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メンドウな月次決算業務の時間を削減する方法【フリーランス(業務委託者)の契約~支払編】

契約~支払までSaaSを活用して効率化したい方必見!

コーポレート(管理)業務を効率化したいと思っているみなさま、こんにちは。

本日はフリーランスを活用しているスタートアップ向けに業務効率化のTipsをご紹介したいと思います。

今からご紹介する方法を実践すれば、面倒だった業務委託者の請求書と契約書/発注書/作業レポートとの照合作業から解放され、月次作業が楽になります。

〇フリーランス(業務委託者)が増えると管理が大変

スタートアップは常に人が不足しており、よい人材を正社員で採用することも難しいため、フリーランス(業務委託者)の方に仕事を発注しているケースが多いと思います。


また、最近では様々なフリーランスのプラットフォームがあるため、よい人材と巡り合える機会が多く、活用の機会も増えています。

一方で、管理部門は手間が増えます。

〇業務委託者の請求管理で大変5つのポイント

フリーランス契約から支払までの一般的なフローがこちらです。

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5名以上になってくると、下記のような問題点があるため、毎月の管理に負担がかかってきます。

・フリーランスから送られてくる請求書の形式バラバラ
・督促しないと請求書がこない
・請求内容の間違いが多い
・契約内容・工数集計と請求書の照合が大変
・間違いがあったときの差戻が面倒

実際に、業務委託者様から届いた請求書は結構間違いがあります。

そもそも消費税の計算が間違っていたり、源泉が必要なのに控除されていなかったり....そういう誤りのある請求書をチェックして、業務委託者様に理由とともにご連絡して、正しい請求書をもらい直す....

ミスがあるだけで10分-15分はすぐに時間がとられて、月次作業が進まなくてストレスを抱えてしまう経理担当者の方、多くいらっしゃると思います。

〇あるべきフローをSaaSや自動化で実現する

解決策のひとつとして、フリーランスマネジメントに特化したSaaSを活用することも考えられます。


ただ、予算が潤沢でないスタートアップで、フリーランス専用のSaaSを利用するのはちょっと難しい...。

そんなスタートアップのために、汎用的な(利用中の)SaaSやスクリプトを組み合わせて、フリーランスを管理するフローを構築することができます。


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ポイントとなるのは、なるべく「人の手」を介在させないフローづくりを意識すること。

つまり、SaaSを使うということだけで終わらせるのではなく、スプレッドシート(エクセル)/スクリプト(マクロ)も活用し、請求書の発行や「契約書の保管」→「(契約書)リストの作成」まで自動化させておくことです(※この方法は次回以降に書きます→図:緑の部分)。

また、ITツールや仕組みは、導入/整備されても、きちんと運用されないとペインが残ります。

そこで、現場に徹底しているのは、

・作業はマニュアル化(zoomでも手順を録画してます)
・承認ルールをしっかり決めて担当者・利用者全員にアナウンス
・締日も大事なのでアナウンス(第1営業日遵守)
・日々の勤怠データの入力・承認を徹底


といった当たり前のことをきちんと守ってもらうことです。

この下準備だけで月次作業は相当楽になります!

〇まとめ

今使っているSaaSの機能をうまく活用するだけで、業務がはかどります!

20-30名程度のフリーランスであれば、先ほど紹介したフローで30分ほどで月次作業(請求から振込まで)が完了します!(ワークフローの承認待ち時間除く)

業務を標準化してどんどんクリエイティブな時間を創っていきましょう!

事業の成長ステージに合わせたコーポレート業務の標準化など、お困りの点があれば何でもご相談ください!


※お知らせ※

XTech Ventures 株式会社主催「スタートアップ向けIPO勉強会」にBizSuiteが登壇しました!

https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000001.000073668.html

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