採用オペレーションこそ、オーナーシップを持って進めることが大事
採用オペレーションは誰でもできる仕事だと思っていませんか？
私は今、採用オペレーション業務に外部から関わらせていただいているのですが、採用オペレーションこそオーナーシップを持って関わることによって大幅に改善ができる業務であることを実感しております。
本日はそんな採用オペレーション業務をより良くしていくための私なりの気づきをnoteに残していきます。
採用オペレーションがうまくいっていない・より改善したいと思っている方にお役に立てることがあれば嬉しいです。
採用オペレーションとは
会社により「採用オペレーション」の範囲は変わるものかもしれませんが、ここでいう「採用オペレーション」とは、主に書類選考〜内定に至るまでの候補者接点やエージェントとの調整対応・社内の調整対応のことを書いていきます。
採用フローが一次面接・適性検査・最終面接とある会社だとすると、フローの間に発生する選考書類の確認依頼や面接調整などの業務です。
上記の図で示すとシンプルに見えますが、関連部署が複数ある場合や、採用フローが増える場合（カジュアル面談やオファー面談がほぼデフォルトである、三次面接やリファレンスチェック、スキルチェックがあるなど）はより複雑化します。
採用オペレーションが大事である理由
採用オペレーションが大事である理由として、候補者（エージェント）の印象とスピードに関わるからであると考えています。
特にスピードは、候補者の辞退にも関わる大事なポイント。
他社からも求められる人材は並行して転職活動をされている方も多く、エン・ジャパンの調査データでも、選考辞退をしたことがある方は昨年に比べて増えているという結果が出ています。
なお、候補者との印象という点では、面接前に「企業の対応が悪かった」という理由で辞退した方が20％いらっしゃいます。
この要因としては面接前のメッセージのやり取りや連絡のタイミングも考えられるのではないでしょうか。
採用オペレーションで大事なこと
採用オペレーションの業務を行う上で重要なことは、進捗状況を把握し、その上で優先順位をつけてスピード感を持って正確に対応していくことだと考えております。
ちょっと欲張り気味な回答になってしまいました。笑
実は煩雑な採用オペレーションの業務は、オーナーシップを取って進められるかにより、スムーズに対応できるかの差が出てくるお仕事だと考えています。
なお、以前も採用オペレーションについてのスタンスや特に気をつける点についてnoteを書いています。よろしければこちらも合わせて見ていただけると嬉しいです。
進捗状況把握と優先順位付け
各候補者の進捗については、採用ディレクターのような役割の方がいて管理されている会社もあるかもしれませんが、全てを把握できていますという会社の方が少ないのではないでしょうか。
進捗状況については、全体を把握した上でそれぞれの歩留まりをなくしていくことが大事です。
相当な選考通過率が高い会社でない限り、上記のように選考フローごとに候補者が減っていくことが一般的かと思います。
前段階が進まないとその後がなかなか進まないのでスピード感を持って対応していくことが大事ではあるものの、最終フェーズに進むにつれて合格可能性が高い貴重な候補者となるため、こちらも優先順位を高く対応していかなればなりません。
特にオーナーシップが必要とされること
特に選考人数やポジションが多いほど、下記の業務が重要になってくるのではと考えております。
候補者の選考状況の共有
エージェントへの情報共有・必要な情報の洗い出し
面接担当者への調整プッシュ
候補者の選考状況の共有
候補者様の中には、複数社の選考を並行して受けている方も多くいらっしゃいます。エージェント経由だと他社選考の候補者情報について共有されることが多いため、面接日程や結果連絡のタイミングによって選考が左右されそうな場合は事前に関係者に情報共有をしておき、その日程を配慮した上で面接調整を行います。
もし少し先になってしまう場合は、状況を共有した上で前倒しができないか相談ができると、辞退を防ぐことに繋がるかもしれません。
また、エージェントからもらった情報で必要だと思ったこと（意向や懸念となるポイント、他社選考状況など）を共有しておくことで面接をより有意義に活用できるでしょう。
エージェントとの連絡・必要な情報の洗い出し
先述したエージェントからの情報共有も必要ですが、一方でエージェントから様々なことが聞かれます。
ただし、それぞれ丁寧に対応していると連絡だけで工数が取られてしまうため、個人的には必要な情報を絞ること・聞かれる内容によっては全体共有としてフロー化することも必要だと考えています。
例えば、緊急連絡先や面接官の情報について。
できるだけ事前にわかる情報は共有しておくなどして無駄なラリーを減らし、本当に必要な候補者の情報に集中することが重要だと考えています。
エージェントから来た質問に対して都度確認して回答する、といったように流れ作業になっていることがあれば、仕組みとして変えられることがないかを考えられると生産性が上がっていくはずです。
面接担当者への調整プッシュ
面接調整については、下記のnoteでも書いた通り調整ツールを利用するなどして、できるだけ手間をかけない仕組みを作れることがベストです。
とはいえ、システムなどの問題で難しく、人が間に入って調整せざるを得ないということも、まだまだ多いのではないでしょうか。
また、調整ツールを入れていても日程を抑えられていたり、参加する面接官の人数が多く、日程が先になってしまう・ツールに候補日が出てこないなども問題もあるかと思います。
そんな時に、特にオーナーシップを発揮して推進していかなければいけないのが、面接調整です。
採用オペレーションは、採用業務の中でも比較的最初に取り掛かる業務であり、社歴が短い方が対応されていることも多いかと思います。
そうなると、あまり連絡を取ったことがない面接官や役職が上の方であるほど、確認を入れたりリマインドがしづらかったりするのではないでしょうか。
そのような場合になかなか調整ができずに面接日が先になってしまったり連絡が遅れたことにより候補者の意向が下がり、辞退となってしまうケースもあります。
転がったままのボールを見つけたら、物怖じせずに推進していく姿勢が大事です！
スムーズに対応していくためのコツ
業務に余裕がある状態であれば、後工程から優先的に全ての選考フローを順次対応できると良いでしょう。ただし、採用ポジションや関わる部署が多いと、各部門からの問い合わせや相談、エージェントから候補者の進捗についても連絡が入ってくるため、本来対応したい業務がなかなかできないということも多いのではないでしょうか。
そのため、オーナシップを持って進める業務と、ルールに沿って順次対応していく役割に分けることができると、通常の流れを止めることなく、優先度の高い対応にも取り掛かることができます。
ルール化できるものを切り出す
書類選考
日程調整依頼
適性検査や必要書類の依頼
簡単な返信対応
上記のようにある程度ルール化して対応できるものを切り分けします。
このような業務であれば、採用業務未経験者にもお任せすることができます。スピード・正確性に自信がある方が得意を発揮できるでしょう。
イレギュラーがあった際は確認を入れるようにしますが、役割を分けてしまえば通常業務を止めることがありません。
もし採用オペレーションがうまくいっていないという実感がある場合は、役割分担を変えてみるか、オーナーシップをシップを持って変えられる点がないかを考えてみるのはいかがでしょうか。
弊社では企業の課題に合わせた採用支援サービスを展開しており、採用オペレーションに関するご支援も行っております。
オペレーション業務の改善〜実務も対応可能です。
ぜひ、気軽にお問い合わせください。
また、事業拡大に向けて採用も積極募集中です。
経営直下で主体性を持って大きく業務を推進していきたい方、採用課題の本質的な改善に向き合いたい方、ぜひ一度お話しましょう！
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