チーム内での引継ぎをスムーズにする図解テンプレート７選
新年度のスタートから間もなく1か月が過ぎようとしています。入社や異動でやってくる新メンバーの受け入れのために、忙しくされている方も多いのではないでしょうか。
チームメンバーが入れ替わるときに大切なのが、業務の“引継ぎ”です。引継ぎがうまくできないと、次の担当者が業務内容を把握するまでに時間がかかり、ミスの原因にもなります。
引継ぎを効率良く行い、新年度からチームが最高のスタートを切るために、まずは業務の流れを可視化（見える化）することから始めましょう。
引継ぎマニュアルを作るより、まずは「業務の流れを可視化」しよう
どんな業務も、一連の「流れ」の中で回っている
引継ぎをスムーズに行うためには、マニュアルを作るよりも前に、業務の流れを可視化（見える化）することが大切です。
何かの業務を引き継ぐ場合、単に「作業の処理の仕方」だけを伝えても、不十分な場合があります。例えば、「毎月の請求書作成」を引き継ぐ場合、実際の業務は以下のような流れになっています。
1. 販売管理システムで売上データを確認
2. 金額や数量、明細の内訳などを、見積書や発注書で確認
3. 請求書作成ソフトで書類を作成
4. 取引先に請求書を送付
5. 販売管理システムでステータスを“請求済み”に更新
「請求書の作成」それ自体は3.を伝えれば済みます。しかし、その前工程として1.と2.がなければ、そもそも書類の作成はできません。もし5.を忘れたら「まだ請求していない」と誤解して二重に請求を立ててしまうかもしれません。
つまり、「請求書という書類の作り方」だけを伝えても、業務を回すための情報としては不十分なのです。
普段、業務を回しているとあまり意識しませんが、どのような業務も一連の流れの中で行われています。引継ぎを受けた人がスムーズに業務を再開するためには、全体の流れを伝えることが大切です。
業務の流れは“図解”した方が伝わりやすい
“業務の流れ”を引き継ぐためにおすすめなのが、“図解”を使う方法です。まずは業務で行っていることを書き出し、実際の流れに沿って順番に並べます。このようにして業務の流れを図解すれば、文字だけよりも格段に伝わりやすくなります。
先ほど、引継ぎを行う業務の例として、「毎月の請求書作成」の流れをご紹介しました。
1. 販売管理システムで売上データを確認
2. 金額や数量、明細の内訳などを、見積書や発注書で確認
3. 請求書作成ソフトで書類を作成
4. 取引先に請求書を送付
5. 販売管理システムでステータスを“請求済み”に更新
これを図解してみましょう。
文字で見るよりも「ぱっと見」で全体像を把握しやすいのではないでしょうか。この例では単純な横一線ですが、途中の工程が増えたり途中で別れたりした場合には、文字よりも図解で見る方が格段に分かりやすくなります。
このような図解を作るには、PowerPointやExcelなどで“図形描画”の機能を利用するのが手っ取り早いでしょう。
他にも、Miroのようなホワイトボードツール、Figmaのようなデザインツールや、Lucidchart、EdrawMaxといったフローチャート（フロー図）ツールを使う方法もあります。
ただし、フローチャートを作る場合は描き方が決まっており（例えば、分岐を表す場合はひし形を使う、など）、あらかじめルールを覚える必要があります。
業務を図解するためのテンプレート7選
皆さんは、普段行っている業務がどんな流れで進んでいるのか、正確に把握していますか？
もちろん、いつも繰り返し行っている業務ですから、頭の中では「それとなく」流れをつかめているでしょう。しかし、いざ“それ”を図解しようとすると、なかなか手が動かないのではないでしょうか。
そんなときには、ゼロから考えずテンプレートを参考にしましょう。すでにできあがっているテンプレートの中から、自分の図解したい業務に近いものを選び、カスタマイズすることで、慣れない方でも取っ掛かりやすくなります。
今回は、7つの業務について実際に図解してみました。業務ごと、図解する際のポイントと併せてご紹介します。
①入社準備のテンプレート
新入社員を迎える際には、人事、労務、総務、情シスなど、複数の部署で業務が発生します。
「いつ・誰と・どのように連携すべきか」が分かるよう、自部署だけでなく他部署の担当業務まで含めて全体像を図解することがポイントです。
