爆上げ：よしたか株③
かわいいっすね。
さておき、主体的にテレビを見ることがほぼない僕が「わた定」だけは毎週見てます。吉高由里子見たさ…げふん。やっぱり平時の仕事にも関わってくるテーマですから。
ということで、「わたし 定時に帰りたい」という人にとってのわずかばかりのヒントになれば嬉しいなと思い、木曜日は僕なりのお仕事時短術を数回に分けて紹介してみようという試みをしております。
断っておきますが、特殊なことは一切やっておりません。どこにでも書いてあることばかりです。でも、そんな基本を守るだけで、これだけのことが出来るというサンプルにはなるかと思います。
敬愛するダグ・アルドリッチも、昔ヤングギター・プラクティスで言っておりました。
色々試していけば、新しい発見があるはずだし
それこそがキミのギターを進化させ続けるんだ。
そういう事なんですよ。働き方改革も。
こういう話をしていると、時々「どうせうちには」「私にはできない」「あのクソ上司には期待できない」とふさぎ込んでしまう方に出会います。でも、決めつけてしまわないで。やれることはあるはずです。
それでもどうしようもない時は、あなたは悪くない。多分。そんな時は僕を呼んでくださいね。
ごとうを召還する？⇒ はい いいえ
ということで、「情報共有」の第2回は「ブラックボックスの排除」の重要性を語りつつ、チーム全体をどう巻き込むかについてのちょっとしたアイディアにも触れようと思います。
★ブラックボックスで仕事している人、いませんか？
※一応ね…”ブラックボックスとは”
要は「中身が分かんないよ」ってことです。
下記のような小話、皆さんの職場でもありませんか？
トゥルルルル...
「はい！〇〇商事です」
「あ、お宅の■■さんと△△の件でご一緒しているものです」
「いつもお世話になっております」
「急な案件で□□のこと聞きたいんだけど、■■さんは？」
「申し訳ありません、■■は本日休暇でして…」
「え！困るよ！今日中に何とか！誰か代われない？」
「少々、お、お待ちください！」
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
※■■のPCやデスクを確認するが、どこの何の件か分からない…
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
「申し訳ありません、どういった件でしょうか？」
「は？一から説明すんの？■■さんから伝わってないの？」
「はい…。見込み数値しか…。」
「じゃ■■さんしか出来ないじゃん！」
「申し訳ありません…」
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
※休暇中の■■へ電話するが、中々でない…
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
「もういいよ。今回の話はなかったことにして」
「もう少々お待ちいただいても…」
「急きょやってくれるB社と話しつけたから。では」
あちゃ～。残念ですね。
今日中になんとかしなきゃいけない案件をギリギリで連絡してくる先方にも大いに問題ありですが、それ以前にこのケースは”防げたケース”です。
「■■さんしか分からない」状態を回避すればよかったんですから。
★状況の可視化とスキルのシェア
前職で僕は、ほぼ僕とボスの2人でワークライフバランスとか女性活躍関連の事業を管轄しておりました。研修とかはどっちかが行けば事足りましたが、内部の仕事については”僕らでなくとも問題はない”ものばかりです。そこで、僕は「進捗状況を(関係ないメンバーにも)全てさらけ出す」ことを徹底しておりました。
方法は何でもいいです。タスクシートのようなものを作っても良いかもしれませんし、グループウェアの掲示板で状況を逐一UPしてもいいです。とにかく、「目につく」「見て状況が分かる」ことを重視します。
ただし、タスクシートは注意。それを作る事が目的になっては本末転倒です。ですので、「負担感が少ない(すぐ入力してすぐ見れる)」「重要度や要点が分かるシンプルなもの」にする必要があります。
こうして状況を可視化するメリットは２つあります。
【①緊急対応の選択肢が増える】
日程により、この日はどうしても…という日に重要な会議等が入ることがあります。その時に、自分が今対応している状況を見える化しておくことで、代理のメンバーが「ここまでなら私が代われます！」と判断することが出来ます。すると、僕らはよりコアな業務としての対外折衝や研修に集中できる体制づくりも進みます。
