退されてしまうというケースもあります。

そのため、候補者様をお待たせしないことと優先順位を意識して動くことが大事であると考えています。

• 日程調整は特にクイックに！

• 社内確認が必要な内容は社内に確認の上、すぐに返信できない場合は状況だけでも返信する。（場合によっては関係者をプッシュ）

• 緊急度の高いものから優先的に対応する（日程調整中、複数社の選考が進んでいる方、自社の意向が高い方）

クイックな連絡は候補者の方の安心感に繋がってきます。
特に日程調整は候補者方は予定を空けて待っているため、早めの調整を心がけましょう。
できれば日程調整ツールを使うのがおすすめです。
（過去のノートでも紹介しています）

候補者としては、選考を進めるにあたってソワソワした気持ちでいるはずです。もし選考結果がすぐに出ない場合や社内の確認が必要な内容の場合はすぐに社内に確認の上、連絡を入れるようにしましょう。

また、採用オペレーションに関わる中で特に大事な役割だと考えているのが、全体状況を把握して、必要に応じてプッシュをすることです。

複数の選考を進めている場合は、メインで採用業務を進めている方が書類選考の段階も含めて全体を把握するのはなかなか難しいことだと思います。
選考に進めば進むほど優先度は高くなりますが、実は有力となる候補者の方への連絡を見逃してしまっている可能性もあります。

全体の状況を把握して、優先度をつけながら能動的に動くことは採用オペレーションを進める上でも大事なポイントです。

ホスピタリティ-候補者の方に合わせた対応と能動的なアクションを

ここでいうホスピタリティとは、候補者の方と社内向けに発揮ができるポイントであると考えています。

1つは一人の候補者様に向き合い、丁寧に対応すること。もしかしたら一緒に働く仲間になるかもしれないし、ご縁がなかったとしても自社のサービスを使ってくださる方かもしれません。

先ほど記載したスピードと正確さを意識しつつ、状況によっては候補者の方に合わせての対応が必要となります。

例えばメッセージの返信。
全員に対してカスタマイズが必要ではないと思いますし、効率的に進めるために状況に合わせたテンプレは必須です。
ただ中には面接後の感想をいただいたり、事前に調べた情報を伝えてくださったり、丁寧なご連絡をいただく方もいらっしゃいます。

その際に自分が候補者であったらどのような内容をいただいたら嬉しいかを考えて返信してみると良いと思います。
ただここに時間をかけ過ぎてしまうと本末転倒なので、返信の仕方に迷った際は社内の方に確認すると良いでしょう。
事前にいただいた情報は面接官に伝えておくと、会話のきっかけにもなります。

もう1つは社内向けにホスピタリティを発揮できる役割だと考えています。
これまで書いたような「状況に気づいてプッシュする」ことや、「必要な情報を事前に共有する」など、自主的に考えて行動することで採用オペレーションはどんどん良くなっていきます。
まずは基本となることをしっかりやった上で、どうしたら良くなるか？と意識をしていくと採用オペレーションの価値を高めていくことができます。

以上、私なりに採用業務未経験の方向けに採用オペレーションで意識してほしいことを書かせていただきました。

採用オペレーション設計もご支援させていただいております。
お悩みのことがございましたらぜひご相談くださいませ。気軽にDMいただけると大変嬉しいです！

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