会社行事もタイパを意識!通勤時間を勤務時間に変える取り組みとは?
当社ではこの12月をもって2024年度の第1四半期が終了します。四半期ごとに業績の振り返りを中心とした社員総会を実施するのですが、各部署からの業績発表でかなり時間がかかってしまうのがネックでした。
社員アンケートではたびたび「発表の時間が長い」「せっかく集まるのに話を聞いてばかりでもったいない」という声があがっていました。そこで、対話を最大限活かせるような総会にするため、新しい取り組みを始めました。
業績発表を事前に実施。当日は質疑応答のみ
それは、いつもは総会当日に発表していた業績振り返りを事前に動画で保存しておき、社員が当日までに視聴しておくというもの。当日は発表内容を踏まえた質疑応答のみを実施しました。
そうすることで発表時間をゼロにして、質疑応答に注力することができるようになったのです。
動画の様式は自由。持ち時間はひとり約2分
事前共有する形式がパワーポイントなどのスライド資料ではなく動画だったのは、当社が動画を使ったABILI Clipというサービスを運営しているからです。動画には、文字や画像以外の動作や表情、音声なども伝えられるという利点があります。通常、外食や小売など、サービス業の現場教育やマネジメントでご利用いただいていますが、今回は社内タスクで利用しました!
ABILI Clipでは複数の動画をまとめて「ToDo」というタスクリストを作ることができます。今回は15本の動画で一つのToDoが作成されました。視聴時間は約40分です。総会本番までに全員がこの動画を視聴終了するよう、実行委員が管理画面を使って進捗をチェックしていきます。
40分もあると冗長になりがちですが、BGMをつけてみたりAIを使った音声ナレーションを使ったりと、投稿者ごとに様々な工夫をこらした動画が登録されていました。
動画視聴も効率的に
さて、事前視聴することで当日の時間を有効に使う道が開けました。この動画視聴を快適に効率的に実施してもらうための機能も紹介させてください。
1.40分の動画が20分で終了!倍速再生機能
ABILI Clipでは0.5~2倍までの再生速度が選べます。2倍速なら40分のToDoが20分で完了できてしまいます。
ちなみに、カーソルを手動で早めて終了させると視聴済みにならない仕様になっているのでズルはできません。
2.通勤時間が勤務時間に。移動中にスマホで視聴
オフィスでPCを使って見なければいけないわけではないので、例えば通勤電車の中で視聴すれば移動している間にタスクが終了します。また、見たいところだけ何度も見られるのも利点です。実際に社外で利用した社員の声を紹介します。
時短&質の向上で、より有意義な総会に
業績振り返りをリアルタイムではなくオンライン&非同期にすることで、効率性と理解の深耕を両立でき、その後のグループワークや懇親会をゆったり行う時間がとれました。
グループワーク終了後はお待ちかねの懇親会です。以前は外部の会場を借りて行っていたのですが、今年に入ってからはオフィスで実施しているため、より食事代を多くかけられるようになりました。
今回は、ABILI 導入企業様の中から、成城石井様、おむすび権米衛様、そしてすきやきの名店からお取り寄せをしました。
簡単なムービーも作りました!社内の雰囲気をご覧いただけます。
過去には、銚子丸様のケータリングで握りたてのお寿司を堪能したり、クリスピー・クリーム・ドーナツ様のカラフルなドーナツがテーブル一杯に並んだこともありました。次回の懇親会ではどのようなラインナップになるのでしょうか。毎回とても楽しみです。
タイパをこれまで以上に意識したことで、18:30には懇親会の中締めまで終了し、定時でも上がれるようになっています。時間は短く、内容は濃く。これから会社行事のスタンダードになりそうです。
最後までお読みいただきありがとうございました!
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