あなたの文章、ほんとにそのまま相手に伝わりますか？
こんにちわ、チーズの飼い主です。
前の記事では要点の絞り方についてお伝えしましたが、要点が絞れていればOK！というわけでもありません。今回はポイント２つ目、「自分本位の文章になっていないか？」についてお話します。
例えば貴方がお仕事中、よその部門の人から急に以下メールを受け取ったと想像してください。
〇〇さん
T社向けの例の案件、時間がかかっています。
決裁システムがネックなので、なるべく早く進むようフォローします。
どうでしょう、全然内容が読み取れませんよね。例の件？何に時間がかかるの？システムがネックってなんの事??と疑問ばかり浮かびます。
何よりこのメールが単なる報告なのか、あなたへ何かを求める依頼なのかすら判別出来ません。いや、次に何したらええねん、、
貴方も普段「きっと読んで分かってくれるだろう」という気持ちでメールを送っていませんか？メールの受け手は貴方の心を読めませんし、貴方も頭の中を相手には見せられません。
きちんと前提条件を共有しなければ、どれだけ長文を書いても正しく理解して貰えないんです。自分の目線で必要な説明を省いたり、専門用語を沢山使っていませんか?
もちろん理解力の高い方が受け手であれば、本来の意図を汲み取ってくれる場合もあります。ですがそれは相手の貴重な時間や労力を奪う行為であり、段々と「あいつのメールめんどくせえな」と思われてしまいます。
同じ会社の仲間として協力しあえないのは、本当に勿体ないですよね。
自分本位の文章を送りつけないよう、この内容で相手に伝わるか？を一呼吸おいて考えましょう。前の記事で紹介した「怖い相手の反応を想像してみる」という方法も有効ですよ。ぜひ試してみて下さい。
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