オンラインコミュニケーションでの課題と解消方法

こんにちは、コドモンのプロダクトデザインチームの佐藤です。今回はオンラインでのコミュニケーションについてお話しします。弊社でもコロナ禍でコミュニケーションの方法が大きく変わりました。「ジョインしたらどのようにコミュニケーションを取ればよいか不安」と感じる方の参考となれば嬉しいです。

コロナ禍でのコミュニケーションの変化

完全リモート勤務当初

コドモンでは2020年の3月に緊急事態宣言が発令された際、完全リモート勤務に切り替わりました（現在は新型コロナウイルスの感染拡大の状況に応じて、柔軟にリモートワークの方針を変更しています）。リモート業務に最初は戸惑いもありましたが、必要に応じてSlackやGoogle Meetでコミュニケーションを取っていました。

スペチャ導入

円滑なコミュニケーションを目的に、2020年8月にバーチャルオフィスの「SpatialChat」（通称スペチャ）が会社全体で導入されました。

SpatialChatは、「距離」の概念を取り入れた新感覚のビデオチャットツールです。2次元の仮想空間に参加者のアイコンが表示されており、会話したい人同士がアイコンを近づけることで、お互いの声が聞こえるようになります。距離が近づくと声が大きく聞こえ、遠くなると小さくなって聞こえなくなります。

https://news.mynavi.jp/article/remotework-17/

スペチャのおかげで、オフラインで声をかける状態に近い感覚で、気軽にコミュニケーションができる環境になりました。スペチャにいる開発チーム全体の様子はこちらの記事で紹介しているので、良かったら見てください！

【2023年2月21日 追記】
現在は「Gather」を導入しています。

スペチャが導入されたが……

開発チーム全体でスペチャが浸透していくなか、しばらくの間デザイナーの姿はありませんでした。オンラインで自分の作業に没頭できる環境に慣れてしまい、突然の声掛けに戸惑いがあったからです。デザイン業務のフローも、誰にも相談をせずに一人で黙々とデザインカンプを作成して、完成したらチーム全員にレビューをしていました。

スペチャをうまく活用できていない状態が続くなか、プロダクトデザインチーム内で課題を洗い出す会を実施したとき「スペチャにデザイナーがいない」が挙がりました。話を深ぼっていくと「ジョインしたばかりで右も左もわからず、誰かに聞きたいけれど聞きづらい」「カレンダーで予定を押さえるほどではないけれど、ちょっと話したいときにハードルがやや高い」「ミーティングが多くてスペチャへの滞在を忘れる」などが出てきました。そこで、スペチャで気軽に声をかけられる状態にするべく、固定の時間をスケジュールで押さえました。

コミュニケーションを見直した結果

一定の時間はスペチャへの滞在を意識づけるようにしたところ、いきなり声をかけられることへの抵抗感は薄まりました。スペチャにいたほうが声をかける側のハードルが下がり、気軽にデザインの相談ができるよさを改めて感じました。プロダクト開発部全体でみると、モブプログラミングやレトロスペクティブなど、アジャイル開発手法のひとつであるXP（エクストリーム・プログラミング）にのっとりコミュニケーションを重視した開発をする動きも相まって、デザイナーも自然と滞在するようになりました。エンジニアのメンバーから、コーディングの質問や実装をするうえでのデザイン相談など、気軽にコミュニケーションを取ってもらえるようにもなりました。

オンラインのコミュニケーションの課題と解決方法

以前よりコミュニケーションのしやすさは改善されましたが、課題も感じています。解決方法を交えてご紹介します。

その1.  周りの雑音が気になる

リモート勤務で一人で集中できる環境に慣れたせいでしょう。オフラインでは当たり前だった雑音が気になるようになりました。スペチャにたくさんのメンバーが集まると、常に声が聞こえてしまい、集中が一旦途切れてしまう場面もあります。

現在は、作業に集中できるように専門のルーム（通称DEV-もくもく作業-Room ）を用意して、コミュニケーションをするルームと区別しています。雑音の聞こえかたについては、イヤホンマイクを使用するのも一つの手段です。最近だと、耳を塞がず疲れにくい「骨伝導イヤホン」を使っているメンバーがコドモンでも増えてきています。「Shokz」の製品が人気のようです。

その2.  ジョインしたばかりのメンバーは声がかけづらい

ジョインしたばかりのメンバーは周囲と打ち解けておらず、相手の雰囲気が掴めていないので、自ら声をかけにいくのはハードルが高いです。

プロダクトデザインチームでは、ジョインしたばかりのメンバーがいつでも声をかけられるように、常にスペチャに滞在しています。加えて、毎日15分程度相談する時間を設けて、コミュニケーションをする機会を作っています。また、メンバーがもっともコミュニケーションを取りやすい方法で、やりとりするように心がけています。最近ジョインした中居さんも、最初はスペチャでのコミュニケーションに慣れておらず、少し戸惑ったそうですが、しだいにSlackで声をかけるよりハードルが低いと感じて、話しやすくなったようです。

デザインレビューのほかにも、「案件を進めるうえで誰に聞いたらよいか」など、業務フローの相談もしていたようです

その3.  雑談の機会が減りがち

オフラインのときはちょっとした息抜きで雑談をします。しかし、オンラインの場合だと、まず相手の時間を伺うことから始まる必要があるので、大げさに感じます。

プロダクトデザインチームでは、毎日定期的に行っているミーティング（通称日例）の空き時間や、2週間に一度の「もやもや★発散会」で雑談の機会を設けています。「もやもや★発散会」では、日例と雑談の中間くらいの話をしています。マーケデザインチームでは、毎日15分雑談する時間（通称🍊コタツでみかん🍊）を設けていたりなど、チームや部署ごとに工夫しています。

この日の「もやもや★発散会」は、デザインシステムの今後の取り組みや、保護者アプリのお知らせのライティングについて、盛り上がりました！

その4.  カメラオン / オフのコミュニケーションへの抵抗

スペチャでカメラオフにして、顔を映し出さないコミュニケーションに抵抗感を持つ人もいます。表情が読み取れず、声だけで相手の様子を判断するのが負担だと感じてしまうからです。一方で、カメラオンにした状態で会議が続くと、常に相手から顔を見られているうえに、視線も外しにくいため、ストレスになります。

プロダクトデザインチームでは、切り替えを大事にしています。日例や議論が発生する普段のミーティングでは、表情から相手が考えていることがわかるようGoogle Meetを使い、カメラオンでコミュニケーションをしています。逆に、小数人でちょっと相談したいときは、カメラオフのままです。

終わりに

いかがでしたでしょうか？ オンラインでのコミュニケーションで感じる課題はそれぞれだと思います。チームで話し合って、よりよい方法を見つけていきたいですね。ぜひ参考にしてみてください！ 

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