テレワーク開始通達から翌日には全従業員160名が在宅勤務を開始した方法3

前回までにテレワークの準備に関して簡単にお伝えしました。
■1回目はPCのハードの準備関してお伝えしました。
https://note.com/daichan_dream/n/nb5134718d1f0
■2回目はデータの準備編に関してお伝えしました。
https://note.com/daichan_dream/n/n72fdd253edbb

今回はテレワーク突入してからの動きになります。
出来たらこれも事前に決めておく方が混乱はしないですが
緊急でテレワークを実施するのであれば、開始初日に決めても
問題はないかと思います。

1.コミュニケーションツールの選定
今までは対面でやり取りできたことが出来なくなります。
かといって何から何まで電話がかかってきても正直、鬱陶しいですし
仕事になりません。メールのままでいくのか、気軽に連絡を
取れるようにするためにチャット形式でコミュニケーションが取れる
サービス(チャットワーク、スラック、teams、LINEなど)を
導入する検討するもいいです。

2.連絡先一覧の作成
コミュニケーションツールを使用していても緊急の場合は
気づきにくいことがあります。そこで緊急を要する場合には
電話をするようにしています。そのために連絡先一覧を
公開しています。EXCELやスプレットシートやグループウェアに
まとめておくのがいいですね。

3.問合せ先一覧の作成
業務的なことで他部門にどうしても緊急で連絡が必要な場合は
上記とは別の責任者だけに絞った問合せ先一覧を用意していると
何かあった際に便利になります。

4.Q＆Aサイトの作成
IT部門でもよくあるのがテレワークが初めての試みで
ちょっとしたことで、問合せが爆発的に増えることがあります。
1件ずつ対応しているとキリがないので、2件以上来た問合せに関しては
Q&Aを作成してグループウェアに公開しています。
まず社員はそこを見てもらってから問合せするようになっています。
これはIT部門に限らず、どの部門でも当てはまることなので
初期のうちに作成しておくとテレワーク終了後も使えるので便利です。

5.会議の方法について
やすがに会議をチャットツールやメールだけで完結するのは
難しいです。そのためビデオ通話サービスを利用することになります。
zoom、hangout meet、Skype、teams、LINE、チャットワークなど
接続方法もツールによって異なるので、招待制のものは
誰が何時までに招待するのかなどを予めルール化した方が混乱しません。
また機能として画面共有や録画など必要な機能があるかも
チェックすることが大事になります。

6.社内の電話に関して
テレワーク期間中に社内に電話がかかってきたものに関しては
下記のパターンが考えられます。
①転送してもらい、社員がうける。
②留守番電話する。
③自動音声案内などで担当の社員の電話番号にかけるように促す
④電話代行業者に一次対応をしてもらい連絡があった報告を受けて
　対応する。
電話会社との契約内容や電話の主装置などによってできることが
異なるので確認が必要になります。

7.社員のサボり防止
必ずメールやチャットでスケジュールを送ってもらいます。
そして1日の終わりにはその実績が見えるエビデンスとともに
報告をもらいます。ある意味、プロセスは無視して結果が出てたら
サボっていてもいいと言う考え方でいいのではないでしょうか？
とは言っても1日で結果が見えにくい部門に関しては1時間に1度
進捗を上席が確認するなど工夫を凝らしたら1時間ごとに報告が
求められるので、サボりにくくなるかと思います。

以上が中小企業のテレワーク実施編でした。
現在もテレワークが続く中でお役に立てそうなことがあれば
追加で発信しますが、今のところで構想していたものは
テレワークシリーズはこれが最後の投稿でした。

気になる点や質問などありましたら、コメント頂ければと思います。