【成功するビジネス英語】電話会議で成功する技術 Part 6 ～外資系勤務20年のリーマンが惜しみもなくノウハウを伝授！～

開催直前の注意事項

相手が顧客やインタビュアー（面接官）など目上の方であれば、5分前に準備を済ませ、会議ツールにログインしましょう。

開催/参加の直前には下記に注意してください。

①直前の打ち合わせ
②電話会議開催/参加についての告知
③夜に開催する際のアルコールの摂取について

①直前の打ち合わせ

例えば14:00から電話会議にも関わらず、13:00～14:00まで打ち合わせを入れている、こんなことないでしょうか？

こうなると高い確率で時間通りに電話会議に参加することができません。

相手が目上の方だったり、多くの方が参加するなどで重要な電話会議の場合、場所の移動や準備などを考慮して直前15分前は予定を入れないようにしておきましょう。

これは事前の予定の入れ方に係っています。私は重要な電話会議が入ったら必ず、前後30分はブロックするようにしています。

もし、何らかの事情でそれができない場合は、事情を説明して、10分もしくは5分だけ早く前の打ち合わせから抜けさせてもらえるよう、その打ち合わせの冒頭で一言伝えておきましょう。

②電話会議開催/参加についての告知

どんなに準備していても、あなたがいる部屋に利用確認などでコンコンとノックしたりする人もいます。

もし、重要度の高い電話会議でしたら、誰にも邪魔されたくないですよね。

そんな場合は、自分が確保している部屋（会社の会議室や自宅の自室）のドアに「電話会議中につき、ノック禁止！」などと張り紙をしておきましょう。ポストイットに書き、貼るだけで、1分でできます。

③夜に開催する際のアルコールの摂取について

アジアやオセアニア、ヨーロッパならまだしも、北米（アメリカやカナダ）に所在する方と電話会議をする場合、日本の夜、特に深夜に開催することも多いかと思います。

その際は、夕食時のアルコールの摂取について注意しましょう。

これは相手や重要度、あなたのアルコールの強さにも依存しますが、酔っていると相手は意外と分かります。

目上の方との電話会議、重要な電話会議などでは、あなたが「酒豪」「ザル」でない限り、アルコールは避けた方がいいでしょう。

夜の電話会議が日常的にあるのであれば、致し方ないですが、そうでない場合はアルコール🍺🍷は電話会議の終了までガマンです😣

逆に電話会議が無事に終了しましたら、祝杯㊗をあげましょう！

間に合わなかった場合

では何らかの事情で、時間通りに参加できなかった場合はどうしましょう？

相手にSMSや無料通話アプリでメッセージを送れる場合は、すぐにメッセージを送り事情を説明しましょう。

もし、これが難しい場合は、メールで連絡しましょう。ただし、メールについては見ていない可能性もあります。

何らかの事情で遅れてしまいった場合、だいたい何分くらいまで許容されるのでしょうか？

国際的な電話会議ですと、国民性の云々に関わらず、おおよそ下記が目安です。

相手が目上（顧客、上司、自社のエグゼクティブなど）の場合：5分まで
相手が同等（同僚、取引先、パートナー会社など）の場合：10分まで
相手が目下（部下、仕入先など）の場合：10分まで

一般的に10分を過ぎて何も連絡が無い場合は、キャンセルもしくは延期となります。注意しましょう。

最初の確認事項

さて、いよいよ電話会議に参加します。

まずは、相手の音声がお互いに聞こえるか確認しましょう。"Hello!"と元気よく発声しましょう。

相手の声が聞こえるか確認する際は、"Can you hear me?"で十分です。

もし、音声や映像が不調な場合はPart 5で記載されている要領で確認してみてください。

参加者の誰かからの雑音（店舗のアナウンスや、道路・線路の音など）が酷い場合は、"Can somebody please mute?"と言い、ミュート（消音）してもらいましょう。

音声だけでは誰か分からないケースもあるため、"This is XXXXX（あなたの名前） speaking"と言い、相手に認知してもらいましょう。

それができたら、今度は参加者の確認です。必要な参加者がいるか確認しましょう。"Is XYZ（その方の名前） online?"という形で呼びかけていましょう。

参加者の呼び方ですが、目上の方も含めてファーストネームで呼ぶ形で十分です。日本の学校教育では、Mr.（男性）もしくはMs.（女性）を前につけてファミリーネームで呼ぶと習いますが、私はこんなことをほとんど経験したことありません。これで呼んでもいいですが、少し固い雰囲気になります。

日本ではほとんど無いですが、中華圏や韓国では英語のニックネームを持っている人もいるので、そういった場合はそちらで呼びましょう。ファーストネームでの発音が難しい、発音できるが少し間違えるととんでもない意味になる、といった配慮でニックネームを持っている人もいます。

悩ましいのはインドやタイの方のように長いファーストネームです。たいがいニックネームを持っているので、気兼ねなく"May I call you XYZ?"、"How can I call you?"という形で呼び名を確認しましょう。

なお、あなたの呼び名ですが、日本の「さん」付けがグローバルでは比較的浸透しています。私なら多くの方が「Atsushi san!」と呼びます。また、日本では姓に「さん」付けして呼ぶため、これを実践する人も多くいます。日本通の方には特に多いです。もし、このように呼ばれたら相手もファーストネームに「さん」をつけて読んでみる（例：Mike-san）と少しオツかもしれません。

稀に日本では姓で呼ぶということだけから、あなたを姓の名前だけで「さん」を付けず呼ぶ方もいます。配慮がある一方で、日本人からすると少し不快ですね。もし、あなたが不愉快なら"Please call me XXXXX（あなたのファーストネーム）!"という感じで伝えてみましょう。目上の方でも大丈夫です。単なる文化に対する問題なので、特に気にせず本題に集中するようにしましょう！

続いてPart 7では、電話会議中の振る舞いについてもう少し説明します。

Happy Conferencing ♪