【教科書販売】お渡し前日の準備がラクに！効果的なダッシュボードとは？
4月の教科書販売シーズンは購入者も多く、販売会場は混雑します。大学生協も販売からお渡しまでバタバタと準備をします。今回は、お渡し予定の教科書を準備する業務での業務改善事例をご紹介いたします！
事例紹介
■ 来店予約で「翌日分の準備」だけに専念
X大学生協は、Webで教科書が購入でき、配送か店舗受け取りを選べるようにしていました。今までは、誰が・いつ来店するかわからなかったため、いつ取りに来るかわからない教科書を事前に準備して取り置いていました。
しかしコロナ禍で受け渡しに制限ができたため、「来店予約」ができるように教科書販売サービスを改修。来店予約の機能が追加されたことにより、「誰が」「いつ」「どの教科書を」受け取りに来るかがわかるようになりました。
■ダッシュボードの有効活用
来店予約の機能追加と同時に追加されたのが「ダッシュボード機能」でした。サービスの管理画面にログインすると最初に表示される画面がダッシュボードです。ダッシュボードでは、来店予約の状況がひと目でわかるようにしました。お仕事を始める際に必要な情報がひと目で可視化されるようになりました。
1、今日、受け取りに来るのは誰か
今日、誰が何時に来店するかが表示され、人員配置を考える際に役立ちます。また、学生は待ち時間が短くなり、スムーズに教科書の受け取りができるようになりました。
2、明日、受け取りに来るのは誰か
明日の来店予定者が表示されるため、何を準備すべきかがわかります。
事前に明日の準備と計画を立てられるので効率的に業務を行えます。
3、受注状況はどうなっているか
「未処理」「欠品」「入荷待ち」というステータスを表示します。
正常に処理できていない件数が把握でき、放置されない仕組みを作りました。学生からのクレームやキャンセルのリスクを減らせます。
このように、X大学生協はシステムにダッシュボードを導入したことで、業務が管理しやすくなり効率化されました。教科書の受け渡しもスムーズになり、学生へのサービス品質の向上にもなりました。
■「お仕事しやすい」管理画面が現場を変える
サービスの管理画面を開くとまずダッシュボードが表示され、今日の業務内容、明日の準備、受注状況がひと目で確認できます。
この機能により、業務前に注文状況を効率的に確認する習慣が身につきました。教科書お渡しの事前準備が効率的になり、業務の予測が立てやすくなりました。ダッシュボードの導入は業務の効率化だけでなく、学生へのサービス品質向上にもつながる施策となりました。
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