テレワーク環境下での社員研修の管理方法とは？
今回のテーマは「テレワーク環境下での社員研修管理」です。
入社時研修、スキルアップ研修、部署やチームごとの研修など、さまざまな研修を実施している方がいらっしゃることでしょう。
そんな皆さんの中には、テレワークになり管理が大変、実施状況が確認しづらい等、お悩みを抱える方も多いのではないかでしょうか。
テレワーク環境下でも有意義な社員研修を実施し、研修を通して社員のスキル向上につなげていくためのヒントをご紹介します。
ぜひ最後までご覧ください。
1. 社員研修管理の現状
社員研修は、企業理念の浸透や社員のスキルアップのために欠かせません。
社員研修を全く行っていない！という企業はないと思いますが、その内容や管理方法はさまざまです。
近年、就活生や転職活動中の人達にとって、「充実した研修があるかどうか」「社員の教育体制が整っているかどうか」は、企業選びの重要なポイントになっています。
研修管理を十分に行えず、社員研修が形骸化してしまっていては、企業側が優秀な人財に選ばれるチャンスを逃してしまうかもしれません。
また、新型コロナウイルスにより、研修のほとんどがオンライン化された企業も多いことでしょう。
これまで研修参加者に直接配布していた資料をデータ化して送付しなければならなくなったり、その場で実施・回収していたアンケートがウェブ上での実施となったり…
テレワーク環境下ならではの難しさも感じているのではないでしょうか。
こうした事から、テレワーク環境下での研修管理体制を整え、研修運営担当者にとっても受講者にとっても有意義な社員研修が実施できるよう、システムを導入する企業が増えています。
2. システム導入の効果
システムを導入することにより、社員研修におけるあらゆる情報を一元管理することができます。
課題を解決するだけでなく、情報を活用してDXの推進につなげることも可能です。
では、社員研修をシステム化することでどのような効果があるのかご紹介します。
管理による工数の削減
研修対象者への連絡、出席確認、事前課題の提出、記録など、運営側の事務作業は意外に多いものです。
研修の運営側は、こうした事務作業に膨大な工数と労力をかけて対応しているのではないでしょうか。
テレワーク環境下でオンライン研修が増え、自宅など研修会場以外からも参加しやすくなった分、参加者も増え、ますます管理が難しくなっています。
そこで、研修を管理するシステムを導入することによって、管理を効率化することが可能になります。
例えばこれまで1件1件メールで研修対象者に事前の研修案内をしていたところを一括でお知らせすることができたり、研修後アンケートを紙ベースで回収し確認していたところをWeb上で完結したり、と効率化することで工数を削減することが可能になります。
企画段階の連携強化
研修運営担当者の変更でノウハウの引継ぎができず、スムーズな運営を行えなかったり、部署やチーム間での連携をせずに独自の研修を行っていたり…
社内のナレッジを共有できていない企業も多いのではないでしょうか。
社員研修は社員のモチベーションやスキルアップの良いきっかけとなります。
その大切なきっかけを与える場が十分なものでなければ、運営側にとっても参加者にとっても、時間が無駄になってしまいます。
そこで、研修を管理するシステムを導入することによって、研修で得た情報をストックしやすくなり、研修の確認や振り返りも簡単に行えるようになります。
また運営側だけでなく、参加者の上司や研修を実施した部署以外の社員でも
研修に関するナレッジを確認することで、組織的なスキルアップにつなげることができます。
情報の活用による将来的な発展
研修情報の中には、参加者の受講後アンケートや出席状況なども含まれるため、ただ研修のためだけに利用するのではなく人材育成や人事評価と結び付けることで、研修情報を活用した業績の改善に結びつけることができます。
また研修終了後もいつでもシステム上で研修の記録を確認することができ、新入社員やその育成担当者にとってもナレッジとして活用することができます。
3. 利用シーンからみる活用事例
研修における課題をシステムの導入によって解決し、DXの推進の効果も期待できることがお分かりいただけたでしょうか。
第3章では、実際に研修管理システムをどのように活用していけばよいのか、具体的な例をご紹介します。
研修の案内
研修運営担当者は、少数精鋭のことも多く、全社的な研修を取りまとめるのは大きな負担となります。
研修の案内やリマインド等をメールで送付する際、対象者を絞り出すだけでも大変な作業です。
研修の案内をシステムで自動化することで、手間も省けて連絡漏れも防ぐことができます。
また、研修参加者の出席状況や効果測定の結果も紙ベースやExcelで管理するよりも、一目で確認しやすくなります。
事前課題の提出
研修によっては、事前課題の提出や事前配布資料があると思います。
研修参加者一人ひとりから、個別に事前課題の提出があっては、研修参加者が多ければ多いほど、研修運営担当者にとって大きな負担となり、見落としてしまう可能性も高まります。
システム上で一元管理ができれば、提出状況が一目で確認でき、提出できていない対象者には通知を送ることもできます。
研修進捗確認
社員一人ひとりの研修参加状況を把握することは、次の研修の参加を促したり、社員のスキルをはかったりする上で重要です。
また、研修運営担当者だけでなく参加者の上司やチームの仲間も確認できれば、研修の成果を日々の業務に活かすことができるでしょう。
社員名簿と研修参加状況を紐づけて、人事考課の際にデータを参照できるようなデータベースを作成すると活用の幅が広がります。
4. さいごに
いかがでしたでしょうか。
形骸化していた社員研修をしっかりと管理することで、研修体制を整え、社員のモチベーションアップやスキルアップ、組織全体のレベルアップにつなげることができます。
システム導入がまだの場合、是非ご検討くださいませ。
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