上司の期待に120%応えるための簡単タスク管理術
こんにちは、べーちゃんです。
もう5月になり、新年度の生活にようやく慣れつつあるというところでしょうか。新社会人の人はそろそろ研修が終わった頃ですよね。
最近ツイッターを見ていて、「タスク管理に困っている系ツイート」が非常に多くなっている気がします……。
フジイ サダモリさんのnoteにもありますが、タスク管理ができないと、悩まなくていいことで四六時中頭を抱えることになります。
そうなってくると、精神的にかなりきついですよね……
新社会人の方は、上司からのキャパを超える仕事の割り振りや、期待値のコントロールに四苦八苦している頃だと思います。そして、最初に苦しむのがおそらくタスク管理。同じようにどの社会人もタスク管理では苦しんでいるみたいです。
こちらの記事にもありますが、結局のところ、タスク管理術には王道がないようです。こうなったら、自分にとって一番「合う」または「使いやすい」方法を取り入れるしかないですね。
参考になるかわかりませんが、アプリオタクのぼくがいろいろとアプリやアドオンを使い倒してみて、一番いいなと思ったタスク管理術をまとめてみます。
タスク管理の本質は、情報の「分類」と「時間設定」
そもそも、タスク管理をする上で重要なことはなんでしょうか。
まず考えるべきは、どの情報を「タスク」としてみなすか。そもそも何がタスクなのかわからないと、どこからどう考えたらいいか判断できないですよね。
その次に、目の前のタスクをどう処理するかを考える段階に入ります。
日々、目の前を流れていく情報を捕まえ、タスクとしてタグづけし、思考の棚に順番に並べる。その作業がタスク管理であり、仕事の生産性を考える上で非常に大切な作業です。
また、タスクとみなされなかった情報も仕分ける必要があるでしょう。
このように、タスク管理と一口に言っても、考えるべき要素は非常に多いです。これを考える上で、井筒陸也さんのnoteは思考プロセスから非常に美しくまとまっていて、とても参考になりました！
判断基準が非常に明快で、図解もされているので理解しやすい……！
何よりアスリート的な発想がかっこよくて、すぐに真似したくなりました。
でも実際にやってみると、一つの情報に対しての意思決定回数がやや多く、いざ日々の仕事でとなると無理があるようにも思えます。（ぼくの能力が低いからかもしれませんが、ぼくにはできませんでした笑）
誰でも簡単にできるようなタスク管理術はないか。
これについて、研究に研究を重ねてみた結果、以下のフローチャートのようにまとめることができました。
1. まずは入ってきた情報を「bear」へ
日々仕事をしていると、様々な情報が私たちの目の前や頭の中を巡っていきます。その度に今している仕事への集中が途切れて、あれもしなきゃこれもしなきゃとなってしまう。そういう時は「GTD」のように、とにかく入ってきた情報をノートに書きましょう。そうすることで、余計な情報に脳のメモリーを使用せずに済みます。私はノートアプリとして「bear」を愛用しています。
2.情報を分類
次に、フロー情報かストック情報かで分類します。フロー情報はメモするまでもない情報（今日の天気など）とタスクがあります。
ストック情報には、アイデアやナレッジがあります。ストック的な情報はbear上で一旦まとめておいて、タスクがひと段落した後でまとめて処理するようにしましょう。
3. タスクの場合、今すぐやるべきか否か
フロー情報の場合、今すぐやるべきなのかどうかを判断する必要があります。急ぎの場合、まず実行タイミングを考えないとモタモタしているうちに上司に怒られてしまいます。今すべきタスクではない場合、忘れないようにGoogleカレンダーに入れておきましょう。またはtrelloに入れておいて、リマインダー機能をつけておくのも良いかもしれません。（私はいちいちリマインダー設定をするのが手間なので、googleカレンダー派です。）
4. 準備は整っているか
すぐやるべきタスクの場合、実行のための条件が整っているかどうかを確認する必要があります。実行に必要な情報や人が揃っているかどうかです。もしこれが揃っていない場合は、リサーチしたり、必要な能力を持っている人に助けを求めたりしましょう。ある程度、条件が整っていることがわかり次第、すぐ実行に移ります。
上司に質問する際には、質問したい点を明確に、端的に伝えるようにしましょう。上司の方は自分より忙しく、かつ価値を生んでいるはずなので、余計な時間をなるべくとらせない姿勢が重要です。
5. アイデア・ナレッジの場合、整理されているか
ストック情報の場合、別の場所に保管しておく必要があるでしょう。私はevernoteを使用しています。メモにevernoteではなくbearを使用している理由は、同期が重いためサクッとメモを取るのに不向きだからです。尋常でないほどのメモ魔で知られている、SHOWROOM社長の前田裕二さんも同じようにおっしゃっており、bearではありませんが、fastnoteというアプリを使用しているようです。
情報をストックする際は、ある程度整理されている必要があります。整理されていないまま、とりあえず残すのも悪くないですが、後々検索して「ここを見れば大丈夫」な状態にしておくためにも、整理はしてあると良いでしょう。
整理されていない場合は、情報を追加で撮ってくるなどした上で、bear上あるいは紙に書いて整理すると、クリエイティブな発想が生まれてくるのでオススメです。私はマルマンの「ニーモシネ」を愛用しています。本当に使いやすく、紙の質もとってもいいのでオススメです。
6. 発信するか否か
発信したかったらnote、これ一択です笑。
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いかがでしたか？いつも私がやっているタスク管理術について、簡単にお伝えさせていただきました。参考にしていただけると嬉しいです^ ^
とはいえ、タスク管理術は日進月歩なので、もっといいやり方があるよ〜という方はぜひ教えてください〜！
それでは！
参考
一応、タスク管理関連の記事やアプリのリンクを貼っておきます！色々と試して、自分に一番合ったタスク管理をマスターしてくださいね^ ^
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