しかし、これには一つ注意があります。それは「ギブアンドテイク」。僕の仕事を振るからには、普段から僕も自分の仕事をスパッと片づけて、メンバーのフォローを進んで買って出るくらいの動きをせねばフェアじゃありません。自分の生産性を高めることを常に意識しましょう。
【②休める】
職人気質な人ほど「俺がやらねば」という罠に陥りがち。そうなると、あなたの仕事を代われる人材が育たないだけでなく、あなた自身が「休めなく」なります。
そして、そうした「属人化」は先述の〇〇商事のようなリスクも抱えます。働き方改革関連のコンサルをする上で、重要視しているポイントが「属人化を如何に少なくできるか」という点。多能工化を進めることで、様々な選択が可能となりますし、それはチームの成果に”間違いなく”直結します。
そして、これは時間的な問題からの開放にも繋がります。
自分がやれるタイミングでなければいけない。
でも立て込んでいて手が回らない。
結果、残業するしかない。
ちょっと待って。
本当に「あなたでなきゃできない仕事」ですか？
あなたが今やっている仕事は、チームでシェア出来ませんか？
本当にそのやり方しかありませんか？
解決のヒントが、あなた以外の誰かにあるかもしれません。シンプルに「いいものはみんなで」使う事。自分だけのブラックボックスで状況もノウハウも非公開にしないこと。
特にご年配の方には「俺達だって自分の努力でそうやってきたんだ！」「背中を見て盗め」なんて気持ちもあるかもしれません。でも、背中を見ている暇があるなら目の前の仕事をささっと終わらせた方が成果って出るでしょ。チーム全体のスキルレベルや知識レベルが蓄積された方が、より短時間でクオリティの高い仕事が出来るでしょう。
僕が管理職時代、月30日労働に陥ったのも、属人化のためでした。「自分がやらなきゃ」という変なプライドに押されたし、評価されているという心地よさも感じていました。でも、そうした思いだけを理由に仕事を私物化することは、僕以外の誰にも得をもたらしません。そして、この仕事の最大の受益者は顧客(当時の生徒たち)です。彼ら彼女らの最善を考慮すると、「僕がやる」必然性はありませんし、僕以外の選択肢がベストなこともあります。
これは学校の先生とか、現場の職人さんにも多いパターン。下手すると、抱え込んでしまうママさんとかにも多いかもしれません。矜持やプライドを持つのは確かに立派ですが、その仕事の先にいる顧客にとって何がベストか、そして、チームとして最大の成果を提供するにはという事を考えると、業務を私物化・属人化させることは極めてリスキーです。
ノウハウを私物化せず、積極的にシェアすることで、チーム全体のレベルが上がります。それにより成果もより高めることが出来ます。これはイクボス視点としても、持っていたいポイントですね。
とにかく、あなた一人で仕事をしているのではない。この当たり前の事実を見つめてほしいです。
ということもありまして、僕は自分の研修資料や作成物、マニュアルなどを全てメンバーがアクセスできるところに保管しておきました。そうしたスキルの共有も、チームの成長には欠かせないポイントになります。だって、僕じゃなくても対応できるなら「ごとうはNG」って案件も成果に繋げることが出来るでしょ。
勿論、自分にしか出来ないスペシャルなスキルを育てることは、市場価値を高める上でも重要です。ですが、それとチームの成果は別物です。個人の目標とチームの目標を混同しないようにしましょう。
締めに
ということで3回に渡って、吉高由里子の魅…げふん。僕なりの時短術や仕事の進め方について、思う事を書いてみました。
先述の通り、変わったことは何一つやってませんし、このためにコストもかけていません。全部職場にあるリソースしか使っていません。
それでもこうした事を意識し続けた先にあったものは、有給完全消化・年間残業ゼロ・研修等事業の実施数過去最高という結果です。
当たり前のことを小さいながらも一つ一つ進める。一気に変えようなんて無理無理。そんな裏技があったら、こっちが知りたいわ。働き方改革とローマとギターは1日にしてならず、です。
ということで、また来週から、あちこちの企業さんでこんな話をしてきますね。
そしてみんなで「わたし、定時に帰ります」と言えるようになりましょう！
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