「PR」をサービスとして提供する時②ー報告/連絡がない

前回の続きで、PRをサービスとして提供していく時に気を付けるべき点として、よくあるクレーム例として挙げた「連絡/報告がない」について書いていきたい。

よくあるクレーム例に「報告/連絡がない」というのがある。

想像するに、事業会社で広報PRを担っている方で独立した方に多いのではと思う。

なぜか。

インハウスでPR活動をしていると、社内で濃密なコミュニケーションを取ることができるため、チームメンバーとも、そこまで細々と会議を開いて情報共有をしたりする必要はないからである。

その感覚で独立後も仕事を進めてしまうとクライアントは不安になることが多い。クライアントが初めて、広報PR活動を行う場合は特にそうだ。

広報PRという仕事に具体的にどういう業務が発生するのか、どのようにプロジェクトを進めていくのかなどが見えないからだ。

まず、最低限行ってほしいことは以下の通りだ。

１．契約期間の活動プランを作成し、活動の目的・ゴールに対する認識をすり合わせ、全体スケジュールをひく。

２．さらに細かい直近1ケ月のスケジュールをひく。

３．1週間ごとに週例で活動報告を行う

４．定例のマンスリーミーティングを設定し活動の進捗やクライアント側の新情報などを共有し、お互いの疑問点を解消する

初めてお取引するクライアントの場合は、この週次報告や定例のミーティング以外にもこまめにコンタクトすることをオススメする。クライアントとの信頼関係の構築が必要だからだ。

これによって、クライアント側の意思決定のスピードや、考え方の癖、担当者のタイプなどもわかってくる。

サービスを提供する側にとっては、当たり前のことでも、発注側にとっては当たり前ではない。広報PRが初めて、外注するのも初めてというクライアントであればなおさらだ。

細かく丁寧にフォローすることで、「何をしているかわからない」「連絡、報告がない」といった、クレームは防止でき、何より、クライアントとの信頼関係ができあがる。

もし、こういったタイプのクレームを受けることが多い方は、参考にしてほしい。

※すっかりオンラインmtgが主流の昨今だが、TELはまだまだオススメだ。蜜に担当者と話をすることができる。