AB社コラム第38回：スケジュールは、作業時間も含めて共有する。
時短のためのTips紹介、第2弾です。
→第一弾はこちら
最近はデジタルでスケジュールを管理し、共有することが当たり前になりました。いろいろなツールがありますが、Googleカレンダーで共有するパターンが一番多いですかね。
そのスケジュール管理についての時短Tipsです。
カレンダーには期日だけではなく準備時間も入れよう！
例えば、13時半から会議があったとします。
その会議のスケジュールは出席者全員のカレンダーに記入され、この時間には別の予定が入らないように調整します。
ここまでは誰もがやっていますよね。
しかし、その会議のための準備の時間はどうするのか？
例えば、会議のための資料作成の時間は5時間必要だとします。
その準備の時間を、いつ、どうやって捻出するのか、それは一人ひとりの社員の裁量に任されています。
5時間まとめて一気にやるのか、1時間ずつ5回にわけて進めるのか、それは社員の裁量です。
どちらにせよ、「この時間で準備しよう」と考えたら、
会議と同様にカレンダーに5時間分、入力して共有しましょう。
どの時間で作業を進めるのか、それをチームメンバーに開示します。
一人ひとりの作業を、会議の時間と同様に動かせないものとして扱い、周囲にも「この時間は◯◯さんはNGなんだ」と認識してもらうのです。
作業時間を開示しておかないと、
「◯◯さーん、ちょっといい？」など声をかけられ、突発的な作業を入れられたりします。集中してしっかり時間を取れないから、モタモタと資料作りが遅くなり、直前に残業して仕上げることになるのです。
一人ひとりの作業時間も開示して、他のことができない時間帯として扱うこと。
そうすることで、管理側もマネジメントしやすくなります。
管理者はカレンダーから作業効率をチェックできる。
なぜマネジメントしやすくなるかというと、
上の項目で準備時間もカレンダーに入れて開示した結果、
管理者はどの作業にどのくらいの時間をかけているのか把握することができます。
5時間の作業時間を取っている場合、そんなに時間をかけてする作業ではないと思えば「3時間でやるように」と指示をすることができます。
と言いますか、雇用関係にあるならば「この作業は◯時間で仕上げるように」と管理側は指示を出すべきなのです。
「そんなこと言ったらパワハラと言われるのでは？」
と感じるかもしれませんが、それは逆です。
明確な作業内容と、それにかけた時間を把握せずに
「資料のクオリティが低い」
「お前は仕事が遅い」
と言えばハラスメントです。
欧米ではそれだけで訴訟になったりします。
しかし、カレンダーに入力されたデータに基づいてパフォーマンスが悪いことを指摘することは、客観的事実に基づいているので問題ありません。雇用主と雇用者、お互いの身を守るために必要なことです。
「良い感じにやっといてね〜」
「まかせたよ〜」
という仕事の依頼は、業務委託契約をしている作業者に対してのやり方です。