【成功するビジネス英語】電話会議で成功する技術 Part 7 ～外資系勤務20年のリーマンが惜しみもなくノウハウを伝授！～

電話会議の暗黙のルール

特に明文化されていることは無いと思いますが、効率よく、かつ、不快な思いもせずに電話会議でコミュニケーションをするのに、いくらかルールがあります。ここでは6つのルールを紹介したいと思います。

①話すのは一人だけ
②頷（うなづ）くのは沈黙した時、存在をアピールするときだけ。
③誰かが話しているときは、自分は沈黙し一切発声しない。
④誰かが話しているときは、他のメンバーにも沈黙してもらう。
⑤笑ってほしいときは、自分も笑う☺
⑥感情表現は、声にする。

①話すのは一人だけ

電話会議では音声だけがコミュニケーションのインプットとなりますため、複数の人が話すと混声して理解することができません。

しゃべるのは一人だけ、を徹底しましょう。

これは②～④の前提となる考え方で、ゴールデンルールです。

もし話している人が脱線したり、長すぎたりする場合は、途中で話しかけるのもありますが、必ず"Sorry for disturbing (interrupting) you, but ..."と前置きをしましょう。

②頷（うなづ）くのは沈黙した時、存在をアピールするときだけ。

対面では相手が話をしているときに、理解していることを示すため頷（うなづ）いたりします。「はい」「ええ」といった形ですね。

しかし、電話会議でこれをいちいちやるのはNGです！

なぜかというと、自分が頷いたときの音声が話し手の音声と混声して、他のメンバーが聞き取れなくなるからです。また、見えない状況では話し手も心地よくはありません。

私は前職でコンサルタントだったときに、インドのお客様と電話会議を行い、相手に好意を引き出すために、いちいち頷いてしまい、音声が良くなかったこともあり、うまく意思疎通ができませんでした。

ただし、全員が沈黙したときは大丈夫でしょう。混声が発生せず、相手も理解してくれていると安心します。

また、余りにも沈黙の時間が長すぎると、話し手が「聞いているかな？」と気になることもあります。タイミングが難しいですが、たまには聞いていることをアピールするため、また参加することをアピールするため、"Yes"、"Okay"、"Sure"という感じで頷いてみましょう。"Certainly"とか"Absolutely"と言えるとちょっとカッコいいですね☺

③誰かが話しているときは、自分は沈黙し一切発声しない。

これは②にも通じますが、複数の参加者が発声すると誰が話しているのか分からなくなります。

ですので、誰かが話をしているときは黙りましょう。

話をしたくても、ぐっとガマン😣です！

特に話を聞かないと言われる人は要注意です。対面ではまだしも、電話会議でこれをやるのは話し手に非常に失礼です。

話し手が話し終わったことを確認したうえで、話し始めましょう。

④誰かが話しているときは、他のメンバーにも沈黙してもらう。

③では自分が話すのを控えるということでしたが、他のメンバーが話をするのも同じです。

もし、誰かが話をし始めてしまったら、"Can you please wait?  XXXXX is speaking."と依頼してみましょう。

特に自分が主催者やファシリテーターだったりすると、このアクションが求められます。もちろん難易度は高いです。リーダーシップを発揮して、仕切りましょう。

⑤笑ってほしいときは、自分も笑う☺

電話会議の難点は自分の表情が他の参加者に伝わらないことです。

ですので、自分は冗談で言っているつもりでも、相手には真面目に話をしているのかと思われ伝わらないことが多々あります。

ですので、自分が冗談で言っているのであれば、言い終わった直後に自分で"Ha ha ha!"と笑ってみましょう。

相手に冗談だと伝わり、場が和みます☺

特に日本人は何事もド真面目に取り組む傾向があります。適度に笑って、アイスブレークしましょう。

⑥感情表現は、声にする。

逆にあなたが不満や反対の意を表したいときがあります。

対面では、顔をしかめたりするので、何も発することなく、相手に伝わるでしょう。

しかし、電話会議では伝わりません。お互いの映像が流れていても、表情までは判読できないケースも多いのではないでしょうか？

ですので、不満や反対がある場合は、言葉にして伝えましょう。

表現としては、こんな言い方があります。

"I'm not happy with it."（私は納得がいきません。）
"I don't agree with that."（私は同意しません。）
"I'm not supportive with it."（私は支持しません。）

ただ、これだけだとそっけなかったり、キツイ表現になるので、相手を傷つけないためにも、このような前置きをしてみましょう。

"I'm sorry, but..."（申し訳ないですが…）
"Frankly speaking, ..."（率直に言いますと…）
"To be honest, ..."（正直なところ…）
"I think maybe..."（思うところ恐らく…）

また、

"I have different thought."（私は他の考えです。）
"In my opinion, ..."（私の考えは…です。）

というのも非常に良いと思います。

辞書を引くと、disagreeという単語が出てきますが、この表現はかなり強く、相手を傷つけます。相手がさほど失礼でない限りはこの表現は避けましょう。

特に注意が必要なのは、これを伝えないと相手は「特に問題ないんだ。」と思います。「良いとは言っていない。」など全く通用しません。

相手、他のメンバーに誤解を生まないためにも、反対するときは、ちゃんと反対しましょう👍

逆に特に賛成したいときは、こんな表現もあります。

"I do (totally, completely) agree with you!"
"I'm with you!"

感嘆表現として、

"Wonderful!"
"Superb!"
"Fantastic!"

と一言いうだけでも相手の感情は変わってきます。

続いてPart 8（執筆中）では、電話会議中のちょっとしたコツについてもう少し説明します。

Happy Conferencing ♪