【コンサルタントの仕事術】会議は30分で終わらせる

　在宅勤務となり、オンライン会議で1日が埋め尽くされてしまい、自分の時間が取れないこともあります。

　そんな時は、各会議を早く終わらせ、余った時間を自分の時間に充てることが重要となります。

　そのために必要な、会議中の無駄な時間を減らすためのポイントを記載します。

・目的の事前共有

　「この会議で何を決めたいのか」

　「会議の議論を通して何を得たいのか」

上記を事前に共有しておくことで、この会議意味ある？といったものを排除できます。

・事前のアジェンダ共有

　事前のゴール設定と共にアジェンダも共有します。

　できれば会議資料も事前共有しておくと尚早いです。

　先に目を通して内容を理解してもらってから、前提知識ある状態で会議を進めることができます。

　自然と議論を活発になります。

・早めに会議に入り画面共有しておく

　Web会議の場合、人数が揃ってから資料を共有して会議を進めることが多いです。

　その場合に、共有方法などで手間取り会議開始までに時間がかかることがよくあります。

　環境によって不都合生じる場合もあり、早めにWeb会議に入室し、画面共有の準備をしておく必要があります。

　余裕を持った準備が大切です。

・会議の冒頭でゴールを口頭共有

　事前に共有していたとしても、インプット0で会議に臨む人が多い場合もあります。

　偉い人だと会議だらけなので尚更です。

　そのため、まず会議を始める前に
・この会議をなぜ設定したか
・何を見て欲しいのか
・何を達成したいのか

上記を1,2分で説明してから、資料の説明に入ると、会議の進行がスムーズとなり時間の無駄を減らす事が可能となります。

　冒頭の説明なしで会議を進めた場合、資料説明が終わった後に、
「結局この会議って何を目的としてましっけ？」など、そもそも論で切り替えされ、時間が無駄となってしまうおそれがあります。

・Web会議ツールを使いこなす

　さまざまなオンライン会議ツールがあるため、それぞれで画面共有のボタンやホストの権限以降など、やり方が異なります。

　そのため、クライアントのツールに合わせて会議を行うコンサルタントは事前に使い方を調べ、内部で練習などして習得を試みます。

使い方が分からない状態で会議に臨んだ場合、操作性の不安から無駄な時間が生じる可能性が大きくなります。