【成功するビジネス英語】電話会議で成功する技術 Part 5 ～外資系勤務20年のリーマンが惜しみもなくノウハウを伝授！～

開催通知直前の準備

話が長くなりましたが、Part 4までに電話会議のプランニングで留意する事項を一通り説明しました。いよいよ、電話会議の開催を告知します！

前の章で説明したポイントを多くカバーしてくれる解決方法があります。

それは、Microsoft OutlookやGoogle Calendarなどの国際的に認知、利用されているスケジュール管理製品です。

相手がどんな製品を使っていても、自社でこれらを使っているのであれば、相手が社内か社外か関係なく、迷わず参加者のメールアドレスをMeeting Invite（会議依頼）の宛先にいれましょう。

これらを使うと以下のメリットがあります。

・①で説明した参加者（必須参加者＆任意参加者）が誰か、皆に分かり、Invite（招待）忘れをある程度防げる。
・②で説明した時差やDaylight Saving Timeを全てスケジュール管理製品が吸収してくれる。
・社内の参加者については（設定にもよるが、通常は）予定の空き状況が分かる。
・④や⑤で説明した各項目の内容をMeeting Invite（会議依頼）の本文に記載することで、参加者と事前に情報共有ができる。
・⑥で説明した会議ツールのリンクや電話番号を記載することができる。参加者がメールから探し出す手間が省ける。
・世界中で使用されていて、電話会議の相手もこれらを使っている可能性が高く、親和性が高い。ただし、中国政府がGoogleの製品やサービスを禁止している関係で、Google Calendarについては中国では使用されていません。とはいえ、多少違和感はあっても、OutlookとGoogle Calendar同士は相応に親和性が高いため、問題はないでしょう。

日本では、社内のメンバーとの会議のみで使われる印象が多いかもしれませんが、海外では社外のメンバーと電話会議を実施する場合、間違いなくこれらのスケジュール管理製品で参加者の全メールアドレスをあて先に入れて、送信しています。上記のメリットがあるからです。また、電話会議ではなく、対面の会議でも同様です。

一昔前は、スケジュール管理のソフトが違うと、Meeting Invite（会議依頼）が正しく認識されなかったりしましたが、今はics拡張子のMeeting Inviteであれば、多くのスケジュール管理製品で認識されますでしょう。

海外との電話会議で避けたいのは、国内での利用を想定した国産のスケジュール管理製品です。これらの製品は、海外のタイムゾーンやDaylight Saving Time、祝日に対応していない可能性があります。気を付けましょう。社内で規定されている製品でどうしても使用が必須なのであれば、Part 2～4の内容に従い、注意しながらプランニング、準備をしてください。

特に2点目で説明したポイントで、時差やDaylight Saving Timeがあると、間違える原因となり、相手が予定の時間になっても現れない、もしくはその逆が起き、悲劇となります😨 私も最初はこの間違いを犯しました。

これで通知準備完了です。内容を確認して、Meeting Inviteを送信しましょう！

開催までの準備

告知をしてから開催まで、いくらか準備事項があります。

①会議ツールのインストール＆設定
②参加者の確認

①会議ツールのインストール＆設定

Part 4で説明した無料通話アプリも会議ツールも通常インストールが必要となります。

社内で同一ツールを使用している場合は必要ないと思いますが、初めての相手、特に初めてのツールを使用する場合は、注意が必要です。

電話会議で使用するデバイス（PC、タブレット、スマートフォン）に事前にインストールしておきましょう。よく電話会議が始まてからインストールしている人を見かけますが、これはスマートではありません。後から参加する分、顰蹙（ひんしゅく）ですし、なによりも時間がもったいないです。

会社で指定されていないソフトウェアのため、事前にIT部門や上長に申請して承認を得る必要があるケースもあります。事前に余裕をもってインストールの準備をしておきましょう。

相手が目上の人（顧客、インタビュアーなど）や重要な電話会議の場合、事前インストールは勿論のこと、できれば事前につなげて確認を実施したほうがいいでしょう。私の周囲のスマートなビジネスパーソンは皆、事前の確認を怠っていないです。相手が顧客であってもです！

事前の確認では以下を確認しましょう。

・音声が互いに届くか？
・音声がエコー、ハウリングしないか？
・音声の遅延はどれくらいか？
・（必要な場合）参加者のミュートは機能しているか？
・（必要な場合）資料の共有ができるか？（特にPCの投影モードを「拡張」にしたり、Microsoft PowerPointの発表者ツールを使用している場合は注意！）
・（必要な場合）Webカメラで互いの姿が見えるか？

音声がエコーしたり、ハウリングする場合は、同一の場所で複数のデバイスでマイクがオンになっている可能性が高いです。必ず一つのデバイスだけ、マイクをオンにして、それ以外はマイクをオフもしくはミュートにしておきましょう。

また、音声の入出力が思い通りに行かない場合は、会議ツールの設定から、どのデバイス（内蔵マイク、外付けマイクなど）から音声を入力して、どのデバイス（内蔵スピーカー、外付けスピーカーなど）から出力しているのか確認しましょう。おおよそ解決できると思います。うまくいかない場合は、OSの設定を同様に確認しましょう。

もし、自分や相手の所属会社のITルールで指定されていないソフトウェアのインストールが認められておらず、使用会議ツールも異なる場合は、Google HangoutやWherebyといったインストール不要の会議ツールを検討しましょう。

Wherebyについては、前身となるappear.inというツールを使ったことがあります。品質は高いとは言えませんが、数人の会議をするには十分でした。

少し離れますが、ついでに付け加えると、スピーカーフォンを利用するよりも、マイク付きのヘッドセットやイヤホンを使用して、直接自分の耳に相手の音声が届くようにしたほうがいいでしょう。特に英語のリスニングに自信がないかなたにはおススメです。ノイズキャンセリングの機能があれば、最高です。私は今でこそ慣れたのでスピーカーフォンにしていますが、慣れるまではマイク付きのヘッドセットを使っていました。1万円もあれば、良いヘッドセットが買えるでしょう。

問題がなければ10分で済みます。事前の準備に力を抜くことがないようにしましょう！

②参加者の確認

いかにプランニングや準備がうまくいっても、あなたが設定した電話会議に参加者が参加できないのでは意味がありません。必須参加者として設定しているケースは尚更です。

中には、電話会議をスタートして初めて必須参加者が居ないことが判明して、その電話会議を中止して、改めて設定するという非常に残念な例も見受けます。

それを避けるためにも、あなたが会議の主催者の場合は、必要な参加者が会議依頼をAccept（受託）しているか確認しましょう。

必要に応じて、メール等でリマインドを送りましょう。もし、エグゼクティブや顧客などで多忙で返信できていないのであれば、なおさら確認が必要です。

もし、参加が難しいことが分かった場合は、どの日時であれば可能なのか逆に聞いてしまいましょう。そして、リスケ（再調整）しましょう。

続いてPart 6では、いよいよ電話会議の開催と電話会議中の振る舞いについて説明します。

Happy Conferencing ♪