【必読】アウトラインやストーリー構成を考えずに資料を作り始めてしまう人の共通点と改善ポイント

ここあんです。どうもです

仕事において、効果的な資料作成能力は重要なスキルの1つ

しかし、中にはアウトラインやストーリー構成を立てずに資料作成を行なってしまう人もいます

今回は、なぜそのような人々がアウトラインやストーリー構成を立てて資料作成ができないのか

その要因の仮説
そして、改善によって得られるメリット

なぜそれが重要なのか、を私なりの意見として最後にまとめてみています

まず、アウトラインとは、資料作成やプレゼンテーションにおいて、情報を整理し、論理的な構造を持たせるための枠組みのことを指します

ある意味、「目次を立てる」行為に近いです

このアウトラインを作成することによって、どの順序で情報を提示するかや、どの情報を重点的に扱うかを事前に考えることができます

これに対し、ストーリー構成を練ることは、アウトラインよりも更に肉付けした形

情報をストーリーのような形式に組み立てることは、聴衆や読み手にとって理解しやすく、魅力的なプレゼンテーションや資料を作成する上で欠かせないものとなります

個人的にはこの2つを資料作成前にしっかり明示化することで80%進んだようなもので、最も効率的に資料をFixさせやすいのですが、自分の担当領域の部下や仕事仲間、クライアントサイドの中には行き当たりばったりで資料作成をしている人がわりといます

なんでそれができていないとわかってしまうのか

それは、資料作成の途中経過を拝見すればまず一発でわかることが多いです
アウトラインやストーリーを組み立てられていれば、途中の資料であっても全体像がわかるからです

また、完成した資料を説明されている時にもそれはわかります

なぜなら、作成者自体が支離滅裂なことを話したり、資料にない話を口頭で補足し出したりするからです

一部の人はそれでうまくいったと思っている気もしますが、実はこの手の資料作成レベルに留まってしまう人たちは、自分が影で何と言われているかは知る由もないかもしれません

では、なぜアウトラインやストーリー構成を立てずに資料作成を行なってしまう人々が改善できないのでしょうか

それにはいくつかの理由が考えられます

●資料作成前にアウトラインやストーリー構成を練ることをしない要因

■時間の制約

アウトラインやストーリー構成を立てることには、一定の時間と労力が必要です

仕事においては、締め切りやスケジュールに追われることが多く、時間が制約されることがあります

そのため、アウトラインやストーリー構成を立てることが犠牲になり、結果として資料の品質が低下することがあります

たとえば、あるプロジェクトの報告書を作成しなければならないとします

しかし、他のタスクや緊急な依頼が重なり、時間が迫っています

そのような状況では、アウトラインやストーリー構成を立てることをスキップして、情報を書き出すだけの資料を作成することに誘惑されるかもしれません

時間的制約を理由にやるべきことを回避してしまうと、結局数年間そのままになる
そんな傾向が想像できます

■スキルや知識の不足

アウトラインやストーリー構成を立てることは、資料作成における高度なスキルや知識を要する時もあります

例えば、論理的なフレームワークの構築やストーリーテリングの技法を持ってる方が組み立ては早いかもしれません（個人的にはあまり意識したことないですけど...）

これらのスキルや知識を持っていない人々は、アウトラインやストーリー構成の立て方に自信が持てず、それを改善することが難しい理由の1つになるのかもしれません

仮に社会人1年目や、資料作成の初心者であっても、これらのスキルや知識を身につけることは誰でもできます

例えば、関連する書籍やオンラインコースを利用したり、プロの資料作成者にアドバイスを求めたりすること

ここがネックとなっているなら即座に学習をするべきかもしれません

■ 慣れや依存

アウトラインやストーリー構成を立てずに資料作成を行なってしまう人々には、その方法が彼らにとっての「慣れ」や「依存」となっている場合があります

おそらくこの要因が一番多いはず

これまでの経験や習慣に基づいて資料を作成しており、アウトラインやストーリー構成を立てることが必要ないと信じているかもしれません

この手の傾向がある人の代表例は誤植が多かったり、プレゼン自体の振り返りをしない傾向があります

しかし、こういったある意味やっつけ仕事を続けてきた前提の経験に頼るだけでは、実は聴衆の理解度や興味を引く能力を最大限に引き出すことが実はできていない可能性が高いです

