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社内ツール導入成功のコツ「お試しモード」活用例

ビジネスデザイン研究所

新しいツールを導入する際、実際に使う現場のスタッフは「この操作をしたらどうなるのかな」「このボタンを押してもいいんだろうか」といった不安を感じます。
実際に業務で使う際にきちんと使えるのだろうか・・・といった不安から新しいツールを難しく感じてしまい、導入が進まない原因にもなりかねません。

今回の事例では、この問題を解決する「お試しモード」の導入についてご紹介いたします。X大学生協でイベント運営者向け支援ツールを導入した際のお話です！

導入時の課題

X大学生協でイベント運営者向け支援ツールを導入する際「スタッフが操作に慣れること」と「利用開始までの時間の短さ」という2つの課題がありました。

■ １、スタッフのITスキルにばらつきがある

この業務に関わるのは、店長や主婦パート、学生アルバイトです。店長は自分自身が新しいツールを使えるようになることに加えて、スタッフへの指導もしなくてはなりませんでした。年代もキャリアも違うスタッフの中には、新しいツールの動きがわからず操作に不安を感じる人もいました。

■２、導入から申込受付開始までの期間が短い

今回、イベント運営者向け支援ツールを導入したX大学生協は、導入から利用開始までの期間があまりない状況でした。導入してすぐイベントの申込受付が始まるからでした。店長は、短期間で自分もスタッフも使えるようにしないといけませんでした。

■実際にシミュレーションできる「お試しモード」で解決！

その悩みを解決したのが「お試しモード」です。
今回、「イベント運営者向け支援ツール」を開発したS社はお試しモードを用意していました。実際の仕様と同じものを練習で使えるのです。

お試しモードがあれば

  • 試しにイベント情報を作成してユーザー画面を確認する

  • 新しいツールを使った運用をシミュレーションする

  • イベント会場の人員配置や会場設計を事前に考える

など、イベント当日を想定した使い方を事前に試すことができるようになります。

お試しモード導入の効果

今回、お試しモードがあったことで、生協スタッフは安心して新しいツールを使い始めることができました。パソコン操作が苦手なスタッフも操作の練習ができるので、疑問や不安を解消してイベント申込日を迎えられました。

また、イベント期間中も「こういう操作はどうなるんだっけ？」と練習ができたり、ユーザーからの問い合わせがあった際にユーザーと同じ画面を確認できます。タイミングを気にすることなくシミュレーションができるようになったのです。時間にとらわれない仕組が店長の負担軽減にもつながりました。

まとめ

新しいツールを導入した際の

  • 使い方を教える中心メンバーがいない

  • 従業員のITスキルにばらつきがある

  • 教える時間がない

という悩みに対してS社は「お試しモード」という練習環境を提供しました。これにより、店長もパートスタッフも安心して新しいツールを使い始めることができました。ツールを導入する際は、製品の使いやすさだけでなく「操作方法を練習しやすいか」もチェックすると導入がスムーズになるでしょう。

💡 お試しモードとは？
システムの操作や動作を確認する練習モード（テスト環境 / 評価環境）です。
もともとは、システム会社が納品前にクライアントに対して「依頼通りの製品になっているか確認してもらうため」に用意した環境です。
実際の画面と同じですが、外部に公開されていない閉鎖的な環境のため自由に操作ができます。実際の業務データは使わないので、システムの様々な機能を安全に試せます。
例えば、データの入力や処理、レポートの生成などの操作が可能です。これにより、スタッフは本番環境での使用に備えて、操作の流れや機能の利用方法を事前に理解し、自信を持って業務に取り組めるようになることが期待できます。

ビジネスデザイン研究所は、企業の成長と継続のためのヒントとなる情報を発信しています。

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