ペーパーレス会議とは？

打合せや面接、授業も最近はWebで行うことが一般的になりつつありますよね。
Web上で打合せや会議など行うとき、資料を共有する機会があると思いますが、そんな時は画面共有や電子化した資料を送るなどして共有しませんか？
そのことを最近はペーパーレス会議といいます。
今回はそんなペーパーレス会議についてご紹介いたします。

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは、文書や資料などを紙に印刷することなく、デジタル化して、パソコンやタブレットで共有して会議を実施することです。Web会議では画面共有等で資料を共有、実際の対面の会議では、電子化した資料をプロジェクターや大型ディスプレイに投影してペーパーレス会議を行うこと
ができます。

ペーパーレス会議のメリット

ペーパーレス会議は以下のような効果が期待できます。

印刷代・紙代等のコストと手間の削減

ペーパーレス会議によって、資料を印刷する印刷代や紙代、または保管代などのコストが削減できます！
一つ一つの資料の印刷代はわずかな金額かもしれません。
ですが、全社で年間を通して考えたら印刷代だけで膨大な金額の可能性はあります。
また印刷後に資料の変更やミスがあった場合、すでに印刷した資料が無駄となり、再印刷の手間とコストがかかりますよね。
ペーパーレス会議にすることで上記のようなことはなくなります！

会議をリモート化できる

紙を使う会議では、会議を行う際に資料配付が必要になるため、リモート会議の実施がなかなか難しい状況かと思います。
しかし、会議をペーパーレス化すればその必要がなくなり、どこにいても、誰とでもリモート会議が可能となります。これは、テレワークを導入する企業にとって最も大きなメリットではないでしょうか。

情報漏洩などのセキュリティ対策

紙の資料の場合、配付された資料を渡した方の裁量で管理することが多いため、置き忘れや盗難、紛失といった情報漏洩リスクがあります。
資料を電子化することで、アクセス制限や閲覧期間の管理、ログによる追跡ができるため、情報漏洩リスクが低減できます。

いかがでしたでしょうか。
ペーパーレス会議は上記のようなメリットがあります。
次回はペーパーレス会議を導入するときのポイントをご紹介いたします。