②導入事例制作テンプレート
マーケティングのコンテンツとして、Webサイトなどに掲載する「導入事例」を制作する際の流れです。
取材相手との調整からはじまり、ライター、カメラマン、Webデザイナーと、複数の担当者がリレー形式で仕事を進めますので、今は誰がボールを持っているのか分かるように図解することがポイントです。
③新規契約テンプレート
営業担当が商談を行い、受注、契約締結に至るまでには、いくつもの工程があります。
営業担当者が自分で処理するだけでなく、法務での契約書作成、営業事務担当でのシステム登録、カスタマーサクセス担当でのフォローアップなど、複数の担当者が連携しながら業務を進めます。
①と同じく、「いつ・誰と・どのように連携すべきか」が分かるように図解しましょう。
④株主総会テンプレート
年一回の株主総会は、頻度こそ少ないものの、実際には数ヶ月におよぶ大きなプロジェクトです。
会場の手配、招集通知の発送〜回収、会場準備、決議通知の発送など、どれ一つとして抜け漏れが許されません。
期間の長いプロジェクトのため、図解の際には「この業務はどのタイミングで行うべきか」を意識すると良いでしょう。
⑤産休・育休テンプレート
産休・育休者の手続きは、頻度が少なくタイミングもバラバラですが、年に数回は必ず発生する業務です。
人によって申請内容が変わりますので、「毎回同じように処理する部分」と「都度確認を行って状況に応じて対応する部分」が分かるように図解するのがポイントです。
⑥私傷病休職テンプレート
⑤と同じく、頻度が少なくタイミングもバラバラではあるものの、丁寧かつ迅速に対応しなければならないのが休職される方の対応です。
こちらも、「毎回同じように処理する部分」と「都度確認を行って状況に応じて対応する部分」が分かるように図解しましょう。
⑦退職対応テンプレート
近年は、企業の健全な新陳代謝を促すために「イグジットマネジメント」の考え方も注目され始めています。退職の手続きは、会社・社員本人の両方にとってとても大切な業務です。
行政や転職先との手続きのために、必要な書類も複数あります。図解の際には「どの書類をいつまでに準備すればいいのか」と、「会社側と退職する社員側の、どちらが行うべき作業なのか」が明確になるようにしましょう。
業務を図解して「業務の地図」を作ろう
コンサルタントのように、業務を分解・整理することに慣れていれば、業務の流れを図解することも簡単かもしれません。
しかし、普段の業務で図解する機会があまりない実務担当者にとっては、けっこうな手間です。さらに、フローチャートツールはルールが決まっていたり機能が豊富だったりするので、操作に慣れるまでも一苦労です。
必要だと分かってはいても、忙しい日々のなかでは業務の図解や整理を面倒に感じてしまうかもしれません。
そんなときに便利なのが、業務設計プラットフォーム・BYARDです。
BYARDなら複雑な操作や設定は一切不要です。ホワイトボードに付箋（付せん）を貼るように、画面上に業務を書き出して並べ替え。誰でもサクサク・簡単に業務の流れを整理した『ストリーム』を作ることができます。
「何を・どこまで処理していたのか」という情報と「この後どう進めれば業務を完了できるのか」という流れが分かることで、引き継いだメンバーも続きからスムーズに業務を再開できます。BAYRDを使うことで、自分が今どこにいて、この先何をすべきなのかという、業務の地図を作ることができます。
今回の記事でご紹介している図解やテンプレートはすべて、BYARDを使って作成しています。実際にBYARDでストリームを作成する様子は、以下の動画をご覧ください。
BYARDでは、ツールを導入いただいた後はカスタマーサクセス・チームがサポートに入り、お客様ごとに業務の整理や棚卸し、ストリームの構築や実業務への定着まで、しっかりと伴走させていただきます。
「業務が属人化してしまっている」
「改善を行いたいが、どう整理すればいいのか分からない」
「情報の共有や、業務の引継ぎで悩んでいる」
という方は、ぜひ以下のページよりご相談ください。
BYARDのテンプレートは、今後も随時追加していく予定です！「こんなテンプレートが欲しい」というものがあれば、このnoteのコメント欄か、TwitterのDMでぜひ教えてください！
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