【成功するビジネス英語】電話会議で成功する技術 Part 4 ～外資系勤務20年のリーマンが惜しみもなくノウハウを伝授！～

Part 3では、電話会議のプランニングの一環として、「③どこで（Where）？」「④何を（What）？」について説明しました。ここでは続きとして、「⑤なぜ（Why）？」「⑥どのように（How）？」について、ポイントを説明します。

⑤なぜ（Why）？

電話会議ではなく、対面の会議でも参加が芳しくないこともあります。これは、なぜ会議に参加する必要があるのか、参加すると何が得になるのか、動機付けが不十分だからです。

よく日本では不要な会議が多く非生産的だ！なんて言われたりしますが、欧米でも無いわけではなく、設定次第ではあなたの会議は無用なものと思われるかもしれません。

インタビュー（面接）のようにこの部分が明らかな場合を除き、何故この電話会議に出る必要があるのか背景や大義名分を事前に伝えておきましょう。

④の目的にもつながるところですが、なぜ電話会議が必要なのか明確にすることが参加を促すコツです。

⑥どのように（How）？

これが一番簡単です！どのツールを使って電話会議をするかです。

まず、相手と1:1で通話する場合は、以下の2つのパターンがメジャーです。

・通常の電話回線（固定電話、スマートフォン）
☛通常通り、国際回線を通じて通話する方法です。コスト面から最近は余り使われません。

・無料通話アプリ（Facebook Messenger、Whatsappなど）
☛無料で使え、最近は品質も安定してきました。お互いの姿を映像で送ることもできます。また、途中で参加者を増やすことができるメリットもあります。使用するアプリについては参加者の所在する国・地域によってカラーが出ます。世界的にメジャーなのは、Whatsapp、次にFacebook Messengerですね。日本で皆が使っているLINEは国外ですと、台湾、タイくらいしか使用しません。中国本土はWeChat、韓国はKakao Talkがメジャーとなっています。（ちなみに私は現在の本業でアジア太平洋地域全域を担当していることもあり、上記の全アプリをスマートフォンにインストールしています。）

複数の人が入るものとなりますと、最近では下記が使用される傾向にあるように思います。個人の経験と考え、周囲からのフィードバックから、有用な順に記載します。

※情報は2020年3月22日時点のものです。
※訂正・補足の必要、提案などあればご連絡をお願いいたします。

・Zoom（ズーム）
☛私個人の経験と周囲の意見からすると、品質が一番高く、安定しています。ユーザーインタフェースも使いやすいように設計されています。40分までは無料です。

・Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）
☛現在の本業で会社の指定ツールとして使用しています。Microsoft Officeを使っている方を中心に広く使われていると思います。Zoomに比べると若干ですが、品質と安定さが落ちると思います。無料版があります。

・Google Hangout（グーグル・ハングアウト）
☛品質と安定さはTeamsと同じくらいと思います。主催者以外はアカウント不要で、インストールを嫌うユーザーから支持があります。無料版があるものの、痛いのは参加者が10名までという制限があること。

・Cisco WebEx（シスコ・ウェブエックス）
☛個人的には安定さに難があります。無料版もあります。

開催前にどのツールを使用するかを確認しておきましょう。

もし、自分が開催者で選べるのであれば、所属会社で指定されているツールを利用しましょう。

これでプランニングは終わりです。長かったですね。

ただ、ここでしっかりやった分、成功する確率は上がり、失敗する確率は下がります。

続いてPart 5では、開催の告知、開催までの準備について説明します。

Happy Conferencing ♪