あの人は、ああいう人だから

裏でそんな風に片付けられて、割り切った仕事しか振られない可能性もでてきます

それでも慣れた環境で楽をして仕事していたいのであれば、それはそれで良いこととも思いますが、後で後悔する場合があることは注意が必要です

以上です

これらの理由により、アウトラインやストーリー構成を立てずに資料作成を行なってしまう人々は、その方法をいつまでも改善できない傾向があるように思えます

しかし、そんな方々でもアウトラインやストーリー構成を適切に活用した時に、圧倒的な資料の品質や効果を向上させられることに気付けるチャンスはあるのです

本当は実践して体感する方が身に染みるような気がしますが、このアウトラインやストーリー構成を練ることの重要性を以下のようにまとめてみました

●資料作成前にアウトラインやストーリー構成を練ることの重要性

■情報の整理と論理的な構造

アウトラインは、情報を整理し、論理的な構造を与えるための道具です

アウトラインを作成することによって、情報の順序や関連性を考慮することができます

それによって、聴衆や読者が情報を理解しやすくなります

■聴衆や読者への伝達効果

ストーリー構成は、聴衆や読者に対して情報を魅力的に伝える手法です
ストーリーの要素を取り入れることで、情報がより親しみやすく、興味を引くものになります

人間の脳は、物語やエピソードによって情報をより長期的に記憶しやすくなる傾向があると聞いたことがあります

資料の提示先の相手のことをイメージしながら、その人にあった要素やシーンをストーリー上に加えていく行為が、プレゼンや商談の決定率を変えます

■効果的な伝達と説得力の向上

アウトラインやストーリー構成を活用することで、情報の伝達効果や説得力を向上させることができます

適切な情報の順序や強調ポイントを設定することで、聴衆や読者が重要なメッセージを把握しやすくなります

またこの能力が向上すると、資料以外に会議中の咄嗟の質問に対するアンサーがわかりやすくなっていったり、自分の考えをまとめる際の頭の回転具合も格段に上がったりします

上記以外にもこれを取り入れるメリットはたくさんあります

丁寧な仕事ぶりやロジカルな思考は周囲を巻き込む材料になります

こんな風に資料だけでなく、最終的には物事の捉え方と会話も含めたアウトプット能力までアップしてくれるという一石二鳥にも三鳥にもなる話

プライベートでも様々な交渉ごとや意思決定のプロセスにスピードと効果を実感できたりするかもしれません

最後にまとめとして、今回のテーマを書いた一つの理由をお伝えしておきます

それはChatGPTをはじめとする対話型AIの今後の進化や導入の流れを捉えた場合、ロジカルシンキングであったり、コードを書いてプログラムを設計したりしている人たちと同等の頭の整理ができないと、宝の持ち腐れ感になりうるからです

もちろん、この資料のアウトラインやおおよそのストーリーをAIに考えてもらうこと自体もできることは確か

ただ、AIに頼り過ぎないことだけは注意が必要かと思います

何せ、プレゼンや商談相手の情報は持ってないのだから

ベースはGP-4を使って、その後相手に合わせた修正箇所に尽力するなど、やり方の工夫は必要そうですね

そんな背景もあって、今回は仕事でアウトラインやストーリー構成を立てずに資料作成を行なってしまう人々がそれをいつまでも改善できない要因を書いてみました

時間の制約、スキルや知識の不足、慣れや依存がその要因となっている可能性は大きいです

しかし、アウトラインやストーリー構成は、資料作成の品質や効果を向上させるための重要な要素

初心者でも学ぶことができるスキルや知識がありますので、それらを活用して資料作成の改善に取り組むことをお勧めします

本記事をきっかけに、アウトラインやストーリー構成を意識して資料作成に取り組むことで、効果的な伝達と聴衆の理解を促進し、より一段と「成功」を手にするための一歩を踏み出してもらえたら何よりです

※尚、アウトラインやストーリー以外にも資料作成能力の向上を目指したい方はこちらの記事も参考にどうぞ

了