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改めてふりかえる #Backlog の使い方 #Backlogアドベントカレンダー2023 by #JBUG 22日目

Journeyman(ジャニ)🍑と🥟/元B2Bマーケ兼PRなSE #まとめ職人

Journeymanと申します。"ジャーニーマン"だと長いので"ジャニ"と呼ばれています。普段はSIer(システムインテグレーター)でPM兼SEをしています。

こちらは「 #Backlogアドベントカレンダー2023 by #JBUG 」の22日目に参加しています。好きなBacklogの機能は、重ねがけができる「スター」です。最低でも2つ以上付ける派です。

Machishimaさんからバトンを引き継ぎました。興味を引くタイトルですね。初めてBacklogを知る方の背中を押す記事でした。執筆おつかさまです。



簡単に自己紹介

#アドベントカレンダー の母体でもある #JBUG の東京支部と高知支部、先日福岡で開催された「BacklogWorld 2023 Re:Boot -未来への帰還-」の運営メンバーです。ご一緒できたみなさん、ありがとうございます。

JBUG立ち上げ間もない頃に参加し始めて、運営に誘ってもらいました。よく #まとめ職人 として #togetter を作成しています。


普段どうやってBacklogを使っているか？基本

コレまで運営する側の方が長くみなさんに話していただく機会を作る側で、自分自身の話しはしばらくしていなかったので、「普段どうやってBacklogを使っているか？」簡単にご紹介します。

利用しているスペース

  1. 所属のスペース

  2. JBUGコミュニティのスペース

現在は2つです。タスクが進行中は自分自身がプロジェクト管理をリードするケースが多いので、プロジェクト進行中は基本的に毎日ログインしています。今回は、1.所属のスペースについての記事です。

主にどの軸で見ているか

全体を俯瞰で見るので、普段見ているのは「課題」です。課題件名が全て折り返しで見えて分かりやすいです。会議で横スクロールなしになるように、期限日と更新日を優先的に表示してます。

「ダッシュボード」はたまに見るくらいであまり使っていません。あと、新しくなった「ガントチャート」良いですね。新バージョン側を使ってます。

スペースにいる関係者

  1. PM(自分)

  2. チームメンバー

  3. 上司

  4. インフラチームメンバー(部門も違う)

です。クライアントさんは入っていません。クラインアンさんとビジネスチャットでライトかつスピーディーにやり取りができますが、Backlogへの転記が発生しているのが現状です。ただ、メールや電話ベースでないだけでも、十分助かっています。

社内は必要な関係者が「全て」入っている状況を作れているので「Backlogに書いてあります」が成り立つので快適です。ここ大切！！

担当者の設定

非常に重要ですよね。誰がボールを持っているか分かるように常に変更しています。「〜が終わったら担当者を戻してください」が、ちゃんとプロジェクトのカルチャーなっています。


普段どうやってBacklogを使っているか？応用

どんな課題をどの粒度にするか

コレは1番の肝でした。担当プロジェクトはリリース時期やクライアントが異なる複数案件が同時並行し、短いモノで1ヶ月、長いモノだと半年と規模によってもまちまちでした。加えて、月毎に必ず必要になるいくつかの種類の課題がありました。結論から言うと…

・1案件1課題の親課題、終了前に納期がくる課題と他チーム主幹を小課題に
・定期的な課題は別管理に

1案件1課題の親課題、終了前に納期がくる課題と他チーム主幹を小課題に

としました。コメントがたくさんの課題が多くなりますが、重要なキーワードから一発で過去ナレッジにを辿れる優秀なフリーワード検索があり、困っていません。以下のようなイメージです。

(親)新規検索画面追加開発：チームメンバーはこの課題にガンガンコメント
　→(子)連携サービスアカウント追加：終了前に提供ベンダーさん納期到来
　→(子)インフラリソース追加：主幹がインフラチーム

定期的な課題は別管理に

コメントとしてナレッジを残すケースもないので、スプレッドシートのスケジュールにいつ実施するか書くだけのシンプルな運用にしました。一括登録や複製がありますが、課題登録はやめました。十分回っており、課題登録するよりライトに運用できています。

どうやって期限日設定するか

案件ごとのマスタースケジュールは都度クライアントと会話するので中期的なスパンのプレゼンテーションにしています。チーム内では、工程ごとのマイルストーンを決めて定期的な課題と同じスプレッドシートで管理しています。休みやリリース日なども書いてあります。

Backlog上の課題は、案件内で直近の期限に常に更新し担当者アサインしています。担当する役割がはっきり決まっているため、混乱はありません。ちなみに、ビジネスチャットも使っていますが、チーム内のやり取りはBacklog上で活発です。


プロジェクトに対する考え方

ひと言で言うと「複雑なコトをほぐして、凡事徹底する」です。詳細は過去に、 #JBUG東京 # 3 で登壇したときの内容を深掘りした「Backlog Advent Calendar 2017」当時の記事に記載しています。良かったらご覧ください。

プロジェクト特性もあり、少し変わった使い方をしている面はありますが、どんなスタイルで運用しても「それ、Backlogに書いておこう♪」がしっかりチームに根付いていれば、後からでも変えられる、改善できるので大事にしています。


最後に

Backlogは手触りが柔らかく、現場でどう運用するかの「選びしろ」があるツールだなと思っています。PM歴が長いので、MSProject時代を含め多数のツールを使ってきましたが、チームに合わせた運用ルールを編み出しやすいと感じています。

実は昔、自社の独自ツールのリプレースで、ツール調査からBacklog導入を決め、スペース設計、構築、運用定着を行う社内プロジェクトをリードした経験もあったり、立ち上げは苦手ではありません。ご興味あれば、その話しは別の機会に。

最後までご覧いただきありがとうございます。明日は #JBUG東京 にもお越しいただいているたかくさんがご担当です。引き続き #アドベントカレンダー をお楽しみください！！

𝕏ドメイン移行が始まっているので併記。
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