会計freeeとAmazon Businessを連携してみた
MF会計を利用していたのを会計freeeへ移行する作業を行っています。
その中でAmazonからの購入取引が多かったため、連携機能を実装してみました。
環境
会計freeeプロフェッショナルプラン
Amazon Business アカウントで備品や消耗品等を多々購入している
Amazonからの引き落としはデビットカード(★ここが今回のネック)
デビットカードの引き落とし銀行口座はfreeeに連携済み
freeeとAmazon Businessの連携設定
連携設定は本当に簡単でした。
やり方はfreeeのヘルプセンターページに記載されている通りやればできます。
※Amazon Businessにログインできるアカウントを持っていないと連携はできないです。アカウントを保持していない担当者の方はアカウントを発行して貰う必要があります。
連携されたAmazonアカウントはfreee内に「口座」として「流動負債(未払金)」として自動に登録されました。
連携設定後の仕訳
「Amazonビジネス」という口座ができたので、さっそく仕訳をヘルプページを参考に登録しようとしました。
freee社側の考え方は下記の流れを想定して構築されています。
消耗品費 / Amazonビジネス(未払金)
Amazonビジネス(未払金) / クレジットカード(未払金)
クレジットカード(未払金) / 銀行口座(Cash)
Amazonで購入した時点で費用と未払金を計上して、
クレジットカードで引き落とされた時点で未払金の科目振替を行い、
銀行口座からクレジットカード利用料が引き落とされた時点で未払金を取り崩す。
こんな流れです。
なので下記の連携は必須となる事がわかります。
Amazonビジネスのアカウント連携
Amazonに登録している決済クレジットカード連携
銀行口座連携
そして上記2.
Amazonビジネス(未払金) / クレジットカード(未払金)
の振替仕訳を自動仕訳登録しておけば、
明細取り込みを連携した際に自動で仕訳を登録してくれるとのこと。
振替処理は「自動で経理」から1件1件振替登録を行えますが、「自動登録ルールの設定」からamazonの明細を自動化にチェックを入れて登録することで、クレジットカードの明細取得時に自動で振替処理がされるように設定を行う事ができます。
取引内容：「ＡＭＡＺＯＮ．ＣＯ．ＪＰ」等と入力します。
取引口座：決済が行われるクレジットカード口座を選択します。
マッチ条件 : 「部分一致」を選択します。
マッチ後のアクション：「振替を登録する」または「振替を推測する」を選択します。前者の場合、自動で振替処理が行われ便利です。
振替先口座：Amazon口座を選択します。
クレジットカードの取引明細「ＡＭＡＺＯＮ．ＣＯ．ＪＰ」をキーにして
未払金の科目振替を自動で行える、なんと素晴らしい。。
しかし、ここで問題が発生・・・。
どんな問題が起きたか
そもそもデビットカードを利用していたので上記1～3の流れにならなかったです。
Amazonに登録しているカードがデビットカードだと、
すぐに銀行口座から引き落とされます。
そのためそもそもfreeeとクレジットカードを連携する必要がないのです(口座連携対象にも存在していなかった)。
仕訳で言うと、
消耗品費 / Amazonビジネス(未払金)
Amazonビジネス(未払金) / 銀行口座(Cash)
となります。
これだけ見ると1つ仕訳が減ってさらに効率化されたように見えます。
最大原因：引き落とし銀行口座の明細表記が「デビットカード」
銀行口座から引き落とされる取引明細は「デビットカード」で表示されます。
※利用銀行等により細かい表記は変わると思いますが。
そのため下記の2つの問題が生じました。
Amazonビジネス(未払金) / 銀行口座(Cash) の仕訳登録を探し当てる必要がある
自動仕訳登録が困難になる
デビットカードはAmazon以外にも利用しており、
銀行口座明細を見ただけでは「デビットカード」しか表記されていないので、どれがAmazonの引き落としで、どれが他のSaaSツールの引き落としか判別がつきません。
（結局Amazon連携以外にも派生している話ではありますが・・。）
また、「ＡＭＡＺＯＮ．ＣＯ．ＪＰ」をキーとして自動仕訳登録をしたいのに、デビットカード利用だと銀行口座明細に「デビットカード」と表記されているので自動仕訳登録が不可能となりました。
取った暫定対応
消耗品費 / Amazonビジネス(未払金) の仕訳
まずfreeeの「自動で経理」から費用科目を入れて登録していきます。
ここはfreee社側が想定している操作と全く同じです。
Amazonビジネス(未払金) / 銀行口座(Cash) の仕訳
freeeの「自動で経理」から下記の条件で検索して口座振替登録を1つ1つ登録していきました。
絞り込み条件
口座：引き落とし銀行口座
金額：〇〇,〇〇〇 (★上記で登録した仕訳の金額)
取引内容：デビットカード
いや、、効率化に逆行していますよね・・・。
もっと他に方法があるのかもしれないですが、
とにかく入社後早々に会計システムをfreeeへ移行し月次を1人で締めないといけないので取り急ぎこの方法で対応しようと、、
今後の恒久対応
私は運用をシステムに当て込むのではなく、システムに運用を当て込んでいくのが正解と思っています。
変に想定と違う操作やカスタマイズをしてしまうと、アップデートがあった際に対応が不可能になったり逆に手間がかかったりするからです。
なのでデビットカードをやめて普通のクレジットカードをAmazonに登録してfreee社側が想定している利用方法に合わせることで解決しようと思います。
なんだ、そんなのすぐできるじゃん！と思うかもしれないですが、ここがスタートアップ企業だと意外と大変な影響があったりします。
それが・・
「クレジットカードの限度額がいっぱいになってしまった！！」
これです。
この事象を避けるためにデビットカードを利用していた背景がありました。
例えば、SaaS企業に欠かせないAWSの決済とかをクレジットカードで行うとすぐに限度額がいっぱいになって他のツールの決済ができなくなった。すぐに支払対応しないと使ってるツールの利用を止められてしまう、急げ何とかして！みたいなことは前職でもありました。
人が足りない中、毎月クレカの限度額に怯えるのであればいっそデビットカード利用してその呪縛から解き放たれた方がリスク回避として（精神衛生上も）良い案ではあります。
結論
まずは量が多いAmazonビジネスだけは普通のクレジットカードに切り替えて、freee社側が提示しているやり方に合わせる運用を取る形にします。
限度額には気を付けつつ・・。
ではまた次回。
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