ミニマムバックオフィスのSaaSツール連携図を描いてみた
コーポレートで働く方にとって、バックオフィスツールはかなり重要になります。
特に創業間もないスタートアップ企業はこの辺りは大体綺麗に運用されていないケースが多いかと思います。
そこで最低限これだけは揃えた方が良いミニマムのバックオフィスSaaSツールの連携図を描いて紹介します。
昨今のバックオフィスツールの動向
昨今のバックオフィスツールは本当にたくさんあり、「このSaaSツールさえ入れておけばバックオフィスの全てが完璧になる！」というものはありません。
とてもニッチな業務に対応するSaaSツールもあったりと、業務単位で細分化されているのが現状です。
その細分化された各SaaSツールをAPIで連携し、効率的に業務を遂行する事が求められています。
しかし、各社の業種業態によって合う合わないがあったりするので、どんなツールを入れれば良いのかが悩みの種となります。
ただうまく使えばバックオフィスもテレワークで業務ができるようになるため、その選定はかなり重要なものとなってきます。
ミニマムSaaSツール連携図
早速本題に入りますが、入社間もない私が今実際にやろうとしていることを下記の図で表してみました。
最低限、これだけやっておけば何とか効率的に仕事ができそうだなと考えて作成したものになります。
今後もっとたくさん連携させてあれやこれややりたいのですが、それはまた追々書いていこうと思います。
私は「極力最小限のバックオフィスツールを全社員に使ってもらう」ことを心がけています。
様々なSaaSツールを導入してコーポレート部門の作業が効率化されたとしても、勤怠管理はこのツールで、経費精算はこのツールで、給与明細はこのツールで、、、といざ使っていく他部署の社員がいちいちブラウザを開いて入力していくことは全体最適としてNGです。
これは昨今の業務ごとに細分化されてきているバックオフィスSaaSツールの現状から陥りやすい問題になります。
最低限必要なSaaSツールとは
私は労務・経理・法務・全社の4つの観点を重視し、下記の6個の業務を自動化すべくツール構成を検討しました。
勤怠管理
給与計算
会計システム
ワークフロー
契約書管理
コミュニケーションツール
1.労務に必須なツール
従業員に給与を支払うことは会社として重要です。
そのため勤怠管理/給与計算のツールは必須となります。
上記の図では、勤怠管理と給与計算は同じツールにまとめています。
今後HRシステムを導入したりとなると、給与計算は別に切り出す事が検討にあがります。
2.経理に必要なツール
コーポレート部門で経理は必ずすべての取引を記帳し、BS/PLを作成します。
このBS/PLを基に経営者が意思決定をしたり、年末に申告を行ったりするため会計システムは重要です。
SaaSの会計システムの多くは銀行のネットバンキングやクレジットカードとAPI連携しているので、わざわざ入出金明細をダウンロードしたりする必要はありません。
また、freeeでは経費精算申請等のワークフローも備わっているため、Excelで毎月従業員が申請してそれを集計するといった作業がなくなります。
ワークフローを導入すれば、取引の承認履歴も残りますし、「この請求書の内容が知りたいけど誰に聞けばいいかわからない・・」時に申請を検索して内容を把握することも可能となります。
3.法務に必要なツール
契約書は会社の重要な書類となります。
経理が仕訳を記帳する時、税務調査が入った時など様々な場面で利用される書類となります。
よくWordから紙に印刷して製本し、代表印を押印してレターパックで郵送といった古典的な方法を採用している企業もありますが、私は下記の理由から電子化を推奨します。
印紙税が不要となる。
紛失するリスク/保管コストが低減する。
製本押印のために出社する必要が無くなる。
まず電子契約で契約締結する場合、収入印紙が不要となります。
いちいちこの書類は収入印紙いくらで、、なんてやってられないですよね。。
また、収入印紙の添付漏れについて税務調査で指摘ランキング上位にあると思っています。
何故なら印紙税に関しては、税理士が会社に代わって国税庁とやり取りができない法律になっているからです。
(私も収入印紙添付漏れで過怠税を払った経験があります。。。)
税理士法においては、印紙税は税理士業務の対象税目とされていませんので、税理士が、印紙税に関して国税通則法に規定する「税務代理人」に該当することはありません。
そして、紙の書類だと紛失したり保管するためにキャビネットを買ったりとかなりのコストが発生します。
最後に、電子契約にしてしまえば製本押印のために出社する必要が無くなります。
他の部署はテレワークなのに、コーポレートは押印があるから出社しないと・・みたいな話は本当に不公平だなと思っています。。
cloudsignはfreeeとも連携機能があるため、freee内で承認が下りた契約書が自動でcloudsignへ下書き保存されるようになります。
Slackとも連携機能があるため、承認者はSlack内で承認/送付が可能となります。
4.全社で必要なツール
テレワークが進んだ昨今、コミュニケーションツールとしてチャットツールは必須になっています。
チャットツールを使うことで、全社員へのお知らせ等をすぐに共有可能であり、社員同士のやり取りも業務ごとに部屋を作って円滑に行うことができます。
そして、Slackは連携が取れるSaaSツールの種類が沢山あります。
上記の図でもわかるように、すべてのSaaSツールと連携しています。
これにより、承認者は申請が上がってきた時にいちいちSaaSツールを開かずともSlack内で承認が可能となり効率化が図れます。
最後に
ここまで書いてきましたが、あくまでミニマムとして最低限のものを紹介してきました。
いかに効率的に設計し導入するかが全社に影響するので慎重にかつ大胆に進めていこうと思ってます。
今後はSSOを入れたりMDMを入れたりと情シス的なツールも導入設計をしていくのでカオスマップを作ってみようかなと思っています。
ではまた。
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