業務システムを発注する際に気を付けるべきポイントとは?
ビジネスデザイン研究所ではさまざまな企業のシステム導入を見てきました。その中で1つ気づいたことがあります。
業務の効率化や人件費の削減、顧客満足度向上や情報セキュリティの強化など、システムを導入する理由やメリットは多岐にわたります。ですが、全ての業務やプロセスなど、なんでもかんでも無条件にシステムにすればメリットがあるわけではありません。全てをシステム化することにこだわらず、必要な部分だけを導入しても良い場合もあるのです。
「なんでもシステム化」は危険?!
複雑な業務をシステム化して作業効率を上げようと考える企業はたくさんあります。ですが「ちょっと待った!」と言いたいです。そもそも複雑な業務だから効率が悪いのかもしれません。
せっかくお金をかけてシステムを導入しても特定の人しか使えないほど複雑なものが完成してしまってはもったいないですよね。システム導入前には、業務内容を整理して誰もが使えるシンプルな形を目指すことが大切です。
事例紹介
ではここで、なんでもシステム化するのではなく、業務を分解して必要な部分だけにシステムを導入した事例をご紹介します。
システム導入時には業務の見直しも
システムを導入すると効率が上がったり費用が削減できたりとメリットがあります。ですが、なんでもかんでもシステムにすればメリットがあるわけではありません。複雑な業務やバラバラのルールはシステム化せずに手作業の方が良いケースもあるります。
複雑な状態でシステム化すると、開発にかかる費用も期間も大きくなってしまいます。その後のメンテナンスも複雑なために余計な費用が必要となることもあります。あなたの会社の業務は複雑になっていませんか?
システムを導入する際には、業務フローの見直しを併せて行えるといいです。全てシステム化することにこだわらず、必要な部分だけ導入も考えることが大切です。
システム会社と打ち合わせをするときには、「システムが必要なのはどの業務なのか?」「導入することで効率が上がるのか?」という部分まで一緒に考えましょう。親身になって丁寧に提案してくれるシステム会社さんはたくさんあります。
「なんでもシステム化が正解ではない」これを念頭に置いて打ち合わせに臨めば、きっと良いシステムが完成しますよ。