CASE STUDY-02｜エンジニアの作業効率化

所属する会社のプロジェクトで、ベトナムのエンジニアチームで対応した作業効率化の事例。※詳細は割愛し、作業効率化に関連した部分のみを掲載。

プロジェクト概要

依頼内容
製品カタログ（PDF）のHTML化

作業内容

• モジュールを利用し新規ページの作成（200ページ程度）

• 新しいパーツは新規モジュールとして一覧へ登録

背景
社内（日本）のコーディングチームによりテンプレート作成済み、ベトナムのエンジニアチームへの依頼はテンプレートを使用したページの量産作業。共通で使用されるタイトル・段落・表組などはモジュールとして一覧化されていたが、テンプレートは全てのパターンを網羅しておらず、新しいパターンは新規モジュールとして一覧へ追加する必要あり。社内の日本チームとベトナムチーム、さらに外部パートナーの複数チームが同時に作業を進行する。

※本プロジェクトでは、モジュールとはHTML／CSSによって作られたパーツを指し、組み合わせてページを構成するためのものと定義。

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以上がベトナムのエンジニアチームへの依頼内容の概要。
ここからはわたしの役割と対応した内容について。

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主な役割と作業効率化に関わる対応

役割

• ディレクター、コーディングチーム（日本）との連携

• エンジニアチーム（ベトナム）への共有・品質管理

作業効率化に関わる対応

１）複数チーム同時進行によるコンフリクト回避
日本のコーディングチームと協力してモジュールを新規追加する工程を可視化しルールを統一、コンフリクトが発生しないスキームを構築。

２）人的ミスの低減
膨大なカタログデータのHTML化作業は、PDFから1ページずつテキストをコピーしてHTML化した場合のコピペミスなどの人的ミスの発生リスクと、作業効率というふたつの側面から、PDFからHTMLへ変換するコンバーターを利用してその後手動で調整する方法を採用。人的ミスの発生リスクを最低限に抑え作業時間も大幅に削減した。エンジニアの提案により実現。
（PDFファイルの文字化け問題が発生したが、目視でのチェックと一括置換などで対応。）

３）複数人同時進行による作業のスタック・重複の回避
複数人での作業を全て可視化。常にステータスが見える仕組みで、エンジニア同士がお見合いして作業が滞ることや同ページの作業重複を防止。また作業が完了したページから順次確認できるため確認作業まで滞りないシームレスな仕組み作りを実現。

４）エンジニアの作業混乱の回避
ディレクターとエンジニアでは必要としている情報が異なるため、制作するページの一覧は必要な情報以外は削ぎ落としてエンジニア用に別途用意。逆にディレクターには必要のないエンジニア向けの情報を元のシートに追加する必要もなくなるため混乱を回避。情報は必要最低限に止めることが混乱を防ぐことに。

５）共通ルール周知の徹底
複数ページで同じ製品名を使用する場合があったため、特定のページを指すときは一覧シートの「行数」とテストアップの「URL」を示すことを共通ルールに。全員が同じユニーク名を使用することで、対象ページを間違えることがない仕組み作り。（行の追加・削除が不可というルールも全員に共有。）

６）課題の抽出・解決
直接HTML化が難しいパーツ・ページや、何らかの問題が発生した場合は日本側のディレクターと対応方法を検討、必要な部分のワイヤーフレーム作成の依頼など、課題は随時解決してエンジニアに迷いが生じたり作業が滞ることを防ぐ。

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CASE STUDY-02｜この事例におけるポイント

細かく小さいことばかりだが、作業が滞りなくスムーズに進行するためにはどれも重要。わたしの役割で最も重要なのはエンジニアの「ミス」「勘違い」「混乱」の発生を回避することであり、これらが起こった時に発生する無駄な作業を未然に防ぐことで結果としてエンジニアの負担を軽減し作業効率の向上に繋がる。