自分の仕事を工数管理してますか

はじめましての方から頻繁に起こしいただく方まで、ようこそ。 どうも、ゑんどう @ryosuke_endo です。

このnoteでは、特に読む必要がないと感じられることかもしれないけれど、ぼくがだれかと対面して話したい”雑談”を文字化するものなので、そんな雑談にお付き合いくださる方は、ぜひ読み進めてください。

はじめに

会社員だろうが自由業者（フリーランス）だろうが関係ない。ましてやパートやアルバイトなどのフリーターであってもするべきモノ。

それが「工数」だ。

工数とは「ある作業が完了するまでに必要な時間と人数」のこと。製造業などのモノづくりの現場では「◯人月（にんげつ）」や「◯人日（にんにち）」と表記して、ある作業が完了するまでに必要な人員を指す意味となる。

ぼくのような複業的な自由業者の場合、何にどれだけ「時間」を割いたのかを計上するため「◯人時（にんじ）」といった考え方に則る形で運用している。

案外、面倒に感じてしまいがちだから管理を怠るヒトも多いだろうが、地味に大切であることを記載していきたい。

作業要否や正確な見積り、何より見通しが出せる

工数をきちんと管理することによって得られることは多い。

既に管理をしているヒトからすると当然である事柄ばかりだろうが、この当然だと思われることができないヒトがいるのだ。かくいう、10年前までのぼくがそうだった。

ツールには飛び込むものの、作業時間を正確に管理することや時間を気にして働くなどといったことができなかったため、随分と無駄な時間を過ごしていたなぁ...と振り返っていたりする。

だからダメなのだろう。わかっているのだ、そんなことは！

管理もせずに納期を守れたり、〆切を把握できたり、何よりもきっちりとスケジュール通りに納品することができるだけの職人芸が自分にあると自負できるのであれば構わない。

しかし、在野にいる一介の自由業者でしかないぼくにはそんなことができるとは思えないし、何よりも自分自身を信用しきれないからこそ、管理をすべきだと思えて仕方がない。

工数を管理することは決してむずかしいことをするわけではない。

これから行う作業に対して「どのぐらい掛かりそうなのか」といった見積りを出し、取り掛かった結果「実際にどれぐらいかかったのか」を出すだけだ。

それを地道に繰り返していくことで何が得られるのか。

まず、工数を管理するってことは時間を管理することであり、時間を管理するってことは無駄な時間が明らかにすることでもある。

何かしらの作業を行うに当たり無駄な時間が浮き彫りになるのであれば、作業の要否判断がしやすくなる。それまでに40分かかっていた作業を35分に短縮するために削る行程が見いだせるようになるし、何よりも数字によって可視化されることが大きい。

短縮された5分は、1週間の稼働日が5日だったら25分、1ヶ月で60分にもなる。1時間も工数を削減、節約できたことになるのだから大した成果だろう。時給が2,000円なら2,000円分を他の仕事に割り当てることができる。

そうやって業務行程の取捨選択を繰り返すことで見積りそれ自体が正確になり、自らの業務工数の見通しが立ちやすくなっていく。業務工数の見通しが立ちやすくなることにより、予定が立てやすくなる。

ヒトに与えられる時間は有限で同一だ。
時間は有効に使わなければならない。

明確に自分自身の工数を把握できているヒトと、そうではないヒトとで、自らが発注者側だった場合どちらに仕事を任せたいのか。
いうまでもない。

自分の作業速度の把握と他者依頼する際の判断にも

工数を見積り、実際と比較することを繰り返すことによって「自らの作業速度」が把握できる。思いの外、これができないヒトが多い。

「どれぐらいかかりますか」と聞かれて「あー、だいたい…このぐらいですねぇ」とか答えている「これぐらい」はノビノビにした工数を出していることが大半だ。

もちろん、定量的に時間という数値だけで測れるような仕事ばかりではなんく、定性的に質に踏み込んだ仕事だってあるだろう。

それにしたって見積りが出せなければ〆切も出せない。

〆切に余裕をもたせたいがために、おおよその「これぐらい」は100％に20％と30％を足し合わせたような時間になっているケースはままある。

自分を守るためであるといえばそうなのだろうが、自らの作業速度を正確に把握できていないがためにそうなってしまっていることも少なくはない。

また、自分が作業を行うだけのキャパシティがない場合には他者へ依頼をすることになるわけだが、依頼を出すにも自分の作業工数がわかっていなければ依頼相手から金額をふんだくられる可能性だってある。

自らの作業速度から正確に見積もった工数から捻出した金額と明らかに差異がある場合には違和感に気づくこともできそうなものだが、それもない場合には存分に金額を吹っかけられることも覚悟しなければならない。

他者に依頼を出したとして、そのヒトが正確に作業工数を把握できているヒトなのかどうかも重要だ。だから会社などでグループウェアなどを利用しチーム内での工数を管理するわけだが、それを無視してやってしまうヒトもいる。

工数管理などどうでもいいと言わんばかりに、管理する側の立場にもなってほしいものだが、まったく計上せずに作業を淡々とこなしているのだ。

困ったものだが、それを適切に管理をする風潮や風土、雰囲気をつくれるかどうかも重要である。

個人で管理するのであれば、どれだけ自分の作業環境に適した記録の仕方になっているのか。作業動線として確保しやすいのか。記録をしたところで見返した際に見やすくなっているのか。

どれか一つでも欠損していると継続できないし、継続したところで見づらければ継続するだけの意志も保ち続けることができなくなる。

業務工数を管理する工数も念頭に置きつつ、その管理が「清潔」かどうかを定期的にチェックする必要はあるだろう。

おわりに

何だか随分と偉そうに書いてきてしまったが、ぼくが自分の工数を丁寧に管理できるようになっているのかと言われると、明確にそうであるとはいい難い。

未だにどうやって管理したらいいのか。どうすれば見やすいのかを模索している最中だし、どうしたら自分に最適な形で管理・表示できるのかをずっと探しつづける迷子なのである。

それでも10年前に自分の工数を管理することなどまったくアタマになかったことを考えると、随分とマシになったものだと感心する。その程度ではいけないのだろうが、ぼくのぼく歴史から見ると大きな進歩なのだ。

歴々たる起業家や自由業者などは工数など知らん！とにかくやるだけだ！といった努力と根性、更にはスキルフルであるべきかどうかを求めつづけるアグレッシブな方々が多いが、その域にまでは到底至れない。

ぼくはそこまで優秀でできる側の人間にはなれない。

自分という人間が決して優秀ではないことを自覚しているからこそ、自分を管理する術ぐらいは身につけておかないと生活自体が破綻してしまう。そんな危うさをはらんでおり、それを自覚している。

もし、ぼくと同じように優秀ではないことを自覚しているヒトは今すぐに工数管理をした方がいい。オススメのツールとかどうでもいいから、とにかく帳面に鉛筆で工数の見積りと実際を記入していくのだ。

話はそこからである。

ではでは。

ゑんどう

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