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皆さま、お疲れさまです。
毎日暑すぎて汗だく出勤しております、くまちゃんです。
さて、前回は業務から離れて、自分の好きなことをベースに作りたいものを自由にアイディア出ししてみましたが、
今回は、業務課題に関わる作りたいものをベースにアイディアを出していきたいと思います。
また、アイディアの実現に向けて具体性を高める為、2人の先輩に協力していただきました。
前回の記事をまだ読んでいないという方はこちらからどうぞ。
▼前回の記事はこちら
製作案①お知らせパトロールの自動化
初投稿記事の中で紹介した「現在抱えている課題」でも書いていた、グループウェアシステムの運営管理に関するお話です。その業務の中で負担だと感じているのが、お知らせのパトロールになります。
グループウェアのチームメンバーでは投稿されたお知らせに不備がないか、毎日パトロールを実施しています。不備の対象になるのは、以下のようなものです。
フィルターボタンの付け忘れ
発信部署の間違い
本部の関係者(メールだとCCにあたる項目)が設定されていない
送り先店舗の間違い など
この中でも、一番困るのがフィルターボタンの付け忘れになります。
フィルターボタンとは、農産やグロサリー、キッズなど、どのグループに宛てたお知らせなのかを区別するために設定するボタンです。また、グループの他に店長や課長などのボタンも設定ができます。
発信者がこのフィルターボタンを付け忘れると、誰に宛てたお知らせなのかが分からないため、見てほしい相手に届かなくなってしまうのです。
また、フィルターボタンが設定されていないと店舗スタッフがお知らせを検索するときにグループで検索ができないため、とても探しにくいです。
これを見つけては発信者に修正依頼のメールを送っているのですが、一日に100件以上も確認するのはなかなか大変なものです。
どうにかこれを自動化できないか…と考えたときに思いついたのが
「PowerAutomateでの自動化」です。
図のように課題を整理しました。人の作業だけでは限界がある為、PowerAutomatで自動化するという案です。
これをより実現可能なものにするため、先輩方から意見をいただきました。
意見として出たのは、稼働するときのお知らせの検索範囲が前日でいいのか、という点です。今現在の方法としては当日に投稿されたお知らせを随時確認している状態ですが、PowerAutomateで同じようにしようとすると常時稼働させなければいけません。それはあまり現実的ではないため、1日最低2回で稼働タイミングを決めたらよいのではないか、という考えが生まれました。ただし、一日に繰り返し稼働するとダブりが発生する可能性がある為、それを回避するためには時間を抽出してダブりを避ける必要があると思います。なかなか難しそうではあるのですが、今すぐにでも解決したいのは確かなので、他の方法も検討しながら解決策を探したいと思います。
製作案②お問い合わせホームページの作成
2つ目は、会社のDX化を進める上で何が必要かを考えました。
結論としては「まずDXについて知ってもらうこと」が必要だと考えます。
私が所属する部署はできてから3年目の新しい部署で、まだまだ認知されていないのが現状です。店舗に応援で入ったりすると「どんなことをされている部署なんですか？」とよく聞かれます。
実際私も異動してくる前は今の部署について何も知りませんでした。
ですが、私たちの仕事は店舗と本部をつなぐ、いわば懸け橋のようなもの。店舗の皆さまにはもっと私たちの取り組みを認知してほしいのです。
そこから
「こんなシステムがあるんだ」「うちの店舗にも入れてくれないかな」
こういった声が広まることで会社のDX化を進めていくことができると私は考えています。
そこで考えたのが「Glideを使用した自部署のホームページ作成」です。
ホームページを作るというのはありきたりかもしれませんが、自部署の取り組みを一番に知ってほしいのは、やはり現場で働く店舗スタッフの皆さまなのです。それはなぜか。
大きな組織を動かすには、たくさんの”声”が必要だからです。
しかし、先程も話したようにまだまだ認知されていないのが現状で、特に新しいシステムの導入がない店舗には、自部署を知ってもらう機会がほとんどないという状態です。
また、新しいシステムを入れると当然ですがお問い合わせが増えます。
もちろん事前に資料を作成してはいるのですが、実際に現場で検証してみて出てくる疑問や不明点については、電話の問い合わせが圧倒的に多いです。
「取り組みが認知されていない」「問い合わせが多い」この2つの課題を解決するために、自部署のホームページがあったらいいのではないか、と考えました。
以下は先輩方からの意見になります。
今年から組織体系が変わり、ITシステムチームも自部署に入ったのですが、ITシステムに関する問い合わせは担当者でないとわからないことが多いため、部署内で使用しているSlackで共有して対応してもらっているのが現状です。これに特化したホームページができれば、問い合わせの数がぐっと減るのではないか、という意見でした。
「自部署で活用できた」という実績が作れたら、他の部署でも活用してもらえるかもしれません。
製作案③スケジュール管理アプリの実用化
3つ目は、以前私がGlideを使用して作成した「電子棚札導入用のスケジュール管理アプリ」を実用化に向けてアップグレードする、というものです。
▼アプリを作成したときの記事がこちら
自分が思っていた以上に同僚から高評価をいただいていて、実際に使いたいとの言葉もいただけたので、実用化を目指しアップグレードしようと考えました。
まず強化したいのは連携です。自部署ではSlackを使用しているので、アプリ内のイベントに更新があったらSlackに通知を飛ばすのが望ましいです。また、Teamsのミーティングもスケジュールに組み込むことでよりもっと具体的にスケジュールが把握できるようになります。以下は先輩方から出た意見になります。
このアプリは、電子棚札導入のスケジュールを管理するものとして作成しましたが、自部署では複数のプロジェクトを同時進行で進めているため、他のプロジェクトも一緒に管理したい、という意見が出ました。確かに出張やミーティングなど、他のプロジェクトと被ってしまうため再調整、ということも時々ありますので、自部署で使うなら登録するプロジェクトの範囲を広げた方がいいかもしれません。
正直、せっかく作ってここまで高評価をいただいて「やっぱり使えません」というのも非常に申し訳ないので、なんとかもっと実用的にできないかアイディアを絞り出したいと思います。
まとめ
自分一人で考えていた時は実用的なものを作ろうとばかり考えてしまって、ついついあれもこれも機能があれば…となってしまうのですが
先輩方と話すことで「何のためにこれを作るのか」という目的がより鮮明になった気がします。
また、作るからにはより効果的なものを目指したいですが、目標を大きな一個のゴールにするのではなく、小さなゴールを複数用意することで結果的により良いものが作れるかもしれないと感じました。
そのためにも、今回まとめたやりたい事の中で何を優先して実現していくべきなのか、再度整理してみたいと思います。
今回は以上になります。
最後までお付き合いいただきありがとうございました。
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