プレゼンを得意になろう
皆さん、こんにちは！Design Switchです🌟 前回は「余白について考える」について紹介しました。まだ前の記事を読んでいない方はこちらから是非読んでみてください👉
Design Switchをお読みになっている方の中には、学校の授業で自分が作成したものを紹介する機会や、会社に就職して自分の考えなどを共有する機会など、プレゼンする機会があると思います👓 しかし、どのように発表したり、話したりすれば良いか分からず苦手に感じる方も多いのではないでしょうか🤔 ? そこで今回はプレゼンテーションに注目してどのように発表すれば分かりやすくなるかを紹介したいと思います😊
発表する目的を確認する🔍
まずは何のために発表するか、誰に向けた発表なのかを確認しましょう✏️ 。自分が取り組んでいるプロジェクトの進捗を伝える、授業の成果を伝えるなど様々なプレゼンの機会があると思います。そうした場が何の目的で設けられているかを把握できれば、発表内容もそれに合わせて正確に伝えることができます。プレゼンの機会を設けた主催者や担当者に聞いて確認する、もしくは聞き手の立場になって考えることで目的を明らかにできます。
例えば👀
・会社で上司にプロジェクトの進捗を伝える
→上司がそのプロジェクトが問題なく順調に進んでいるかを確認したい
・学生が先生や聞いている学生に授業の成果を伝える
→先生は、学生がどのようなことを課題と感じそれに対してどのような解決策を考えたかを聞きたい
→それを聞いた生徒はどこにこだわりを持って作成したか、課題に対するアプローチやツールの使い方などを聞きたい
発表前の準備が大切🗓
まず、準備として以下のポイントが重要です。
1.聞き手の状況を把握する
2.自分が伝えたいことを明確にする
3.なぜそれを伝えたいと考えたかを論理的に整理する
1.聞き手の状況を把握する
聞き手の理解度や発表を聞く側の場所や状況などを事前に把握しましょう。例えばデザインについての発表会の場合、聞き手はある程度UIに詳しいかもしれません。その場合は、発表にデザインの専門用語を取り入れてもスムーズに理解してもらえるかもしれません。しかし、その逆もあり得るので誰に向けた発表なのかを明確にしておきましょう。
また、直接聞き手の前で発表するのか、オンライン上のPC💻 の画面から発表をするのかによっても発表内容を変える必要があります。特にオンライン上の場合、聞き手の理解度が表情で分かりにくかったり、直接資料上のどこを説明しているのか示しにくかったりするため、資料や発表を通して補足する必要があります。場合によって、聞き手が別の作業をしながら聞いていたり、急いでいたりする場合もあり、難解で文字の小さい資料だと聞いてもらえない場合もあります。こうした聞き手の状況をある程度想定しながら資料や発表内容を準備しましょう。
2.自分が伝えたいことを明確にする
最も伝えたいことを1つに絞ってみましょう。1つにまとめることで聞き手にも伝えやすくなり、なぜそれを伝えようと考えたのかも整理しやすくなります。逆に伝えたいことが複数ある場合は、結局何を伝えたかったのか分からなくなる場合があります。それでも伝えたいことが多くなってしまう場合は、プレゼンを2回に分たり、プレゼンの冒頭に伝えたいことは「これ」と「これです」と紹介することで分かりやすく説明することができます。
3.なぜそれを伝えたいと考えたかを論理的に整理する
例えば伝えたいことが「現行のサービスのUIをフラットデザインのテイストに変更したい」としましょう。その場合、根拠はターゲットユーザの趣味にあっている、デザインがシンプルだからUI改善んも実装コストも削減できそう、シンプルなUIテイストだからサービスのコンテンツを強調できる...など様々な根拠が考えられます。これはこの後紹介する手法を基に整理することができます。「伝えたいことはAだ」、根拠は「B」「C」「D」があげられるからと説明することで納得感のある発表にできます。
伝えたい内容を整理する
伝えたい内容は以下の整理方法で簡単に整理することができます。個人的に2つ方法を覚えていればほとんど整理できるため、おすすめです。
①プレゼン資料構成方法は話す順番を、課題、原因、解決策、効果の順で発表するという方法です。起承転結で発表できるため、聞き手に対して理解する負担を少なくでき分かりやすく発表できます。この方法は「社内プレゼンの資料作成術」の書籍で紹介されて手法です。気になった方はぜひチェックしてみてください📖！
前田 鎌利, "社内プレゼンの資料作成術”, 2015.
②はミントメソッドと呼ばれる手法で、考えを添付した画像のようにピラミッドのように図式化する手法です。発表する時は、「私が伝えたいことはXです、理由はA、B、Cと考えられるからです、理由Aはこのようなデータから〇〇と考えられるためです...」のように論理的に発表することができます。こちらも、「考える技術・書く技術-問題解決力を伸ばすピラミッド原則」という本から詳しく学ぶことができます📚。
Barbara Minto, 山崎 康司, "考える技術・書く技術-問題解決力を伸ばすピラミッド原則”, 1999.
プレゼン発表資料の作り方
紹介する作り方はトピックセンテンスと言われているもので、千葉工業大学工学部知能メディア学科の安藤先生からご紹介いただいた手法です。この手法はコンサルタントがよく用いる方法でミントメソッドと組み合わせて使用します。結論Xや論拠A、データDなどを以下のスライドを基に伝えたいことをまとめていきます。
添付した画像のように伝えたことを整理して作成することで、聞き手は今何の話をしているのか、後どれくらいで発表は終わるのか、言いたいことは何で結論として何が言えるのかなどを理解することができます✌️
最後は発表練習をしよう
伝えたいことがまとまり、資料の準備が整ったら発表練習をしてみましょう😃 特にプレゼンに慣れていない場合は、以下のことをやってみることをオススメします。ここまでやるの?と思うかもしれませんが、練習することで自信に繋がり緊張せずに発表することができます。緊張してしまう、不安に感じてうまく喋れないという人は、おそらく準備不足が原因です。こういう時、何て説明すれば良いかわからない、発表時間に収まらず急にサマリだけ伝えてと言われたら...と、想像するだけでも様々な事態が挙げられます。しかし、事前に練習して準備することで分からないと感じる部分が明らかになるので不安は減り緊張せずにすみます。やってみましょう👊！
・プレゼンを口に出して行う
・発表時間を計ったり自分の音声を録音して聞いてみる
・説明が難しい、発表に詰まってしまった部分をチェックして発表内容と資料を修正する
プレゼンに慣れてきたら
発表することが少し慣れてきた、自信がついたと感じる方は更に分かりやすく聞いてもらえる工夫をしましょう。発表しながら聞き手の表情を確認して、理解していそうかなどを把握してみましょう✏️ 。聞き手の理解度に応じて補足したり時間を取ったりすることも重要です。また、スライドを切り替えるタイミングで接続詞をうまく活用することで、聞き手の聞く準備時間を与えたり、スムーズに話を切り替えたりすることができます。
皆さんいかがだったでしょうか? デザインする上でも、仕事をする上でも必ず誰かに自分が何を作成したか説明する機会があります。そんな時でも分かりやすく説明できたらいいなと考え今回の記事を作成しました😊 参考していただければ嬉しいです！
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