#012 手帳で自己管理する　ーアポイント整理編ー

※※2020年7月より自ブログを開設し手帳ネタは下記に再整理しております。実際のリフィルのダウンロードできるようにしておりますので是非ご利用下さいませ※※

【自作手帳】マイ手帳の極意！8年実践した自作手帳のこだわりを大公開！DLしてすぐに使えるリフィル付 | キャリアの実験室

ーーー下記、以前からの記事ーーー

これから少しずつ手帳活用について触れていきます。本日はアポイント整理についてです。

この手のスケジュール管理系の話をするとは大きく二つに分かれると思います。

①紙の手帳にすぐに転記するパターン
②カレンダーアプリに記載するパターン

大体の場合、外回りの人は前者が多く、外回り外の人は後者が多い気がします。ただ、私の場合はどちらでもありません。ズバリ

『①②のハイブリット型』

です。つまり良いとこどりを試みております。ただ、一方で両者の要素をいれるとなると

『両方やるなら二度手間で無駄じゃね？』

という反応が返ってきます。確かに面倒な側面もありますが、私の場合、カレンダーアプリは共有用であり、紙手帳が全体俯瞰用です。運用の負荷軽減は意識しながらもやはり両者のメリットを享受したいなと思うわけです。

また、共有という点では会社指定のツールを使わないと怒られるので、入れざるをえないという側面もあったりします。そのため、どちらかはざっくり書いて、どちらかは細かく詳細に書く、といった目的に応じた軽重は必要になるかなと思います。

ということで、今回は色々ありますが、紙で俯瞰するという側面に焦点を当てて述べます。これを手帳で実現する際、私はマンスリーのリフィルを使います。

まず、マンスリーの手帳を運用する上でポイントになるのは以下の5点です。

①色分けのルールを作る
②アポイント記載のルールを作る
③日程横断のプロジェクトも記載する
④フリクションを利用する
⑤省略語とメモを欄外に記載する

順に述べていきます。ちなみに、以前まではブロック形式のマンスリーリフィルにしていましたが、現在はガントチャート風のマンスリーリフィルにしています。（理由は上記③をやりやすいため）

☑色分けのルールを作る

私の場合はパッと見た時にこんな感じです。まぁパッとみてお分かりの通り、私の手帳は基本”真っ赤”です。

目に悪い。ということは重々承知の上で、このようにしているのですが、実は以下のようなルールで付けております。

赤：予定の確定事項
青：仮予定の内容＋文言の強調
黒：予定内容の説明

パッとみて赤いのが多いのは確定事項が多いからです。逆に赤くないところがフリータイムであり、そこで作業をするわけです。

そのため、平日でも休日でも手帳を開けば大体、この先どれくらい余裕があるのかがまず人目で俯瞰ができます。

☑アポイント記載のルールを作る

上記と合わせてルールを作っておくべきかなと思うのが、その日のマス目にいれるアポイントの予定です。これはどの手帳を使っていてもそうだと思うのですが

『情報が入りきらない！』

ということがよくあると思います。特に、外回りの際には、集合時間や場所、先方の名前を失念するなど失礼極まりないので絶対に間違えられません。

と、いうことで、上記を踏まえ、スペースが限られる中で、絶対に忘れてはいけないことを記載します。私の場合は以下の通り

・集合時間
・会議/営業先
・対応者
（その他備考）

です。この3つが抑えられば基本はOKだと思いますので、この3行が楽にできる形を模索するべきかと思います。（その他は大体の場合、集合場所や会の説明が入ります）

☑日程横断のプロジェクトも記載する

上記と合わせて意識したいのが

『ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄ管理です』

これは純粋にデイリーの予定と合わせて、日程をまたがる形で記載する必要があります。私の場合は、以下のような形。

元々一日が一行で横に展開されるので、縦がそのまま日程横断予定になります。そのため、縦の矢印をひくだけでﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄの記載が一元化できちゃいます。

☑フリクションを利用する

あと、これが一番大事だと思うのが、これです。

『リスケになった時に修正ができる状態』

これを常にキープしないといけません。予定などすぐにコロコロ変わりますので、ここは柔軟に対応できる状態になっていないといけません。

その点、普通のペンですと「消せない！」というリスクがはらみますが、フリクションであれば「消せる！これは仕える！」となったりします。

（※ちなみに、蛇足ですが真夏の熱さで手帳のフリクションで記載したところが全て消えるといいうアクシデントに見合われたことがあったのですが、じつはフリクションは冷凍庫など冷たい所にノートを置くと復活します）

ですので、手帳にはフリクションをペンホルダーに3色ペンを付けておくとよいと思います。なければペンホルダーのリフィルなどもオススメ。

レイメイ藤井 ダヴィンチ リフィル レザー下敷 聖書 DR113

☑省略語とメモを欄外に記載する

これはデイリーの考え方と一緒です。パッとみればわかると思います。該当箇所は、ココです。

私の場合は中央上に省略語を記載しており、一つ一つ番号がふられているのは、上記の会議体です。

これを元に、上記②のルールにのっとると、会議名を書かなくてすみます。特に中の仕事はウィークリーでの会議体が多く、ここを省略語だけでよくなるのはだいぶ楽です。

以上です。

今までの活用を考えると、新人時代に困るようなタスク処理やスケジュール調整系の機能の最低限は全てこれで網羅されると思います

☑自作手帳の作り方・活かし方バックナンバー

以下に今まで記載した自作手帳の作り方や活かし方に関する具体のアイディアを記載していますので、ご確認いただけると幸いです。

<Vol.00 自作の背景・考え方>
https://note.mu/dairy_habit/n/nec53b665e857

ー1.タスク・スケジュール管理等のビジネスハウツーに活用できるー

<Vol.01 自作手帳の作り方>
https://note.mu/dairy_habit/n/n4de1229bd50c

<Vol.02 タスク処理の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n5f34f5e51bca

<Vol.03 スケジュール目標設定の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n2d2b0c06c2af

<Vol.04 メモ・ノート整理の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/ncd8f39c931e8

<Vol.05 アポイント整理の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n1c3b64a7bebd

ー2. 今後のキャリアや自分の行動指針の整理などにも活用できるー

<Vol.06 キャリア年表の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/ndb2bcfcfca8e

<Vol.07 目標達成の仕組の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/ndacf5bcf0905

<Vol.08 おカネ管理の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n3a83af48b610

ー3. 自分にカスタマイズさせてライフログの一元化や活用もできる

<Vol.09 ライフログ蓄積の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n46f23d11442b

<Vol.10 ライフログの有効活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n03466ef4171f

<Vol.11 ワークライフバランスの活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n398f0aa1ff77

<Vol.12 自作手帳の活用強化>
https://note.mu/dairy_habit/n/n0a8f311abe14