電子化と紙の併用で、バラバラになった契約書を管理する方法
「あの契約書どこだっけ？」
「契約内容知りたいけどすぐにわからない！」
日々、様々なタスクに埋もれて、バラバラになってしまった契約書の管理にお困りのコーポレート担当者は多いのではないでしょうか。
整理しなくてはと思っても、様々なタスク・依頼が重なって時間が取れない....。
そんな多忙なコーポレート部門には自動化が必須です！
様々なクライアント様を見ていると、IPO準備前後のステージでは、なかなか契約書管理まで手を付けられていないという印象です。
そこで、弊社の契約書管理方法を一部ご紹介します。
利用しているツールによってやり方は変わりますが、今回は下記ツールを前提とします。
・クラウドサイン
・GDrive
・スプレッドシート
・SLack
・Zapier（なくても大丈夫）
ざっくりフローは下記の通り。
①クラウドサインから契約書PDFを自動格納
クラウドサイン回付の時の「共有メール」に、契約書管理用のメールアドレスを登録し、締結後の契約書PDFが通知されるように設定します。
（出所：上記URL）
②紙の契約書はスキャンしてGDriveに格納
ファイル名ルールを守って格納しておきましょう！
・ここの自動化は難しいので、クラウドサインで締結してよいですか？と取引先に確認し電子化を促進しましょう。
③契約リストの自動作成
メールアドレスに添付されたPDFをGDriveに自動格納（GoogleAppsScript or Zapier）し、適切なルールでリネームした後（リネームの効率化Tipsは後日！）、
スクリプトを実行すると、GDriveに格納したPDF情報が自動でスプレッドシートに転記され、リストが作成されます。
リストに契約終了日や契約金額など欲しい情報を入力（or 他のITツールから自動連携）して、バージョンアップし、経理を効率化することもできます。
④Slackへの自動通知
新しい契約書が格納された時orスプレッドシートが更新された時にSlackで通知が来るようにZapier等で設定し、誰が対応しているかステータスがわかるようにすることもできます。
ポイント
・ファイル名のルールは決めて、電子化/書面は関係なく共通化する
・電子化する契約書は締結前の共有メール設定を忘れない
リモートワークが定着し、クラウドサインやDocusign等を利用した契約書の電子化は、シンプルな契約であればだいぶ進んできたという印象です（労働契約書、業務委託契約書やNDAなど）。
ただ、まだまだ根強く紙文化が残っている業界もあり、書面＋押印の契約書も残っています。
電子化or紙に関係なく、自動化しながら一元管理し、コーポレート業務をすっきりしましょう！
契約書の文言も注意！
契約書をチェックしていると、電子化に対応していない文言になっていることもあるため、クラウドサイン等を回す前にご確認くださいね！
「本契約の成立を証するため、本書の電磁的記録を作成し、○○○および●●●が合意の後電子署名を施し、各自その電磁的記録を保管する。」
（出所：上記URL）
まとめ
契約書管理も、GDrive、スプレッドシートなど、すでに利用しているものを最大限活用して自動化を進めましょう！
実際どうフローを構築/ツールを設定すればよいの？というご相談があればお気軽にご連絡ください！
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