【社長ブログ】～経営者の私が7つの習慣から学んだもの　第３の習慣～

株式会社クレアライズ　代表取締役のOkaです。

IT企業を経営する私がもっとも影響を受けた一冊が「7つの習慣」です。今日はこの有名な書籍について、ご紹介したいと思います。

今回は本書の基本である、第３の習慣「重要事項を優先する」について考えてみたいと思います。

７つの習慣とは、以下の習慣を身につけ、実践することです。
序章『パラダイムシフト』
第1の習慣『主体的である』
第2の習慣『目的を持って始める』
第3の習慣『重要事項を優先する』
第4の習慣『Win-Winを考える』
第5の習慣『理解してから理解される』
第6の習慣『相乗効果を発揮する』
第7の習慣『刃を研ぐ』

第３の習慣は重要軸と緊急軸でマトリクスを作り、緊急ではないが、重要なことに時間を使うことが大事だという話ですが、当初はこれがなかなか実践できず苦労しました。

簡単な説明！

「緊急軸」と「重要軸」で4つの領域のマトリクスから時間を整理します。
第1領域：「緊急」かつ「重要」
第2領域：「緊急」ではないが「重要」
第3領域：「緊急」だが「重要」ではない
第4領域：「緊急」でも「重要」でもない
普段私たちは「緊急軸」（第1、第3領域）をベースに活動しがちです。
これだと、時間や精神的に余裕がなくなり質の高いパフォーマンスが発揮できません。一方、第２領域の活動を広げれば、重要なことにフォーカスでき、経営者として余裕をもって取り組むことができようになります。どの領域に時間を使うかが、結果を左右します。

計画的に！

私の失敗！

第3の習慣は今までの習慣に比べると分かりやすいです。
しかし、スケジュール管理が甘く、時間を無駄に使っていた私は、第2領域：「緊急」ではないが「重要」なことに時間を使えずにいました。
創業当時は、さまざまなことを自分でやらないといけなかったので、サラリーマン時代よりも忙しくなり「緊急軸」で行動することが多くなっていました。
先ずは自分が１週間をどのように過ごしているか！？を振り返ることから始め、自分の時間の棚卸しをしました。

見える化してみる！

1日を1時間単位で書き出し、まずは1週間の自分の行動を見える化します。意外に第4領域の「緊急でも重要」でもないに時間を使っていることがわかり、これを削ることにしました。削った時間を第2領域の「緊急ではないが重要」に時間にあてることにしましたが、そこに落とし穴がありました。
私はこの第4領域でストレス発散や緊張を緩和していたので、この時間を無くしてしまったことでストレスが溜まり、その結果、生産性が落ちる事態に陥ったのです。
この施策は緊急的に短期間なら効果がありますが、長期的に行うことではないことが分かりました。

長期ではムリ！

取組

時間割のコントロールだけでは問題は解決しませんでした。
日々の行いを変える必要がありそうです。

目指すは緊急対応を減らすこと
なにが問題なのかをもう一度考えると第1領域の「緊急かつ重要」を減らすことが重要なので、ここの領域が多くなる原因を考えることにしました。
日々時間がないなかで、「いつ考えるんだ」って話になりますよね。ここで第4領域を使って短期的に対応することにします。
今までは定期的に行う業務を期限が来てから実施していたので、少しの手違いが大きな失敗につながり、緊急度がMaxになっていたのです。多くのタスクを自分1人だけでやろうとしたことも失敗の原因の１つでした。

緊急対応！

システム開発の経験
課題が整理できたので、どう改善するのかを次に考えました。
システム開発でもこの第3の習慣をやっています。スケジュール管理と状況に応じて、できる人に助けてもらうようにします。

要するに緊急になる前に、やってしまうことをルールにしたのです。
やるべきことを精査しプライオリティを決めてスケジュール化する。そして、全てを自分だけでやらずに、アウトソーシングも活用しました。

緊急度が高い場合は、以前は締め切りが気になり、ストレスを感じていましたが、日程に余裕を持たせるスケジュールによって、多少遅れても大丈夫と言う余裕ができました。目の前のタスクに集中することで、仕事の質を高めると同時にスケジュールの遅れも無くなりました。
この結果、第1領域の緊急なものが減り、代わりに計画的に第2領域の「緊急ではないが重要」なことに時間を割けるようになったのです。

順調！

一度スケジュールが回りだせれば、後は流れに乗ればよいだけなので、仕事は順調になります。いつも緊急なタスクに追われているなら、一度第３の習慣を取り入れ、時間の棚卸しをしましょう。やるべきこととやってはいけないことに仕分けし、自分の行動を変えてみるのです。タスクを整理し、準備に時間を使うことで、重要なタスクに集中できるようになります。

・・・

まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は第３章「重要事項を優先する」のお話をしました。タスクを洗い出し、やらないことを決め、余裕を持って仕事をすることで、緊急ではない重要なことに時間を使えるようになります。緊急対応を減らし、戦略作りに時間を使うことで、経営者は結果を出せるようになるのです。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
また次回、お会いしましょう。

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