来年こそは年末調整を楽にしたい
年末調整の季節です。社員のいる事業主は、社員から3つの書類を提出してもらい、保管する義務があります。
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与所得者の保険料控除申告書
給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
たった3つの書類ですが、なかなか提出してもらえなかったり、毎年同じような質問を受けて大変な思いを（主に事務員が）しているのではないでしょうか。提出を求められる社員も同じように感じているのが年末調整です。
お互いの手間をできるだけ減らす工夫についてご紹介します。
手間を減らす工夫
昨年の書類を添付する
今回作成する用紙とは別に昨年の書類を添付してあげましょう。これで質問の９割が減るはずです。社員としても変更や異動のある箇所だけ修正すればよいので助かります。
入力用PDFファイルを使う
国税庁からダウンロードできるPDFファイルは２種類あります。「入力用」と書かれた方をダウンロードすると記入欄にキーボードから入力できるPDFファイルが手に入ります。名前や住所など繰り返し記入しないといけない箇所をコピーアンドペーストで入力できるので若干楽になります。
ただしフォントサイズが調整できずにうまく印刷できないといったトラブルも多いため、かえって手間がかかる場合もあります。
国税庁の年末調整アプリを使う
全ての書類に氏名と住所、生年月日をを記入し、毎年同じ扶養親族の名前と生年月日、勤め先や加入している保険を記入するのは時間の無駄です。およそ人間らしい作業とはいえません。
国税庁から年末調整用のアプリが提供されていますので活用しましょう。
使い勝手は良くはありませんが、同じ内容を繰り返し入力する必要はなくなるため、手書きをするよりは数段マシです。
作成が完了すると、電子ファイル（ZIPファイルで中身はXMLファイル）とPDFが作成されます。電子ファイルは、使っている会計や労務管理のアプリが対応していれば読み込むことができます。
また、このアプリで出力されるPDFファイルは、通常のものとは書式が違いますが、印刷して保管しておけば問題ないと「年末調整手続の電子化及び年調ソフト等に関するFAQ」に記載されています。
クラウド会計の年末調整機能を使う
一番おすすめの方法です。freeeや、MoneyForwardの提供する年末調整機能を活用します。
従業員に入力依頼のメールを送信し、従業員自らパソコンやスマートフォンから入力する仕組みです。アンケート型になっているので、入力が終われば完了します。事務担当者が内容を打ち直す必要もありません。保険料等の控除証明書は写真を撮ってアップロードします。
次年度以降は、該当箇所を修正するだけで提出が完了するもの魅力です。
e-taxやeLtaxとも連携していますので、提出までスムーズです。
まとめ
年末調整の手間を減らす工夫についていくつかご紹介しました。
入力の手間の削減やミスの防止を考えると、クラウドサービスを活用するのが一番おすすめです。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？