GTDであたまをシンプルに。
GTDとは？
GTD とは 'Getting Things Done' の略で、その名の通りタスクをうまく処理してあげて完了させるためのしくみです。
わたしの場合、数年くらい前からこの考え方をとりいれているので、改めてまとめてみることにしました。
この方法は、しごとだけでなく、日常生活でも使えるので、活躍のシーンは多いと思います。
なんでGTDが必要なの？
先になんでGTDを使い始めたのかの話を少ししましょう。
わたしたちの日常には「タスク」があふれていますよね。
「明日の食材を買う」といったことから、「今年中にTOEICを受ける」といったことまで、さまざまです。
あまりにいろんな種類があると思いますし、内容も日々変わってくるので覚えておくのが大変ですね。
みなさんはどうやってタスクを管理していますか？
スマホのメモ、アプリ、エクセル、手帳、いろいろあると思いますが、量が増えたり、すぐやるタスクがわからなくなった、なんてことがたまにあると思います。
わたしも以前はToDoリストがカオスな状態になっていて、常にそれらを気にかけることが非効率だと感じていました。
たとえば「明日の食材」と「今年TOEICを受ける」が同じリストにあってもわかりづらいですよね・・・。
そこでGTDを使うと、いくらかムダな考えごとから解放されることができます。
「いまやること」「来週やること」「人の返事をまっているもの」などをうまく整理してあげることで、「いまやること」をシンプルにすることができるというものです。
GTDの具体的な流れ
大きな流れは以下の通りです。情報が上から入ってきて、下に向かってそれぞれ振り分けられるという流れです。
https://www.toodledo.com/info/gtd.php
インプットはあらゆる情報ですが、アウトプットは以下の5つのリストに分かれます。
それぞれメモ帳やタスク管理ツールで準備しておけばOKです。
すぐやることリスト
待ち状態リスト
いつかやることリスト
プロジェクト
カレンダー
ひとつずつ見ていきましょう。
1. アクションは必要？ 'Is it actionable?'
シンプルに、アクションは必要？という観点です。
例えばこんなパターン。
友人が面白い映画をオススメしてくれたとします、ただあなたは今それを観る気はない場合。
この場合はいますぐに行うアクションがないので、ふたつのパターンが考えられます。
・何も記録しない
・「いつかやることリスト」に書いておく
そのうち見るなら「いつかやることリスト」に、興味がなかったら記録しないというようにふりわけます。
2. 1回で終わるタスクか？ 'Process it?'
これはちょっと複雑ですが、タスクの回数で判断します。
例えば、「旅行の準備」といったタスクで考えてみてみましょう。
この場合、旅行の準備には複数のタスクが含まれています。
旅行の準備：ホテルの予約、フライトの予約、観光の計画、パッキング、など
これは「プロジェクト」に追加しておきます。
1回で終わらないものは、プロジェクトとして管理します。
3. 2分でできるか？'Can you do it in 2 minutes?'
ここは個人的に結構好きな部分です。
タスクが2分以内でできるか？を判断しましょう。
例えば、このようなタスク。
・メールに了解と書いて返信する
・Amazonでシャンプーを買う
・英会話を予約する
すぐ終わるものは、タスクリストに入れずに、いまやりましょう。
タスクとして管理する方がコストがかかるってことですね。
それなら今やってしまった方が早いしムダがない、シンプルです。
4. 誰かにお願いしているか？ 'Delegate it?'
次にタスクを誰がやるかをみていきます。
中には、自分以外の誰かがアクションを起こすのを待っているものもあります。
・ランチの計画を立てるけど友人の日程確認待ち
・友人が本を持って来てくれたら借りて読む
・同僚にお願いしている調査が終わったら顧客にメールする
このような場合、いますぐに何かする必要はないけど、誰かがアクションを終わったら行動する必要がありますね。
これらはすぐに見る必要がないので「待ち状態」リストに追加します。
5. いまやるか？あとでやるか？ 'Defer it?'
さいごにタスクの実施タイミングをチェックします。
今やるものか、先にやるものか、これを振り分けるのがポイントです。
・来月1日になったら口座の入金を確認する
・来週土曜日に新しい技術についてnoteを書く
・依頼した調査状況のリマインドを15日に行う
このように実施日が明確に決まっているものは「カレンダー」に追加します。
これも今やるリストには不要だからですね。カレンダーをその日にチェックすればOKというわけです。
さて、ここにも振り分けられなかったタスク、それこそが「すぐやることリスト」に入ってきます。
ここまで振り分けると、だいぶ「すぐやることリスト」がすっきりしていることに気づきますね。
すべてをやることリストにひとまとめに追加していた頃とは大きな違いです。
まとめ
GTDのタスク処理を行うことで、以下の5つのリストができました。
すぐやることリスト
待ち状態リスト
いつかやることリスト
プロジェクト
カレンダー
いつもは「すぐやることリスト」だけをみておけば良いわけですね。
先の予定や人に依頼していることは意識から排除することで、必要なことだけを考えることができます。
個人的にはこれがGTDの一番のメリットだと思います。
また、定期的にレビューすることも大切です。
「すぐやることリスト」にずっと入っているものがあれば、それはきっと「いつかやることリスト」にいくべきものかもしれません。
もしくは、タスクが複数あって「プロジェクト」に行くべきものかもしれません。
定期的にコントロールしてあげると、より使いやすくなるはずです。
より詳しく知りたい方は、書籍も出ているようですので読んでみると良いかもしれません。（わたしは読んだことはありませんが…）。
発案者のデビッドアレンの著書です。
それでは、あなたのシンプルなタスクライフを願っています！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？