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教員からの注文依頼がまとまる！教科書販売サービス【事例】

ビジネスデザイン研究所

X大学生協は、春と秋に学生に教科書販売を行っています。教科書販売業務では、教員から教科書発注の依頼を受けたのち、教科書販売サイトにて販売していました。これらの業務のボリュームが大きく、特に年度の変わる4月前後は、新入生向けの業務もたくさんあるため、少しでも改善できないかと考えていました。

今回の事例は、教員からの発注を受ける際のやりとりで業務改善した事例をご紹介いたします。

教科書の発注状況を可視化

■ 教員からの「依頼方法」「依頼内容」バラバラ問題

教科書販売を行っているX大学生協では、毎年講義で使用する教科書を教員に確認し、学生へと販売をしていました。しかし教員からの連絡は、「メール」「フォーム」「紙」「対面」などと統一されていません。そのため業務は煩雑になり、やりとりをするだけでも多大な時間がかかっていました。

大学生協は「今年の教科書の発注をお願いします」と教員へ連絡しますが、返事がない教員へは催促の連絡をします。また、日々大量にメールが受信ボックスに届くと教員からの返信の見落としも発生します。教員の方からは「返事を送りましたよ」と言われてしまったり、行き違いによる時間ロスも起こっていました。大学生協は教科書販売の時期が近づくと準備に追われて
いました。

■ 教科書販売サービスで依頼を集約

今回、この問題を解決したのが「教科書販売サービス」の導入です。教員は専用マイページから教科書の依頼ができるようになりました。教員からの発注受付をサービス内で行うことで、教員も大学生協スタッフも発注管理をしやすくなりました。

■ 業務のミスを減らす工夫

今回、事前にシラバスを見て教科書データを登録し、教員マイページから教科書を選び、冊数を入力するだけで依頼ができるようになりました。
事前に登録された選択肢から注文されるようにり、依頼間違いが減り、発注ミスや連絡のやりとりが減りました。

また、入力した内容が教員の元へ確認メールとして届くので、間違いがないかチェックができます。これにより、教科書名の見間違いや書き間違い、連絡の行き違いなどによる発注ミスの予防となりました。
万が一、教員が入力間違いをしても大丈夫です。教員がマイページから教科書を変更したりキャンセルしたりできるので、すぐに修正できます。

さらに、大学生協は管理画面を見るだけで、どの教科書の発注が必要かがわかるようになり、忙しい教員たちとなかなか連絡がつかないということも減りました。教員と大学生協の連絡方法を統一することで、やりとりの業務が大幅に改善されました。その結果、学生へもスピーディに教科書を手に入れることができ、満足度が向上しました。

このように、IT技術を活用した業務改善は、関係者すべてにとっての満足度向上につながります。煩雑になっている業務はシステムの力で解決できるかもしれません。

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