【タスク管理】 第二の記憶媒体のつくり方

こんにちは！
beyondのスウェットです。

今日は僕が普段している「Evernote」×「Google Calendar」を使った、
タスク管理の方法についてお伝えします！
（※役立つノウハウではなく、ただの言語化とメモです。）

僕の場合、大学・長期インターン・学生支援団体の活動・業務委託(最近始めた)・プライベート等様々なところからタスクが生まれるので、
さすがに自分の脳だけでは処理しきれなくなりました。笑

一時期はGoogleスプレッドシートも使っていたのですが、
使いやすさという点でEvernoteに変えたので、そこら辺の経緯も含めて言語化します！

自分の脳みそを信じるのやめた

みなさんこんな経験したことありませんか？

「この課題の期限、昨日までじゃん！終わった…」
「やべ、プレゼン資料つくるの明日までだった！今日は徹夜だ…」
「今日やろうと思ってたけどなんか忙しくてできなかった…明日やろう」

僕は小学生の頃から忘れ物が多く、今もあんまり変わってません。笑

脳には「覚える機能」と「考える機能」があり、
各々に容量を振り分けていると思います。
そしてこの「覚える機能」はタスクが多くなってきたり、
時間が経つとすぐ容量を超え、意志と反して忘却を開始するんですね。

実際これがあるから私生活や仕事において、
脳だけで全タスクを管理している人って少ないと思います。
大体メモを取ったり、忘れたとき何を確認すればいいかだけ覚えてたり、
記憶の機能を脳とは別の媒体に頼っている人が多いですよね。

つまり、
脳は覚えるのが苦手だから、タスクを「覚える機能」は別媒体に頼って、「考える機能」に容量全振りした方がいいということです。

この別媒体を、僕は【第二の記憶媒体】と呼んでいます。

タスク漏れの正体

それでは【第二の記憶媒体】を活用していくにあたってタスク管理する際、
脳内ではどんな処理をしているのでしょうか？
僕なりに考えてみました。

[タスク記憶]
まずは第一段階として生み出されたタスクを一旦記憶します。
外部から「これをやってください」というにタスクが振られる場合もあれば、「今度これやってみたい」という内部から湧き上がってくるタスクもあり、これらを一旦保存します。

[タスク脳内処理]
タスクには「期限」が存在します。
一旦保存したタスクを期限ごとに分け、期限内に実行するために簡単にスケジューリングします。

[タスク実行]
スケジューリングしたタスクを忘れないように実行に移します。
実行に移すまでが脳内処理の領域になります。

それでは次にタスク漏れがどのタイミングで起きるか見ていきます。

【タスク記憶→タスク脳内処理】
・一旦情報を保存してたけど忘れた！
・いつまで、どんな内容か、誰に言われか、どれくらい重要かなど、タスクを構成する要素を一部忘れた！

【タスク脳内処理⇄タスク実行】
・スケジューリングはしてたけど、忘れてた！
・やろうと思っていたけど、忙しくてできなかった！

これらから考えると第二の記憶媒体に担って欲しい機能は下記になります。

・タスクが生み出された瞬間に全て保存する機能
・期限ごとにスケジューリングする機能
・スケジュールをリマインドする機能

「Evernote」 × 「Google Calendar」

実際にこの機能を、
「Evernote」 × 「Google Calendar」で管理していきます。
デバイスはスマートフォンとPCを使います。

・タスクが生み出された瞬間に全て保存する機能：「Evernote」

タスクはいつどこで現れるか分かりません。
仕事中のときもあれば、電車の乗車中、入浴中など、
すぐにPCが使えない状況もあるので、
スマートフォンでパパッとタスクをメモできるといいですよね。

そこでスマートフォンでの操作性が高い媒体と考えると、
実はスプレッドシートってスマホだと操作しにくいんですね。
パッと開けないし、開いても枠の中に文字打つの大変なので、続かないです。

その点「Evernote」ならアプリを開いてすぐメモができますし、
整理もしやすく、スマホでの操作性が高いです。

・期限ごとにスケジューリングする機能：「Google Calendar」

よくありがちなダメなタスク管理として、
「今日やろう」というスケジューリングで止めてしまうものがあります。
今日やろうと思っていても、別のやらなければならないタスクをこなしているうちに夜になってしまい、結局実行できなかったパターンです。
これはやる日にちだけ決めてるからで、
その日のタスク量と相談しながら「何時に、何を、どこまでやるか」までスケジューリングしてないから起こってしまいます。

スケジューリングのやりやすさ、見やすさ、管理のしやすさという点から「Google Calendar」を推してます。

・スケジュールをリマインドする機能：「Google Calendar」

分単位でせっかくスケジューリングしたのに、
それを忘れちゃ意味ないですよね。
「Google Calendar」は入れた予定にリマインド機能をつけることができるので、やるはずだったものを忘れるという自体を防ぎやすいです。

実際の管理・運用方法

「Evernote」：新規ノートを作成して下記項目を作成

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・一旦書き込むリスト
　・タスク詳細（分類せずに一旦書き込む）

・タスク種類（例：業務タスク）
　・タスク大枠（例：営業関係のタスク）
　　・タスク詳細（例：先方とアポの日程調整 -7/29(水)）

まずタスクが出てきたら、
一番上の「一旦書き込むリスト」にすぐに追加する。
最初のメモをする工程がめんどくさいと習慣がつかない。
この手間をどれだけ省いて一旦記録するかなので、
何が何でも一旦リストに書き込む。

一日の決まった時間（僕は23:00-23:30）に
「一旦書き込むリスト」にあるタスクを下に分類・整理する。
このタイミングで終わったタスクなども片付けてしまう。

「GoogleCalendar」：スケジューリング＆リマインド
・左の書き方で予定を打ち込む　[【タスク種類】タスク詳細  ]
・10分前にリマインド設定

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例）【業務タスク】〇〇さんに営業メール　※サービス資料添付

一日の決まった時間（僕は23:00-23:30）にタスクを整理する際、
タスク実行に30分以上時間がかかるものは、その時間の内に予定として組み込んでおく。
メール送信など、そこまで時間がかからないものは実行する日の「終日」予定に全てタスクを入れておく。
全てリマインド設定忘れずに！

こんな感じで日々タスクを管理をしてます！
学生インターンや新卒の方などは、特にタスク漏れで上司から指摘される機会が多いかと思います。(主観)

この機会に自分にあった管理方法を考えてみてください！